Sygnalista to osoba, która zgłasza naruszenie prawa w organizacji. Jego rola jest fundamentalna dla prawidłowego działania przedsiębiorstwa oraz możliwości wykrywania wszelkich nieprawidłowości, ale wiąże się również z wieloma wyzwaniami. Po przeczytaniu naszego artykułu dowiesz się:
– jakie są obowiązki przedsiębiorców w stosunku do sygnalistów;
– jakie są metody ochrony sygnalisty;
– co można zrobić, gdy sygnalista ujawnia publicznie informację stanowiącą tajemnicę przedsiębiorstwa.
Spis treści:
- Kim jest sygnalista?
- Obowiązki firm wobec sygnalistów – co nakładają przepisy?
- Jakie prawa przysługują sygnalistom w miejscu pracy?
- Jak funkcjonują systemy zgłaszania nieprawidłowości w firmach?
- Podsumowanie – rola sygnalistów w budowaniu transparentnych organizacji
Zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem, różnego rodzaju naruszenia prawa podlegają ochronie. Co prawda zakres tego działania oraz jego formy i przypadki, w których są zgłaszane do organów państwa – przykładowo do Urzędu Skarbowego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych czy prokuratury – jest w pełni legalny, jednak wszyscy przedsiębiorcy muszą liczyć się z tym, że ich pracownicy mogą zostać sygnalistami. Co to dokładnie znaczy? Jaki status sygnalisty ma się do reguł, jakie trzeba przestrzegać przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych? Wyjaśnię to poniżej. Zapraszam do lektury!
Kim jest sygnalista?
Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów jest to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa w pracy. Sygnalista, mając wiedzę o naruszeniach prawa, najczęściej występujących w jego miejscu pracy, ujawnia je publicznie lub zgłasza odpowiednim instytucjom. Nie ma tutaj znaczenia, na jakiej dokładnie podstawie prawnej zatrudnieni są sygnaliści. Ustawa o ochronie sygnalistów wśród przykładów osób, które mogą nabyć ten status wymienia także:
- pracownika tymczasowego;
- akcjonariusza lub wspólnika;
- prokurenta;
- stażystę;
- osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy
- wolontariusza.
Regulacje prawne wynikające z powyższej ustawy zostały wprowadzone do polskiego porządku prawnego w związku z wymogami unijnej dyrektywy. Sygnaliści są więc chronieni przede wszystkim na poziomie prawa Unii Europejskiej.
Sygnalista – kto to dokładnie jest? Aby to zrozumieć, należy zapoznać się z definicjami ustawowymi niezwykle istotnymi dla ich położenia. Należy pamiętać, że ustawa o sygnalistach stanowi, że:
- informacja o naruszeniu prawa oznacza informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
- kontekst związany z pracą – to przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem obowiązków na podstawie stosunku pracy, lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy, lub usług, lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym, lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
- działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie, lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.
Może Cię również zainteresować: Podsłuch i monitoring w pracy – kontrola pracownika z prawnego punktu widzenia
Obowiązki firm wobec sygnalistów – co nakładają przepisy?
Prawo polskie i unijne – dyrektywa sygnaliści jest w tej kwestii jednoznaczna – nakłada na określone podmioty wprowadzenia specjalnych procedur dotyczących zgłoszeń naruszeń norm, tj.:
- procedury zgłoszeń wewnętrznych;
- procedury zgłoszeń zewnętrznych.
Procedury zgłoszeń wewnętrznych, czyli swego rodzaju regulamin sygnalistów, ustanawia się w jednostkach, w których pracę zarobkową – na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku – wykonuje co najmniej 50 osób.
Obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych odnosi się do wszystkich jednostek spełniających tę przesłankę, zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. Czymś innym są zgłoszenia zewnętrzne, które przyjmuje Rzecznik Praw Obywatelskich.
Sygnaliści – od kiedy obowiązek ich ochrony spoczywa na przedsiębiorcy? Omawiane tu przepisy prawa już obowiązują. Należy również mieć na uwadze, że sygnaliści mają przede wszystkim prawo do zachowania prywatności.
Jakie prawa przysługują sygnalistom w miejscu pracy?
Podstawowym uprawnieniem, jakie posiada każdy sygnalista jest prawo do zachowania poufności. Ustawa o ochronie sygnalistów w swoim art. 27 ust. 1 stanowi, że podmiot prawny gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z nim przyjmowaniem zgłoszeń i przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem, oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.
Innymi słowy, każdy sygnalista w pracy jest chroniony przede wszystkim przez dozór jego danych. Pracodawca – czy to prywatny, czy też publiczny, np. jednostka samorządu terytorialnego – musi dołożyć wszelkich starań, aby dane osobowe sygnalisty pozostały anonimowe. Jest to szczególnie ważne, jak chodzi o sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych, które muszą gwarantować poufność. Im mniej osób ma dostęp do tych zgłoszeń, tym lepiej dla ochrony prywatności. Oczywiście oznacza to również pełne bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych, jeżeli są one stosowane do zgłoszeń wewnętrznych.
Dla osób zgłaszających naruszenie prawa ważne jest, aby sygnalista – prawo pracy jest tutaj szczególnie istotne – nie doświadczał działań odwetowych, zwłaszcza przybierających postać mobbingu, dyskryminacji czy też rozwiązania stosunku pracy. Niestety zasygnalizowanie o występującym problemie nierzadko powoduje takie reperkusje, co jednak nie jest zgodne z prawem, stanowiąc także naruszenia prawa Unii.
Jak funkcjonują systemy zgłaszania nieprawidłowości w firmach?
Sygnalista w zakładzie pracy musi wiedzieć, że nie każde naruszenie prawa, o którym się dowiedział, podlega pod przepisy ustawy o sygnalistach. Dokonanie zgłoszenia nie może dotyczyć informacji objętych:
- przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;
- tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;
- tajemnicą narady sędziowskiej;
- postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.
Tym samym zgłoszenie wewnętrzne nie może dotyczyć informacji objętych tymi tajemnicami, a system zgłoszeń obowiązujących w danym podmiocie powinien chronić również wskazane poufności. Dotyczy to także procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.
Na potrzeby przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych podmiot ma obowiązek opracować specjalny rejestr. Nigdy nie powinien on działać na podstawie nieformalnego dokumentu, ale zawsze musi funkcjonować wedle postanowień procedury zgłoszeń wewnętrznych. Oczywiście ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych pozostaje obowiązkiem podmiotu, którego obejmuje ustawa o ochronie sygnalistów.
Zobacz też: Zatrudnienie cudzoziemca – poznaj swoje prawa i obowiązki
Podsumowanie – rola sygnalistów w budowaniu transparentnych organizacji
Sygnalista jest osobą zgłaszającą naruszenia prawa. Ustawodawca traktuje tę kwestię szeroko, a więc może chodzić tutaj o nieprawidłowości dotyczące takich sfer jak:
- opodatkowanie osób prawnych;
- ochrona środowiska;
- bezpieczeństwo produktów;
- pomocy państwa udzielanej przedsiębiorcom;
- działalności organu publicznego.
Obecnie ochrona sygnalistów jest tak daleko idąca, że niektórzy twierdzą, iż w ogóle może powstać zawód sygnalista. Bezpieczeństwo to obejmuje przede wszystkim zagwarantowanie poufności oraz zakaz podejmowania działań następczych, które byłyby reperkusją za zgłoszenie naruszenia, np. wypowiedzenia stosunku pracy. Z tej ochrony korzystają również osoby pracujące na podstawie umowy cywilnoprawnej oraz współpracujące z organami władzy publicznej.
