Nota obciążeniowa – jak ją przygotować? Poradnik krok po kroku

Nota obciążeniowa, co prawda nie jest najczęściej wykorzystywanym dokumentem księgowym, ale bywa czasami bardzo użyteczna. Jednocześnie powoduje sporo pytań i problemów u adresatów not, którzy muszą je odpowiednio zaksięgować. Właśnie dlatego radca prawny wyjaśni, jak przygotować notę obciążeniową oraz, jak ją rozliczyć. Serdecznie zapraszam do lektury!

Spis treści:

1. Nota obciążeniowa – co to jest i kiedy się ją stosuje?
2. Nota obciążeniowa netto czy brutto – podstawowe różnice
3. Co to jest nota obciążeniowa brutto?
4. Nota obciążeniowa netto i brutto – jak nimi poprawnie zarządzać?
5. Nota obciążeniowa – o czym nie wolno zapomnieć?

Usługi świadczone przez przedsiębiorców najczęściej są dokumentowane za pomocą faktur VAT. Z tego względu należą one do najczęściej wystawianych dokumentów księgowych. Każdy przedsiębiorca musi na bieżąco śledzić zmiany przepisów prawa odnoszące się do ich sporządzania, przekazywania kontrahentom oraz rozliczania przed fiskusem. O tych kwestiach trzeba pamiętać zwłaszcza w perspektywie zbliżających się, rewolucyjnych zmian w fakturowaniu. Jednak faktura nie jest jedynym dokumentem księgowym, z którego korzystają prowadzący własną działalność gospodarczą. Wśród innych dokumentów, z którymi mają do czynienia, znajduje się również nota obciążeniowa. Czym ona jest i jak ją przygotować? Odpowiem na te pytania w poniższym tekście. Zapraszam do lektury artykułu!

Nota obciążeniowa – co to jest i kiedy się ją stosuje?

Na początku trzeba zauważyć, że nota obciążeniowa jest rodzajem noty księgowej. Mówiąc najprościej – nota księgowa jest wystawiana wtedy, gdy nie ma możliwości wystawienia faktury VAT, a istnieje konieczność udokumentowania jakiegoś zdarzenia gospodarczego, które ma znaczenie dla funkcjonowania finansów przedsiębiorstwa. Innymi słowy, noty księgowe dokumentują zdarzenia niepodlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Nota księgowa może służyć do udokumentowania np.:

• naliczenia odsetek umownych za niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie zobowiązania;
• obciążenia sprawcy szkody odszkodowaniem;
• przeniesienia na nabywcę kosztów nieopodatkowanych VAT;
• obciążenia pracownika karami za zniszczenie bądź zepsucie czegoś w zakładzie pracy;
• obciążenia dłużnika odsetkami od niezapłaconych zobowiązań.

Wśród kategorii not księgowych wyróżnia się m.in.:

• nota księgowa zewnętrzna, służąca do rozliczania się z podmiotem zewnętrznym w stosunku do wystawiającego ją przedsiębiorcy;
• nota księgowa wewnętrzna, stosowana przy rozliczeniach wewnątrz przedsiębiorstwa (np. w zakresie płatności obowiązkowych składek);
• nota uznaniowa, za pomocą której wystawca uznaje istnienie określonej należności.

Jednocześnie w praktyce najczęściej występuje tytułowa nota obciążeniowa. Odpowiedź na pytanie, co to jest nota obciążeniowa, może być bardzo krótka: za pomocą tego dokumentu obciąża się podmiot, do którego jest zaadresowana jakąś określoną kwotą, którą jest on zobowiązany zapłacić. I tu powstaje inne, bardzo ważne pytanie: czy ma być to kwota netto, czy też brutto? Tak naprawdę ustalenie tej kwestii wynika z charakteru noty. 

Dowiedz się więcej: Dziedziczenie długu rodziców – jak się przed tym uchronić?

Nota obciążeniowa netto czy brutto – podstawowe różnice

Wartości netto i brutto mają sens – oczywiście na gruncie podatku od towarów i usług – wówczas, gdy istnieje konieczność naliczenia podatku VAT. W końcu, mówiąc w uproszczeniu, cena transakcji netto, to cena bez VAT, natomiast brutto, to cena po doliczeniu podatku. Natomiast noty księgowe, w tym notę obciążeniową, wystawia się w stosunku do transakcji niepodlegających opodatkowaniu VAT-em. W związku z tym nota obciążeniowa netto czy brutto nie powinna nikomu spędzać snu z powiek. Ten podział właściwie nie ma zastosowania do not obciążeniowych i innych rodzajów not księgowych. Z tego jest prosty wniosek – w nocie księgowej po prostu podaje się cenę netto.

Tu jednak pojawia się inny problem. Zawsze trzeba upewnić się, że w danych okolicznościach wystawienie noty obciążeniowej jest rzeczywiście dopuszczalne. Ma to znaczenie zwłaszcza z punktu widzenia odpowiedzialności przedsiębiorcy przed organami skarbowymi. Mogę one kwestionować brak faktury VAT potwierdzającej daną transakcję. W przypadkach, gdy okaże się, że wystawienie noty obciążeniowej nie miało podstaw bądź wystawca chce zrezygnować z dochodzenia objętych nią należności, dopuszczalne jest anulowanie noty obciążeniowej. 

Jak przygotować notę obciążeniową?

Oczywiście nota obciążeniowa, zupełnie tak samo, jak inne dokumenty księgowe, musi zostać przygotowana w sposób odpowiadający przepisom prawa. Nota obciążeniowa – co to jest i jak funkcjonuje, już doskonale wiemy. Teraz należy wyjaśnić, co zawsze powinna zawierać:

• dokładne dane wystawcy oraz adresata, w tym zwłaszcza ich imiona i nazwiska/nazwy, adres zamieszkania lub siedziby, a jeżeli to możliwe numer NIP i numery z rejestrów publicznych;
• opis i wartość operacji;
• datę dokonania operacji;
• podpis wystawcy noty;
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych.

Nota obciążeniowa netto i brutto – jak nimi poprawnie zarządzać?

Nota obciążeniowa musi zostać prawidłowo zaksięgowana. Co prawda w przepisach prawa regulujących zasady księgowania ustawodawca nie używa terminu „nota obciążeniowa”, ale jest ona uznawana za dowód księgowy. Oznacza to, nie ma przeszkód do jej ujęcia w księgach rachunkowych przedsiębiorstwa. Powinna zostać ujęta jedynie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Nota ta nie rejestruje transakcji objętej VAT, a tym samym nie wpływa na rejestr zakupów. Jeżeli adresat noty rozlicza się w ramach ryczałtu ewidencjonowanego, to nie ma konieczności księgowania noty obciążeniowej, gdyż tu w ogóle nie rozlicza się kosztów uzyskania przychodu.

Przeczytaj także: Zrzeczenie się spadku – czy można cofnąć decyzję?

Ponadto adresat noty obciążeniowej nie powinien zapominać, że sam fakt jej wystawienia przez przedsiębiorcę nie kreuje żadnego zobowiązania. Tym samym ten, kto twierdzi, że nota została wystawiona niezasadnie, jak najbardziej ma prawo ją kwestionować – również przed sądem. W ewentualnym postępowaniu cywilnym trzeba przedstawić wszelkie dowody potwierdzające, że wystawca noty obciążeniowej po prostu nie ma racji. Przez to, osoba, której wystawiono notę, nie ma obowiązku dokonywania płatności.

Nota obciążeniowa – o czym nie wolno zapomnieć?

Noty księgowe, których rodzajem jest nota obciążeniowa, stanowią dokumenty księgowe potwierdzające zdarzenia gospodarcze niepodlegające opodatkowaniu VAT. Noty obciążeniowe przeważnie wykorzystuje się po to, aby dochodzić do kontrahentów należności z tytułu odsetek bądź niewykonania lub nienależnego wykonania zobowiązania. Aczkolwiek nota obciążeniowa sama przez się nie kreuje zobowiązania. Jak najbardziej możliwe jest kwestionowanie zarówno podstaw faktycznych, na których została oparta, jak i jej treści. 

Istotna jest również komunikacja z odbiorcą. Przed wysłaniem noty obciążeniowej, warto skontaktować się z adresatem dokumentu, aby omówić ewentualne powody korekty i uniknąć przyszłych nieporozumień. Dodatkowo warto zachować kopię noty obciążeniowej dla własnych celów księgowych i możliwych odniesień w przyszłości.

Przygotowując notę obciążeniową, ważne jest, aby dokładnie sprawdzić wszystkie dane i upewnić się, że są one zgodne z rzeczywistością. Ma to znaczenie prawne i finansowe, dlatego dokładność i precyzja są kluczowe. W przypadku wątpliwości zawsze warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym.