Poradnik

  1. Start
  2. /
  3. Poradnik
  4. /
  5. Kontrahent – kim jest i jakie musi...

Kontrahent to, innymi słowy, druga strona umowy, często o charakterze gospodarczym. Aby współpraca z nim układała się pomyślnie i nie tylko nie przysparzała kłopotów, ale pozwalała na rozwój działalności, niezbędne jest solidne zweryfikowanie kontrahenta przed nawiązaniem z nim współpracy. Jak to zrobić? 

Dzięki lekturze poniższego tekstu poznasz odpowiedź na to pytanie, dowiadując się m.in.:

  • Jakie warunki musi spełniać kontrahent;
  • Jak zweryfikować kontrahenta;
  • Co to znaczy, że kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. 

Spis treści:

  1. Kim jest kontrahent?
  2. Jakie warunki musi spełniać kontrahent?
  3. Błędny kontrahent na fakturze – jak skorygować?
  4. Kontrahent nie jest czynnym podatnikiem VAT – co to oznacza?
  5. Kontrahent unijny – na co zwrócić uwagę?
  6. Kompendium wiedzy na temat kontrahenta

Często nawet nie zdajemy sobie sprawy, że zawieramy umowę, np. sprzedaży, stając się jednocześnie kontrahentami. Dokładne określenie kto to kontrahent? Jakie są jego cechy i jakie wymagania warto postawić przed podmiotem lub osobą, która ma stać się naszym kontrahentem? Są to niezwykle istotne pytania, nie tylko dla przedsiębiorców. Dlatego poniżej na nie odpowiem. Zapraszam do lektury! 

KPR – baner formularz kontaktowy

Kim jest kontrahent?

Termin ten nie został zdefiniowany w przepisach polskiego prawa, dlatego to, kto to kontrahent zależy w dużej mierze od potocznego, słownikowego znaczenia tego określenia. W najbardziej podstawowym sensie kontrahentem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna posiadająca jedynie zdolność prawną, która jest drugą stroną umowy. Przeważnie określeniem „kontrahent” posługują się w swoich relacjach przedsiębiorcy. Tym samym zwykło się uważać, że jest to podmiot prowadzący własną działalność gospodarczą. Jednak jest to tylko pewien zwyczaj, czy raczej konwencja językowa. Nie ma przeszkód prawnych, aby w ten sposób określać także nieprowadzących przedsiębiorstwa. 

Skoro kontrahenci są drugą stroną umowy, to możemy ich zidentyfikować, analizując treść kontraktu. Warto podkreślić, że nie musi on być spisany. Równie dobrze status kontrahenta może przysługiwać stronie umowy zawartej ustnie. Zanim jednak podpiszesz jakąkolwiek umowę, zastanów się, jakie cechy powinny wyróżniać kontrahenta. 

Jakie warunki musi spełniać kontrahent?

Oczywiście to, jakie cechy powinien posiadać kontrahent, zależy od realiów, w których funkcjonują strony stosunku prawnego, a więc przykładowo od branży, w której działają przedsiębiorcy. Jednak z pewnością bez problemu można wskazać co najmniej kilka cech, które powinny charakteryzować każdego kontrahenta. Należą do nich:

  • wypłacalność – kontrahent niebędący w stanie na bieżąco regulować swoich należności często nie jest dobrym kandydatem do współpracy. W końcu trudności ekonomiczne mogą uniemożliwić spłatę faktury czy rachunku;
  • rzetelność — jest to cecha, która jest szczególnie istotna w przypadku współpracy z kontrahentem w zakresie świadczenia różnego rodzaju usług;
  • terminowość – bez względu na to, czy kontrahent to sprzedawca, czy nabywca, to terminowość z pewnością jest jego niezwykle istotną cechą.

W kontekście transakcji handlowych ważne jest też określenie, czy kontrahent to sprzedawca, czy nabywca. Decyzja ta może mieć wpływ na rozliczenia podatkowe oraz odpowiedzialność za jakość produktu czy usługi.

Dowiedz się więcej: Jak sprawdzić, czy firma jest zadłużona? 5 skutecznych sposobów

kto to kontrahent

Błędny kontrahent na fakturze – jak skorygować?

Nawiązywanie współpracy z kontrahentami determinuje konieczność odpowiednich rozliczeń między stronami stosunku prawnego. W grę wchodzi tu rozliczenie na podstawie rachunku – co jest charakterystyczne dla stron nieprowadzących działalności gospodarczej – bądź faktury VAT, z której korzystają przedsiębiorcy. Co zrobić, gdy błędny kontrahent na fakturze otrzyma fakturę VAT niebędącą w istocie do niej skierowaną? 

W tego rodzaju okolicznościach należy dokonać korekty faktury. Błędny kontrahent na fakturze – jak skorygować staje się wówczas naglącym pytaniem – po prostu nie może figurować. Sposób dokonywania korekty faktury zawsze zależy od rodzaju popełnionego błędu na pierwotnym dokumencie. Najczęściej konieczne jest wystawienie tzw. faktury korygującej. Musi ona zawierać co najmniej:

  • numer i datę wystawienia dokumentu;
  • dane zawarte na pierwotnej fakturze, które są korygowane, np. dane identyfikujące kontrahenta;
  • kwota korekty podstawy opodatkowania lub kwota korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej – o ile korekta prowadzi do zmian w obszarze tych kwot;
  • jeżeli korekta dotyczy innych treści niż wskazane powyżej – poprawną treść korygowanej pozycji.

Kontrahent nie jest czynnym podatnikiem VAT – co to oznacza?

Niekiedy, pomimo tego, że na pierwszy rzut oka wydawałoby się, że dany kontrahent powinien płacić VAT, to jednak nie musi regulować tego podatku. Co zrobić, gdy kontrahent nie jest czynnym podatnikiem VAT? Kontrahent może nie być podatnikiem VAT ze względu na to, że korzysta ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego. Innymi słowy, podmiot, który nie jest czynnym podatnikiem VAT to podmiot, który zarejestrował się jako podatnik podatku od towarów i usług, ale korzysta ze zwolnienia podatkowego, więc nie jest to kontrahent VAT. Jest to oczywiście zupełnie inna sytuacja, niż nieopłacanie podatku pomimo tego, że dany podmiot ma taki obowiązek, np. w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Można to zrobić w stosunkowo prosty sposób, np. korzystając z białej księgi podatników VAT, a więc specjalnego wykazu prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Wpisując do tego wykazu takie dane kontrahenta, jak NIP, REGON oraz numer konta bankowego, można sprawdzić jego status jako podatnika podatku od towarów i usług (VAT). Te informacje pozwalają na weryfikację prawidłowości jego rejestracji jako podatnika VAT. Jest to istotne dla zapewnienia legalności oraz bezpieczeństwa transakcji handlowych. 

Takie działanie umożliwia uniknięcie nieprzewidzianych problemów prawnych oraz potencjalnych ryzyk związanych z nieuczciwym kontrahentem. Kontrahent VAT zawsze musi rozliczać się z fiskusem, a to oznacza, że szereg kluczowych danych dotyczących jego funkcjonowania znajduje się w posiadania organów skarbowych. Dlatego ich opublikowanie, nawet częściowe, stanowi istotne źródło informacji o działalności kontrahenta. 

Zobacz także: Biała lista podatników VAT – co to jest i do czego służy?

błędny kontrahent na fakturze

Kontrahent unijny – na co zwrócić uwagę?

Podobnie rzecz przedstawia się w przypadku, gdy w grę w naszych interesach wchodzi kontrahent unijny. Na poziomie Unii Europejskiej istnieje system wymiany informacji o VAT (VIES). Nie jest to baza danych, ale wyszukiwarka prowadzona przez Komisję Europejską. Informacje zgromadzone w VIES pozwalają na ustalenie, czy wpisany podmiot jest, czy też nie jest podatnikiem VAT. Co istotne, wyszukiwarka ta jest dostępna w każdym języku urzędowym Unii Europejskiej, a więc również w języku polskim. Do skorzystania ze wskazanej wyszukiwarki niezbędne jest wpisanie:

  • kraju, z którego jest kontrahent UE oraz jego numer NIP;
  • kraju podmiotu, który dokonuje weryfikacji.

Kompendium wiedzy na temat kontrahenta

Kontrahenci to po prostu druga strona umowy. Nie jest to termin zdefiniowany ustawowo, a więc powinien być on rozumiany zgodnie ze znaczeniem nadawanym temuż terminowi w języku potocznym. Często określenie „kontrahent” jest odnoszone do kontekstu prowadzenia własnej działalności gospodarczej, ale nie ma przeszkód, aby stosować je również bez związków z biznesem. W każdym razie zawsze przed nawiązaniem z kontrahentem jakichkolwiek relacji o podłożu finansowym należy go dobrze sprawdzić. Przede wszystkim pod kątem jego wiarygodności ekonomicznej, wypłacalności i statusu podatkowego. Szereg tego rodzaju danych pozostaje stosunkowo łatwo dostępnych, chociażby na portalach informacji gospodarczej czy białej księdze podatników VAT bądź w bazie VIES.

    Rozpoczęcie restrukturyzacji i zatrzymanie egzekucji komorniczej nawet w 2 dni. Wypełnij formularz kontaktowy.

    Prowadzisz firmę lub spółkę i borykasz się z problemami finansowymi? Rozwiązaniem może okazać się restrukturyzacja! Skontaktuj się z nami - możesz zredukować swój dług nawet o 50%!

      Zredukuj zadłużenie swojej firmy o 50%

      Rozpoczniemy restrukturyzację i wstrzymamy egzekucję komorniczą w ciągu 2 dni. Wypełnij krótki formularz:

      Rodzaj działalności
      Kwota zadłużenia

      Zostaw kontakt

      Imię*
      Numer telefonu*
      Adres e-mail*

      close-link

        Zredukuj zadłużenie swojej firmy o 50%

        Rozpoczniemy restrukturyzację i wstrzymamy egzekucję komorniczą w ciągu 2 dni. Wypełnij krótki formularz:

        Rodzaj działalności
        Kwota zadłużenia

        Zostaw kontakt

        Imię*
        Numer telefonu*
        Adres e-mail*

        close-link