Nota obciążeniowa a faktura – czym się różnią?

Księgowość opiera się na wielu różnych dokumentach. Wśród nich chyba najczęściej występującym jest faktura VAT, jednak w żadnym razie nie wyczerpuje ona katalogu dokumentów, na mocy których przedsiębiorcy rozliczają się ze swoimi klientami oraz z fiskusem. Często spotykana jest również tzw. nota obciążeniowa, która w praktyce wzbudza szereg pytań i wątpliwości, związanych zwłaszcza z odpowiednim księgowaniem. Czym więc różnią się nota obciążeniowa i faktura? Wyjaśni to radca prawny. 

Spis treści:

1. Nota obciążeniowa – co to?
2. Nota księgowa a faktura
3. Księgowanie noty obciążeniowej – wskazówki
4. Wiesz już, czym są noty obciążeniowe i jak się z nimi obchodzić?

Księgowość firmy musi być prowadzona precyzyjnie, skrupulatnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Bez tego prowadzący własną działalność gospodarczą naraża się na spore problemy i odpowiedzialność prawną, zwłaszcza w postaci kar finansowych. Dlatego każda faktura oraz inne dokumenty księgowe powinny być starannie ujmowane w odpowiednich zbiorach, w tym zwłaszcza w księgach podatkowych. W tym kontekście często pojawiają się o pytania o to, w jaki sposób należy traktować notę księgową. Czym więc ona jest? Jakie są różnice między fakturą VAT a notą księgową? W jaki sposób taka nota powinna zostać rozliczona? W poniższym tekście odpowiem na te pytania. Zapraszam do lektury! 

Nota obciążeniowa – co to?

Mówiąc najprościej nota obciążeniowa, nazywana niekiedy notą księgową, jest dokumentem, w którym potwierdza się przychody lub koszty niepodlegające opodatkowaniu VAT, a więc podatkiem od towarów i usług. Z tego względu noty księgowe są wystawiane o wiele rzadziej niż typowe faktury VAT, przez co niekiedy przedsiębiorcy mają problemy z ich prawidłowym księgowaniem. 

W notach księgowych zawiera się wykaz operacji, od których przedsiębiorca nie tylko nie powinien opłacać podatku od towarów i usług, ale wręcz nie może tego zrobić. Przepisy prawa podatkowego zawsze należy przestrzegać ściśle, o czym nie mogą zapominać zarówno podatnicy, jak i organy państwowe. Dlatego opłacenie podatku, który się nie należy, powinno doprowadzić do zwrotu jego kwoty przez Urząd Skarbowy na rzecz podatnika.

Nota księgowa najczęściej jest wystawiana po to, aby dokumentować:

• naliczanie odsetek za opóźnienie w płatnościach lub kar umownych związanych z nieterminowym regulowaniem zobowiązań;
• poprawki pomyłek, które nastąpiły we wcześniej wystawionych fakturach;
• wypłatę świadczeń odszkodowawczych przez Towarzystwa Ubezpieczeniowe;
• przeniesienie na nabywcę kosztów nieopodatkowanych VAT.

W sprawie: nota księgowa a faktura jednym z najważniejszych zagadnień są podobieństwa i różnice pomiędzy tymi dokumentami, a zwłaszcza ich „techniczną” stroną. Czym więc różni się nota księgowa od faktury VAT?

Nota księgowa a faktura

Zależność, jaka zachodzi w obszarze nota obciążeniowa a faktura, w dużej mierze zależy od przepisów prawa. Zgodnie z nimi nota obciążeniowa powinna zawierać:

• numer identyfikacyjny i określenie rodzaju dowodu, a więc w tym dokumencie należy jednoznacznie wskazać, że jest to „nota obciążeniowa”;
• nazwy i adresy stron transakcji – oczywiście warto zadbać o poprawność tych informacji;
• opis, jaka operacja finansowa została przeprowadzona oraz podanie jej dokładnej wartości;
• datę dokonania operacji;
• dekretację – czyli stwierdzenie sprawdzenia oraz zakwalifikowania dowodu w księgach rachunkowych;
• podpis wystawcy.

Warto podkreślić, że nota obciążeniowa nie musi być własnoręcznie podpisana przez wystawcę. Należy jednak wskazać dane osoby, która wystawiła notę obciążeniową. Nie ma także obowiązku sporządzania tego dokumentu w formie papierowej. Równie dobrze może ona przybrać formę dokumentu elektronicznego, przesłanego adresatowi zwykłym mailem. 

Sprawdź też: Tajemnica bankowa – kogo i czego dotyczy?

Księgowanie noty obciążeniowej – wskazówki

Skoro wyjaśniłem już, co to jest nota obciążeniowa, możemy przejść do zasad jej księgowania. Określa je rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z przepisami tego rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

• faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne;
• dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów;
• inne dowody, w tym właśnie noty obciążeniowe.

Tym samym nie ma wątpliwości, że nota księgowa może stanowić podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Księgowanie noty obciążeniowej zawsze jednak musi uwzględniać prawidłowość opracowania tego dokumentu. Jeżeli zawiera on błędy – zwłaszcza gdy mają one charakter formalny, co oznacza, że nota obciążeniowa nie uwzględnia wszystkich danych, jakie przewidują przepisy prawa – należy je jak najszybciej poprawić.

Biorąc pod uwagę fakt, że często nota księgowa jest wystawiana po to, aby ułatwić dochodzenie wierzytelności. W związku z tym nie należy zapominać, że wierzyciele mają prawo ubiegać się o rekompensatę kosztów dochodzenia roszczeń od dłużnika. Podstawą do takich działań jest ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Stosownie do jej art. 10 Wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek, przysługuje od dłużnika, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności, stanowiąca równowartość kwoty:

• 40 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 złotych;
• 70 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest wyższa niż 5000 złotych, ale niższa niż 50 000 złotych;
• 100 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest równa lub wyższa od 50 000 złotych.

Równowartość kwoty rekompensaty jest ustalana przy zastosowaniu średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne.

Dowiedz się więcej: Ile trwa spis inwentarza przez komornika? Co tam wpisać?

Wiesz już, czym są noty obciążeniowe i jak się z nimi obchodzić?

Nota obciążeniowa może być podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jednoznacznie wskazują na to przepisy obowiązującego prawa. Jednak istotne jest, aby nota księgowa – którą wystawia się w celu dokumentowania zdarzeń niepodlegających podatkowi VAT – była prawidłowo sporządzona. Jeżeli nie będzie zawierać wszystkich elementów przewidzianych zwłaszcza przez ustawę o rachunkowości, to nie będzie mogła stanowić podstawy wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Stąd ewentualne błędy czy braki noty księgowej należy jak najszybciej skorygować.