Rekompensata za koszty odzyskiwania należności należy się przedsiębiorcom, zmagającym się z nierzetelnymi klientami, którzy nie regulują na czas należności za towary lub usługi. Jak tego dokonać?
Z poniższego artykułu dowiesz się przede wszystkim:
- Kiedy i w jaki sposób dochodzić rekompensaty za koszty odzyskiwania należności?
- W jaki sposób zaksięgować tego rodzaju sumy?
- Co zrobić, aby uzyskać taką rekompensatę?
Spis treści
- Rekompensata za koszty odzyskiwania należności – najważniejsze informacje
- Rekompensata za koszty odzyskiwania należności – kiedy można się o nią ubiegać?
- Dodatkowe środki
- Rekompensata za koszty odzyskiwania należności – od każdej faktury?
- W jaki sposób ubiegać się o rekompensatę?
- Rekompensata za koszty odzyskiwania należności – jak zaksięgować?
- Zakończenie – co warto wiedzieć o rekompensacie za odzyskiwanie należności?
Statystyki jasno dowodzą, że od kilku lat rośnie poziom zadłużenia należnego przedsiębiorcom. Niestety, prowadzący własną działalność gospodarczą coraz częściej spotykają się z nierzetelnymi klientami, którzy po prostu nie regulują na czas należności za dostarczone im towary lub usługi. Stan ten wyraźnie pogłębił kryzys ekonomiczny wywołany pandemią, a właściwie nic nie wskazuje na to, aby obecnie – zwłaszcza w perspektywie wojny na Ukrainie – sytuacja miała ulec poprawie. Tym bardziej więc warto wiedzieć, że koszty związane z odzyskiwaniem należności mogą zostać zrekompensowane. W jaki sposób starać się o otrzymanie takiej rekompensaty? Na to pytanie odpowiadamy w poniższym, krótkim poradniku.
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności – najważniejsze informacje
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności została uregulowana ustawą z dnia 8 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Aby w ogóle myśleć o uzyskaniu takiej rekompensaty muszą zostać spełnione dwie wstępne przesłanki: strony transakcji muszą podlegać pod regulację przedmiotowej ustawy a sama zawarta przez nich transakcja spełniać wymagania charakterystyczne dla ustawowej definicji transakcji handlowej.
Co do pierwszej ze wskazanych tu przesłanek należy pamiętać, że przepisy ustawy stosuje się do transakcji handlowych, których wyłącznymi stronami są:
- przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców;
- podmioty prowadzące działalność wytwórczą w rolnictwie w zakresie upraw rolnych oraz chowu i hodowli zwierząt, ogrodnictwa, warzywnictwa, leśnictwa i rybactwa śródlądowego; polegającą na wynajmowaniu przez rolników pokoi, sprzedaży posiłków domowych i świadczenia w gospodarstwach rolnych innych usług związanych z pobytem turystów; w zakresie wyrobu wina przez producentów będących rolnikami wyrabiającymi mniej niż 100 hektolitrów wina w roku winiarskim wyłącznie z winogron pochodzących z własnych upraw winorośli; działalność rolników w zakresie sprzedaży własnych produktów rolnych oraz działalność prowadzoną przez Koła Gospodyń Wiejskich;
- podmioty mające obowiązek stosowania Prawa zamówień publicznych;
- osoby wykonujące wolny zawód;
- oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych;
- przedsiębiorcy z państw członkowskich Unii Europejskiej, państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej.
Księgowanie rekompensat za odzyskiwanie należności: Kluczowe zagadnienia i konieczność konsultacji prawnej
Ponadto domaganie się rekompensaty za koszty odzyskiwania należności można się domagać wówczas, gdy mamy do czynienia z transakcją handlową. Zgodnie z przepisami ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych transakcja ta oznacza umowę, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, jeżeli strony, o których mowa powyżej, zawierają ją w związku z wykonywaną działalnością.
Koszty odzyskiwania należności wiążą się także z problematyką odsetek. Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, to:
- w przypadku transakcji handlowych, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym – odsetki w wysokości równej sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i ośmiu punktów procentowych;
- w przypadku transakcji handlowych, w których dłużnikiem nie jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym – odsetki w wysokości równej sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i dziesięciu punktów procentowych.
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności – kiedy można się o nią ubiegać?
Zgodnie z ustawą z dnia 8 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do uzyskania odsetek, przysługuje od dłużnika, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Wynosi ona, równowartość w złotych polskich:
- 40 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 złotych;
- 70 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest wyższa niż 5000 złotych, ale niższa niż 50 000 złotych;
- 100 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest równa lub wyższa od 50 000 złotych.
Oczywiście obliczenie równowartości tej kwoty wymaga zastosowania odpowiedniego kursu wymiany walut. Kwestię tę jednoznacznie rozstrzygnął ustawodawca. Otóż bierze się tu pod uwagę średni kurs euro ogłoszony przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne. Zasadę tę stosuje się zarówno do przeliczania kwoty 40 euro, jak i 100 euro. Warto pamiętać, że omawiana tu rekompensata należy się niejako automatycznie. A więc nawet wówczas, gdy wierzyciel faktycznie nie poniósł kosztów odzyskiwania należności.
Przeczytaj też: Ustawa o ARiMR – omówienie najnowszych poprawek
Dodatkowe środki
Jednak wskazana powyżej rekompensata 40 euro lub wyższa to nie jedyne środki, o które ma prawo ubiegać się wierzyciel od swojego dłużnika. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych przyznaje wierzycielowi prawo ubiegania się o zwrot kosztów odzyskiwania należności przewyższających równowartość 40, 70 lub 100 euro. Jednak tylko w uzasadnionej wysokości. To z kolei wymaga udowodnienia przed sądem ich rzeczywistej wysokości.
Warto podkreślić, że skorzystanie z tego roszczenia wymaga wszczęcia postępowania odrębnego od tego, w którym wierzyciel dochodzi „standardowych” sum. W jego ramach należy wykazać – np. za pomocą faktur, rachunków, czy innych dokumentów bądź zeznań świadków – że w rzeczywistości koszty dochodzenia należności były wyższe, niż założył ustawodawca. Postępowanie o dodatkowe koszty odzyskiwania należności w istocie ma charakter odszkodowawczy, a więc zasądzone roszczenie powinno pokrywać całą sumę, jaką wierzyciel musiał przeznaczyć na dochodzenie należności od dłużnika.
Zainteresuj się: Postępowanie upadłościowe. Etapy i przebieg
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności – od każdej faktury?
Zgodnie ze wskazaną już ustawą 40 euro rekompensaty – lub oczywiście, w zależności od okoliczności, więcej – należy się od transakcji handlowej. Jest nią umowa, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, jeżeli strony zawierają ją w związku z wykonywaną przez siebie działalnością gospodarczą. To z kolei otwiera praktyczne pytanie, które świetnie ilustruje ubieganie się o najczęściej spotykaną w praktyce rekompensatę. „Czy wierzycielowi należy się 40 euro od każdej faktury, czy też chodzi tu o wszystkie należności wynikające z danej umowy”?
Odpowiadając na tak postawione pytanie, najczęściej przyjmuje się, że koszty odzyskiwania należności liczy się od jednego stosunku prawnego. Stąd „rozdrabnianie” go na kilka roszczeń, wynikających przykładowo z wystawienia wielu faktur, nie ma tu znaczenia. Jednak w pewnych okolicznościach rozwiązanie to może nie znaleźć zastosowania. Chodzić tu będzie zwłaszcza o sytuacje, w których dłużnika i wierzyciela łączy umowa ramowa. Wówczas rzeczywiście może zdarzyć się, że rekompensata za koszty odzyskiwania należności będzie obliczana od każdej faktury osobno. Poza tym rekompensata ta należy się od każdej niezapłaconej części, wówczas gdy strony transakcji handlowej ustaliły w umowie, że świadczenie pieniężne będzie spełniane w częściach.
Zobacz również: Wyjawienie majątku dłużnika. O co w tym chodzi?
W jaki sposób ubiegać się o rekompensatę?
Wskazaną rekompensatę można uzyskać na drodze standardowego postępowania cywilnego. Przeważnie roszczenia te zgłasza się w ramach procesu zainicjowanego w celu odzyskania samej należności. Należy jednak pamiętać, aby je wyraźnie zgłosić – najlepiej już w samym pozwie. W innym wypadku szansa na uzyskanie tej rekompensaty może bezpowrotnie przepaść.
Praktyka pokazuje, że istotne jest także zainicjowanie właściwego postępowania, zanim minie termin przedawnienia roszczenia. W omawianym tu przypadku – jak stwierdził Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 30 września 2021 roku, sygn. akt III CZP 37/20 – określa art. 118 Kodeksu cywilnego. Tym samym, dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej wynosi on trzy lata. Przy czym koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego.
Koszty odzyskiwania należności to oczywiście niejedyne kwoty, jakie wierzyciel ma prawo domagać się od dłużnika opóźniającego się ze spełnieniem świadczenia. Do innych należą odsetki, nawet gdy nie zostały one zastrzeżone w samym kontrakcie. Zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych w transakcjach handlowych – z wyłączeniem transakcji, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny – wierzycielowi, bez wezwania, przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, chyba że strony uzgodniły wyższe odsetki, za okres od dnia wymagalności świadczenia pieniężnego do dnia zapłaty, jeżeli są spełnione łącznie następujące warunki:
- wierzyciel spełnił swoje świadczenie;
- wierzyciel nie otrzymał zapłaty w terminie określonym w umowie.
Natomiast w transakcjach handlowych, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny, wierzycielowi, bez wezwania, przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, za okres od dnia wymagalności świadczenia pieniężnego do dnia zapłaty, jeżeli są spełnione łącznie następujące warunki:
- wierzyciel spełnił swoje świadczenie;
- wierzyciel nie otrzymał zapłaty w terminie określonym w umowie.
Polecamy także: Sąd upadłościowy i restrukturyzacyjny. Najważniejsze informacje
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności – jak zaksięgować?
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności wiąże się – zarówno dla dłużnika, jak i dla wierzyciela – z pytaniem o ich właściwe zaksięgowanie. Dłużnik, który został obciążony obowiązkiem pokrycia kosztów odzyskiwania należności, powinien w następujący sposób ująć ją w koncie księgowym:
- wn konto 76-1 Pozostałe koszty operacyjne;
- ma konto 21 Rozrachunki z dostawcami;
Po uregulowaniu kwoty z tytułu rekompensaty za odzyskiwanie należności, dłużnik powinien odnotować ten fakt w następujących ewidencjach:
- wn konto 21 Rozrachunki z dostawcami;
- ma konto 13 Rachunki i kredyty bankowe.
Odzyskiwanie wierzytelności powoduje obowiązki księgowe także dla wierzyciela. Najczęściej obciążenie dłużnika kwotą odzyskiwania należności ujmuje się w ewidencji wierzyciela po stronie należności od odbiorcy oraz pozostałych kosztów operacyjnych. Chodzi tu więc o wpis w:
- Wn konto 20 Rozrachunki z odbiorcami;
- Ma konto 76-0 Pozostałe przychody operacyjne.
Niekiedy jednak mogą pojawić się wątpliwości co do rzeczywistych możliwości odzyskania tych kosztów. Wtedy należy rozważyć następujące rodzaje wpisów:
- Wn konto 76-1 Pozostałe koszty operacyjne;
- Ma konto 28 Odpisy aktualizujące wartość należności.
Dodatkowo wierzyciel może ująć przedmiotową rekompensatę w następujący sposób:
- wn konto 20 Rozrachunki z odbiorcami;
- ma konto 28 Odpisy aktualizujące wartość należności.
Kiedy zaś wierzyciel otrzyma od dłużnika wpłatę z tytułu rekompensaty za odzyskiwanie należności, powinien ją ująć np. tak:
- wn konto 13 Rachunki i kredyty bankowe;
- ma konto 20 Rozrachunki z odbiorcami;
- wn konto 28 Odpisy aktualizujące wartość należności;
- ma konto 76-0 Pozostałe przychody operacyjne.
Zakończenie – co warto wiedzieć o rekompensacie za odzyskiwanie należności?
Wysokość rekompensaty na koszty odzyskiwania należności zależy przede wszystkim od wysokości świadczenia pieniężnego, z którego zapłatą dłużnik zalega przedsiębiorcy. Trzeba pamiętać, że możliwość uzyskania tego świadczenia powstaje nawet wówczas, gdy wierzyciel faktycznie nie poniósł żadnych kosztów związanych z odzyskiwaniem danej należności. Mówiąc inaczej, rekompensata należy się z samego faktu opóźnienia w zapłacie.
