Biznes zawsze trzeba rozwijać. W tym celu przedsiębiorcy najczęściej nawiązują nowe stosunki gospodarcze – list intencyjny służy właśnie budowaniu takich relacji. O czym należy pamiętać, przygotowując i podpisując list intencyjny? Najważniejszą kwestią jest prawidłowe zredagowanie treści listu tak, aby jasno wyrażał on rzeczywistą wolę stron.
Spis treści
- List intencyjny – co to takiego?
- Forma listu intencyjnego
- Co można zawrzeć w liście intencyjnym?
- Kiedy warto skorzystać z listu intencyjnego?
- List intencyjny – czy jest wiążący?
- Skutki podpisania listu intencyjnego
- Jak prawidłowo zredagować list intencyjny?
- Zakończenie – co warto wiedzieć o liście intencyjnym?
Rozwój biznesu wymaga przede wszystkim stałego rozbudowywania sieci kontrahentów. Niekiedy jest to proces złożony i wieloaspektowy, gdzie każdy krok poprzedzony jest negocjacjami. Warto zawsze kończyć je w sposób sformalizowany, tak aby przechodząc do następnego etapu, być pewnym poczynionych wcześniej ustaleń. Można to osiągnąć, korzystając z listu intencyjnego. Jego prawidłowe sporządzenie niejednokrotnie okazuje się ważnym “stabilizatorem” relacji biznesowych. O czym więc należy pamiętać, opracowując list intencyjny? Pytanie to powinni zadać sobie wszyscy, którzy chcą podpisać list intencyjny.
List intencyjny – co to takiego?
List intencyjny – mówiąc najprościej – to dokument, który wieńczy określony etap negocjacji biznesowych. Najczęściej jest on zawierany pomiędzy przedsiębiorcami, niekiedy także pomiędzy przedsiębiorcą a jego potencjalnym pracownikiem. Z tego względu list intencyjny o współpracy może zostać potraktowany, jako wstęp do zawarcia ostatecznej umowy. Nigdy jednak nie stanowi on samego kontraktu, ale jedynie swego rodzaju gwarancję jego zawarcia. Co nie oznacza, że można dowolnie podchodzić do podjętych ustaleń.
Z tego względu o treści listu intencyjnego decydują sami negocjujący i może on przybrać najróżniejszy kształt. Ważne jednak jest, aby ściśle odzwierciedlał on przebieg negocjacji oraz ustalenia, jakie poczynili pomiędzy sobą przyszli kontrahenci. Dlatego treść listu intencyjnego zależy od charakteru stosunków łączących strony umowy oraz branży, w której oni działają.
List intencyjny wykorzystuje się także w działalności władz państwowych i samorządowych. Przeważnie podejmuje on podejmowania innowacyjnych działań, np. w zakresie energetyki, oświaty czy kultury. Przeważnie organy władzy podpisują listy intencyjne albo pomiędzy sobą, albo z organizacjami pozarządowymi, specjalizującymi się w danych zagadnieniach.
Zobacz więcej: Przedawnienie długu – wszystko, co musisz o nim wiedzieć
Forma listu intencyjnego
List intencyjny – co to jest, wyjaśniliśmy powyżej – ma za zadanie zapewnić stronom pewność zawarcia umowy. Dlatego, jak zresztą wskazuje sama nazwa, najczęściej przyjmuje on postać pisemną. Jednak nie ma żadnych przeszkód, aby list intencyjny został wyrażony w sposób ustny czy też za pomocą np. wiadomości mailowej. Trzeba jednak zastanowić się, czy taka forma listu intencyjnego rzeczywiście odpowiada jego funkcji.
Skoro list intencyjny to w istocie deklaracja współpracy, to powinien zostać on tak sporządzony, aby nie było żadnych wątpliwości co do jego treści. Przede wszystkim właśnie z tego względu należy korzystać z formy pisemnej listu intencyjnego. Oczywiście trzeba zadbać także o jego prawidłową redakcję – w tym pod względem językowym i prawnym. Poza tym ważną kwestią jest dokładne przemyślenie jego treści.
Co można zawrzeć w liście intencyjnym?
Należy pamiętać, że listy intencyjne nie są czynnością regulowaną przez prawo. Dlatego podmioty, które chciałyby wymienić się takimi listami, nie są zobowiązane do zamieszczenia w nich określonych treści. Nie oznacza to jednak, że w ogóle bez znaczenia jest, co zawiera list intencyjny. Współpraca oparta na jego podstawie może się udać tylko wówczas, gdy strony jasno określą podstawowe zasady mające znaleźć się w planowanej umowie.
Najczęściej list intencyjny dotyczy takich kwestii jak:
- Zakres planowanej umowy;
- Podjęcie określonych działań biznesowych;
- Najważniejsze założenia wspólnych projektów;
- Rodzaj wykonywanej pracy oraz wynagrodzenie za nią;
- Termin rozpoczęcia pracy;
- Wymiar czasu pracy.
Oczywiście powyższy katalog ma jedynie przykładowy charakter, jak już kilkakrotnie wspominaliśmy, to autorzy listu intencyjnego decydują o jego treści i mają w tym zakresie bardzo dużą swobodę.
Kiedy warto skorzystać z listu intencyjnego?
List intencyjny jest dokumentem, po który warto sięgnąć w wielu różnych przypadkach, zwłaszcza jako zakończenie negocjacji prowadzonych nie tylko w sprawach biznesowych – choć najczęściej list intencyjny jest wykorzystywany właśnie przez przedsiębiorców. Oczywiście zakończenie prowadzenia negocjacji można potwierdzić na wiele różnych sposobów, przy czym decydując o podpisaniu umowy przedwstępnej, trzeba liczyć się z jej wiążącym charakterem.
List intencyjny może oznaczać m.in.:
- potwierdzenie nawiązania współpracy pomiędzy przedsiębiorcami bądź organizacjami pozarządowymi nad realizacją określonego projektu;
- rozpoczęcie współdziałania pomiędzy organami władzy państwowej bądź samorządowej a podmiotami prywatnymi przy wykonywaniu zdefiniowanych zadań publicznych;
- obietnicę zatrudnienia w przyszłości.
W liście intencyjnym strony mają prawo zawrzeć bardzo szeroki katalog interesujących ich spraw. Właściwie strony są ograniczone jedynie treścią powszechnie obowiązującego prawa – w liście intencyjnym nie można umawiać się na jakieś nielegalne działania. Dokument ten w praktyce zamyka wstępny etap współpracy pomiędzy stronami oraz oznacza przejście do rozpoczęcia oznaczonych prac.
List intencyjny – czy jest wiążący?
Bardzo często przedsiębiorcy zadają sobie pytanie, czy list intencyjny jest wiążący. Nie ma wątpliwości, że od udzielenia prawidłowej odpowiedzi na tę wątpliwość w dużej mierze zależy podjęcie decyzji dotyczącej wymiany listów intencyjnych. Niestety, odpowiedź na przedmiotowe pytanie nie jest jednoznaczna, gdyż jest ona zależna od okoliczności konkretnego przypadku.
Warto przeczytać: Jakie są koszty restrukturyzacji? Odpowiada ekspert
Co do zasady list intencyjny nie ma wiążącego charakteru, stąd każda z jego stron może swobodnie wycofać się z podjętych ustaleń, nie narażając się na żadne konsekwencje. Mówiąc inaczej list intencyjny to jedynie deklaracja współpracy, a nie zobowiązanie do jej podjęcia. Dlatego taki list nie jest ani umową, ani umową przedwstępną. Nie rodzi więc skutków prawnych, jakie wiążą się z podpisaniem umowy przedwstępnej. W związku z tym list intencyjny zasadniczo nie musi prowadzić do sfinalizowania umowy przyrzeczonej. Choć to, czym jest list intencyjny w realiach konkretnej sprawy, powinno być oceniane w sposób indywidualny. Może się okazać – zwłaszcza po zbadaniu treści listu intencyjnego oraz okoliczności jego podpisania – że list ten w rzeczywistości jest umową przedwstępną.
Jednocześnie należy pamiętać, że od każdej reguły istnieją wyjątki. Nie inaczej jest w tym przypadku. W określonych okolicznościach może okazać się, że przynajmniej niektóre postanowienia listu intencyjnego są prawnie wiążące. Chodzi tu przede wszystkim o te jego postanowienia, które zostały ustalone w sposób ostateczne, bądź co do których strony wyraźnie zobowiązały się do ich przestrzegania. Dlatego badając czy i ewentualnie w jakim zakresie postanowienia listu intencyjnego są wiążące, należy wziąć pod uwagę wolę stron oraz treść samego listu.
Skutki podpisania listu intencyjnego
W związku z powyższym skutki podpisania i wymiany listu intencyjnego odnoszą się przede wszystkim do stosunków biznesowych pomiędzy potencjalnymi kontrahentami. List ten zamyka określony etap negocjacji i cementuje relacje między stronami. Dlatego – nawet w przypadkach, gdy postanowienia listu intencyjnego nie mają prawnie wiążącego charakteru – warto traktować je poważnie. To ważne z punktu widzenia budowania wizerunku odpowiedzialnego kontrahenta.
Poza tym nie należy zapominać o tym, co sygnalizowaliśmy powyżej – w niektórych przypadkach może okazać się, że list intencyjny jednak ma wiążący charakter. Wówczas niedotrzymanie jego postanowień może wiązać się nawet z odpowiedzialnością odszkodowawczą. Podobnie jak negocjowanie samej umowy wbrew ustaleniom listu czy próba podjęcia działalności sprzeciwiających się jego treści. Jednak kwestie te zawsze należy badać indywidualnie, odnosząc się do realiów danej sprawy.
Jak prawidłowo zredagować list intencyjny?
W związku z tym kluczem do skutecznego korzystania z listu intencyjnego jest jego prawidłowa redakcja. Należy zwrócić szczególną uwagę przede wszystkim na jednoznaczne i niebudzące wątpliwości interpretacyjnych formułowanie ustaleń poczynionych pomiędzy negocjującymi stronami. Jeżeli strony chcą, aby określone postanowienia listu intencyjnego miały wiążący charakter, również powinny to wyraźnie zaznaczyć w jego treści. List intencyjny musi być po prostu dobrze i precyzyjnie napisany.
Przeczytaj też: Kapitał obrotowy. Definicja i charakterystyka
W liście intencyjnym warto wskazać także na najważniejsze kwestie, jakie mają być przedmiotem dalszych negocjacji oraz na zobowiązanie się stron do prowadzenia ich w dobrej wierze. Oczywiście nie oznacza to zaciągnięcia zobowiązania do samego zawarcia umowy, a jedynie do podjęcia kolejnych rokowań. Tym samym często w listach intencyjnych zamieszcza się klauzulę wprost określającą, że już ustalone zagadnienia nie będą przedmiotem negocjacji prowadzących do ich zmiany.
Niekiedy przy wymianie listów intencyjnych strony przekazują sobie określoną sumę pieniędzy. Wówczas należy w treści listu jednoznacznie wskazać, jaki charakter ma tego rodzaju świadczenie – zwłaszcza czy będzie ono traktowane, jako zadatek bądź zaliczka. Bez wyjaśnienia tych kwestii – przede wszystkim, gdy ostateczna umowa jednak nie dojdzie do skutku – mogą pojawić się spore problemy dla stron świadczenia.
Zakończenie – co warto wiedzieć o liście intencyjnym?
Podpisanie i wymiana listu intencyjnego to ważny element negocjacji – pozwalający na sfinalizowanie ich określonego etapu. Co prawda w zdecydowanej większości przypadków list intencyjny nie ma prawnie wiążącego charakteru. Jednak od tej reguły można wskazać na wyjątki. List intencyjny ma szanse spełnić swoją funkcję tylko wówczas, gdy jest precyzyjnie i prawidłowo zredagowany. Dlatego do jego przygotowania należy przykładać odpowiednią wagę, jasno zawierając w nim wszystkie kwestie ustalone przez strony. Im mniej pola do interpretacji zapisów listu intencyjnego, tym lepiej.
Mimo że list intencyjny najczęściej nie jest tym samym, co umowa przedwstępna, to nigdy nie powinien mieć on charakteru jedynie symbolicznego. Za jego podpisaniem powinny iść konkretne działania, zdefiniowane w jednoznacznie napisanej treści listu.
