Prawidłowe rozliczanie podatku od towarów i usług jest jednym z podstawowych obowiązków większości przedsiębiorców. Biała lista podatników VAT zdecydowanie ułatwia ich spełnienie. Co warto o niej wiedzieć?
Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w poniższym tekście. Ponadto dowiesz się z niego:
- Czym dokładnie jest Biała lista podatników VAT?
- Po co taka lista została utworzona?
- W jaki sposób można ją efektywnie wykorzystać?
Spis treści:
- Biała lista podatników VAT – w biznesie liczy się uczciwość
- Biała lista podatników VAT – co to jest?
- Lista podatników VAT – dodatkowe dane
- Zasady funkcjonowania białej listy podatników VAT
- Jak umieścić numer swojego rachunku bankowego na białej liście podatników VAT?
- Skutki korzystania z rachunków spoza białej listy
- Jak dodać swój rachunek do białej listy?
- Biała lista podatników VAT – o tym warto pamiętać
Podatek od towarów i usług stanowi najważniejsze źródło dochodu budżetu państwa. Z tego względu, zapewnienie prawidłowej ściągalności tego podatku jest jednym z podstawowych zadań organów skarbowych. Dlatego też nieprawidłowości związane z naliczaniem i płatnością podatku VAT wiążą się z surowymi sankcjami.
Aby ich uniknąć oraz dokładnie poznać status określonych podmiotów, zapoznawaj się na bieżąco z treścią białej księgi podatników VAT. Wykaz ten prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Pozwala na szybkie i proste zapoznanie się z takim statusem właściwie wszystkich podmiotów, których dotyczą jakiekolwiek obowiązki związane ze wskazanym tu podatkiem. Co więc musisz wiedzieć o białej księdze podatników VAT? Odpowiem na to pytanie w prezentowanym artykule.
Biała lista podatników VAT – w biznesie liczy się uczciwość
Aby bezpiecznie prowadzić interesy, trzeba dobrze poznać swoich kontrahentów, także pod kątem podatkowym. Sprawdzenie podatnika – VAT jest tu bardzo dobrym przykładem – nierzadko pozwala na rzetelne ustalenie jego sytuacji majątkowej, która z kolei świadczy o bieżącej kondycji ekonomicznej. Ta zaś przekłada się na wiarygodność płatniczą, która jest niezwykle istotna w stosunkach gospodarczych. Omawiana tu weryfikacja możliwa jest do przeprowadzenia na wiele różnych sposobów. Jednym z nich jest biała księga VAT. Jej cel jest prosty: wykaz podatników VAT ma za zadanie ujawnić, czy dany podmiot opłaca VAT oraz jakie są jego wiarygodne rachunki bankowe. Dlatego wykaz ten niekiedy określany jest jako biała lista rachunków bankowych.
Rejestr podatników VAT jest tym bardziej wiarygodny, że prowadzi go szef Krajowej Administracji Skarbowej, a więc jeden z najważniejszych organów zajmujących się sprawami podatkowymi. Co niezwykle istotne z praktycznego punktu widzenia, biała księga podatników umożliwia sprawdzenie podatnika VAT co do dnia – w okresie ostatnich pięciu lat. Jest to zatem niezwykle precyzyjny rejestr. Jakie są jeszcze szczegółowe cele i zasady działania?
Biała lista podatników VAT – co to jest?
Biała lista podatników VAT to uruchomiony 1 września 2019 roku wykaz, który zastąpił trzy, funkcjonujące do tej daty, rejestry: zarejestrowanych, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. W związku z tym biała lista podatników umożliwia zapoznanie się z:
- Wszystkimi podatnikami zarejestrowanymi do celów VAT, zarówno czynnymi, jak i zwolnionymi;
- Podatnikami, którym Naczelnik Urzędu Skarbowego odmówił rejestracji lub, którzy zostali wykreśleni z rejestru;
- Podatnikami, których rejestracja do celów VAT została przywrócona.
Lista podatników VAT jest ogólnie dostępna na specjalnej witrynie internetowej. Dzięki temu każdy zainteresowany jej treścią może bez dodatkowych formalności zapoznać się ze stosownymi wpisami. Jest to szczególnie użyteczne rozwiązanie dla przedsiębiorców. Mogą oni sprawdzić, jaki jest – z punktu widzenia regulacji odnoszących się do podatków od towarów i usług – status ich kontrahentów. Jak się okazuje, znalezienie tego rodzaju informacji, zwłaszcza dzięki dodatkowym danym zamieszczonym w białej liście podatników VAT, nie powinno nastręczać poważniejszych trudności.
Tym samym lista podatników VAT przede wszystkim gwarantuje bezpieczeństwo stronom transakcji, które są objęte zakresem obowiązku zapłaty podatku od towarów i usług. Stąd korzystanie – i to właściwie bieżące – z rejestru VAT powinno być standardem zwłaszcza w codziennej działalności gospodarczej. Dzięki temu możliwe jest uniknięcie wielu problemów, jakie mogą powstać z nieprawidłowego rozliczania podatku od towarów i usług bądź z nawiązywania stosunków gospodarczych z podmiotami, których funkcjonowanie wzbudza podejrzenia organów skarbowych. Warto przy tym pamiętać, że lista podatników VAT jest aktualizowana raz dziennie. Stąd – zwłaszcza przed wysłaniem dużego przelewu – najbezpieczniej jest upewnić się przed płatnością każdej faktury, jaki jest numer rachunku wskazany w białej księdze podatników VAT. Tym bardziej że ryzyko weryfikacji, czy lista podatników VAT obejmuje dany rachunek, spoczywa na dokonującym płatności.
Przeczytaj również: Postępowanie układowe – na czym ono polega? Odpowiada specjalista
Lista podatników VAT – dodatkowe dane
Wyszukiwanie informacji w białej liście podatników VAT jest proste przede wszystkim dzięki zamieszczeniu w niej właściwie wszystkich danych identyfikujących przedsiębiorcę. Otóż biała lista zawiera m.in. numery NIP i REGON podmiotu, adres siedziby bądź stałego miejsce wykonywania działalności gospodarczej. Znajdziesz tam również imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentacji podmiotu, dane prokurentów i wspólników i ich numery NIP lub PESEL. Spis ten gromadzi dodatkowo numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w kasie oszczędnościowo-kredytowej.
Tym samym każdy przeglądający białą listę podatników VAT ma szerokie możliwości identyfikacji interesujących go podmiotów. Wystarczy, że wpiszesz dane, których pozyskanie nie stanowi najmniejszego problemu, aby dokładnie zapoznać się ze statusem danego podmiotu. Jest to tym bardziej istotne, gdy weźmiesz pod uwagę, z jakimi konsekwencjami wiąże się dokonanie płatności za towar lub usługę na rachunek bankowy nieumieszczony na liście.
W wykazie podatniku VAT znajdują się takie informacje, jak:
- nazwę firmy, a w przypadku prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą także ich imię i nazwisko;
- numer podatnika VAT, za pomocą którego jest on identyfikowany – o ile taki numer został przyznany;
- status podmiotu, dzięki któremu możliwe jest ustalenie, czy jest on czynnym podatnikiem VAT albo podatnikiem VAT zwolnionym z obowiązku jego płacenia. W ramach statusu podatnika VAT wykazuje się także podmioty, którym odmówiono rejestracji lub które zostały wykreślone z rejestru VAT;
- numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, REGON oraz NIP;
- personalia osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu;
- adres siedziby (nie podaje się go w przypadku osób fizycznych);
- imiona i nazwiska prokurentów (o ile zostali ustanowieni);
- personalia lub nazwę wspólnika;
- datę rejestracji, odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia rejestracji, jako podatnika VAT, a także podstawę prawną każdej z tych decyzji;
- numery rachunków rozliczeniowych. Może chodzić tu o rachunek bankowy bądź rachunek prowadzony w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej. Numery te zawsze muszą zostać podane w zgłoszeniu identyfikacyjnym.
Sprawdź także: „Firma w restrukturyzacji” – kiedy stosuje się to oznaczenie?
Zasady funkcjonowania białej listy podatników VAT
Biała lista VAT jest prowadzona przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, a dostęp do niej jest w pełni bezpłatny. Z praktycznego punktu widzenia warto podkreślić, że lista jest na bieżąco aktualizowana. Wpisy w niej zamieszcza się każdego dnia roboczego, a więc zapoznając się z ich treścią, zdobywasz aktualne dane. Co istotne, regularnie aktualizuje się także numery rachunków bankowych. Z tego względu, dokonując na nie przelewu, można zakładać, że środki dotrą do wybranego przez nas adresata. Dzieje się tak pod warunkiem, że przelew wysłałeś tego samego dnia, w którym dokonano sprawdzenia numeru rachunku bankowego w białej liście podatników VAT. Biała lista aktualizuje się raz na dobę w dni robocze.
Jeżeli jednak dane, na jakie wysłano przelew, okażą się nieprawidłowe, ale zgodne z treścią wpisu zamieszczoną w białej liście podatników VAT, podatnik nie ponosi negatywnych konsekwencji podatkowych. Tym samym można więc przyjąć, że biała lista cieszy się pewną przychylnością ze strony ustawodawcy. Ponadto szef KAS powinien dokładać dużej staranności przy aktualizowaniu danych zamieszczonych na liście. Także z punktu widzenia konieczności zabezpieczenia interesów finansowych budżetu państwa.
Jak umieścić numer swojego rachunku bankowego na białej liście podatników VAT?
Dane dotyczące rachunków bankowych służących przedsiębiorcom do rozliczania podatku od towarów i usług powinny się znaleźć na białej liście automatycznie. Jeżeli tak się nie dzieje, upewnij się w banku, że firmowy rachunek rzeczywiście dedykowano prowadzącym działalność gospodarczą. W przypadku, gdyby się okazało, że przedsiębiorca korzysta z niewłaściwego produktu bankowego, powinien jak najszybciej to zmienić, zakładając odpowiednie konto.
Upewnij się, czy zgłosiłeś rachunek firmowy do właściwego Urzędu Skarbowego. Gdyby formalność ta nie została dopełniona, niezwłocznie uzupełnij ten brak. Zbadaj także, czy przekazałeś numer firmowego rachunku bankowego przez bank do Systemu Teleinformatycznej Izby Rozliczeniowej. Powinno do tego dojść automatycznie, jeżeli jednak nie stało się tak, bank wyjaśni tę kwestię. W każdym razie upewnienie się, że opisane tu czynności zostały prawidłowo dokonane, doprowadzą do wyjaśnienia, dlaczego lista podatników VAT nie obejmuje rachunku bankowego podatnika.
Warto przeczytać: Odpowiedzialność członków zarządu. O czym warto pamiętać?
Skutki korzystania z rachunków spoza białej listy
Biała lista płatników VAT ma nie tylko informacyjny charakter. Od 1 stycznia 2020 roku płatność kontrahentowi na inny rachunek, niż wskazany w wykazie – w przypadku, gdy kwota transakcji opiewa na kwotę przekraczającą 15 000 złotych – oznacza:
- Brak możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej kwoty lub części tej kwoty, która została zapłacona na rachunek inny niż podany w białej liście;
- Poniesienie solidarnej odpowiedzialności (wraz z kontrahentem) za zaległości podatkowe wynikające z nieuregulowania podatku od towarów i usług.
Sposobem przeciwdziałania poniesieniu tego rodzaju sankcji jest poinformowanie właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego o dokonaniu przelewu na niewłaściwy rachunek bankowy. Informację tę należy przekazać w ciągu siedmiu dni od dnia przelewu. W czasie trwania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego termin ten wydłużono do czternastu dni. Nie warto jednak ryzykować jego przekroczenia, stąd zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem jest niezwłoczne przekazanie stosownej informacji do naczelnika właściwej skarbówki.
Polecamy także: Uproszczone postępowanie restrukturyzacyjne – co warto o nim wiedzieć?
Jak dodać swój rachunek do białej listy?
Teoretycznie lista podatników VAT jest tworzona automatycznie. Oznacza to, że Szef Krajowej Administracji Skarbowej pobiera dane znajdujące się w rejestrach publicznych na temat podatników VAT. Jeżeli jednak Twój rachunek bankowy bądź prowadzony przez SKOK nie widnieje w białej księdze podatników VAT, a powinien się w niej znaleźć, to jak najszybciej podejmij następujące działania:
- potwierdź w swoim banku lub w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, że rachunek, którego używasz, jest dedykowany działalności gospodarczej;
- zgłoś swój rachunek do urzędu skarbowego. Niekiedy wystarczy w tym celu zaktualizować dane w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub w Krajowym Rejestrze Sądowym.
W każdym razie każdy, kto powinien znaleźć się w białej księdze podatników VAT, ale z jakichkolwiek względów nie został niej uwzględniony, musi jak najszybciej wyjaśnić tę sprawę. W przeciwnym razie jego funkcjonowanie w obrocie gospodarczym będzie znacznie utrudnione, a wręcz niemożliwe.
Biała lista podatników VAT – o tym warto pamiętać
Biała lista podatników pozwala na sprawdzenie statusu danego podmiotu, z punktu widzenia przepisów odnoszących się do podatku od towarów i usług. Umożliwia też ustalenie, na jaki rachunek bankowy należy wykonać dla niego przelew. Na bieżąco sprawdzaj wpisy zamieszczane przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w białej liście. Wykonanie przelewu za transakcję, której wartość przekracza 15 tys. złotych, na nieumieszczony na niej rachunek bankowy, wiąże się z poważnymi sankcjami. Jednocześnie badanie treści białej księgi nie wiąże się z koniecznością ponoszenia żadnych opłat. Jest ona dostępna w internecie, a do poznania jej treści wystarczy wprowadzenie danych identyfikujących określony podmiot.
