Wezwanie do zapłaty jest podstawą dochodzenia roszczeń od nierzetelnego kontrahenta. Jednak, aby spełniło ono swoją funkcję, musi być dobrze przygotowane. O czym pamiętać sporządzając taki dokument? Najważniejsze wskazówki wskaże ekspert od odzyskiwania należności.
Spis treści:
- Czym jest wezwanie do zapłaty?
- Elementy, jakie zawiera wezwanie do zapłaty
- Ile razy kierować wezwanie do zapłaty?
- Kiedy wezwanie do zapłaty jest nieważne?
- Wezwanie do zapłaty – o tym nie wolno zapomnieć
W obecnej trudnej sytuacji gospodarczej coraz większego znaczenia nabiera prawidłowe dochodzenie zaległości finansowych od dłużników. Podstawę tego procesu stanowi prawidłowe sporządzenie wezwania do zapłaty i skierowanie go przez wierzyciela do dłużnika. Jednak aby wezwanie do zapłaty przyniosło spodziewany rezultat, a przynajmniej ułatwiło dochodzenie należności, musi zostać prawidłowo napisane. Jak opracować taki dokument?
Czym jest wezwanie do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty jest oficjalnym pismem, jakie wierzyciel kieruje do dłużnika, który nie wywiązuje się ze swoich obowiązków. Przeważnie chodzi tutaj o niespłacenie na czas należności finansowych. Jest to pierwszy krok do ich przymusowego dochodzenia w drodze egzekucji komorniczej. Do niej jednak konieczne jest uzyskanie tytułu wykonawczego. Najczęściej jest nim orzeczenie sądu zaopatrzone w klauzulę wykonalności.
W związku z tym zawsze warto odpowiednio sporządzić wezwanie do zapłaty, pamiętając o wszystkich elementach, które mogą przesądzić o skuteczności tego dokumentu. Prawidłowo przygotowane pismo nierzadko prowadzi do spełnienia świadczenia przez dłużnika. To z kolei pozwala oszczędzić zasoby niezbędne do prowadzenia postępowania sądowego przeciwko dłużnikowi.
Z drugiej strony należy pamiętać, że jest to wezwanie przedsądowe. Z tego względu, jeśli nie przyniesie ono spodziewanego rezultatu (np. gdy wystosowano ostateczne wezwanie do zapłaty), kolejnym krokiem wierzyciela jest skierowanie sprawy do sądu.
Niekiedy skierowanie wezwania do zapłaty określa się mianem „miękkiej windykacji”. Poprzedza ona bardziej zaawansowane, a jednocześnie sformalizowane formy. Zalicza się do nich zwłaszcza postępowanie sądowe, a następnie egzekucyjne. Jeżeli wezwanie to przyniesie spodziewany rezultat, procedury te po prostu nie będą konieczne. Jak więc właściwie przygotować wezwanie do zapłaty?
Elementy, jakie zawiera wezwanie do zapłaty
Wzór takiego dokumentu można bez problemu znaleźć w Internecie. Nigdy jednak nie powinien być on stosowany automatycznie, bez dostosowania jego treści do okoliczności konkretnej sprawy. Wezwanie do zapłaty musi zawierać przede wszystkim:
- oznaczenie dłużnika i wierzyciela – z podaniem jego nazwy; adresu do doręczeń; numerów we właściwych rejestrach, np. w Krajowym Rejestrze Sądowym;
- jednoznacznie i niebudzące wątpliwości oznaczenie zobowiązania, których nie wykonano, wraz z podaniem terminu jego wymagalności;
- kwotę długu i ewentualne odsetki od niej (obliczone zgodnie z treścią umowy lub z zastosowaniem regulacji ustawowych);
- datę, do której należy dokonać wpłaty zaległości (np. w ciągu siedmiu dni od dnia otrzymania wezwania);
- numer rachunku bankowego do wpłaty.
Wierzyciel koniecznie musi podpisać tego typu pismo. Poza tym warto zaznaczyć w tym dokumencie, że jest to wezwanie przedsądowe – a więc, że niewpłacenie kwoty zaległości spowoduje skierowanie sprawy do sądu. Bardzo często jest to okoliczność, która motywuje dłużnika do spłaty, a przynajmniej do ustosunkowania się do treści wezwania. Jeżeli dłużnik po skierowaniu wezwania do zapłaty spłaci całość należności, to prowadzenie jakiegokolwiek postępowania staje się bezcelowe.
Wierzyciel powinien także zadbać o to, aby wysłać wezwanie do zapłaty w taki sposób, aby posiadać dowód dokonania tej czynności. Najlepszym rozwiązaniem jest tu skorzystanie z przesyłki za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Wówczas wierzyciel otrzymuje dokument, w którym jednoznacznie jest potwierdzone kto i kiedy odebrał przesyłkę. Może się to okazać niezwykle istotnym dowodem w ewentualnym postępowaniu sądowym – nawet warunkującym samą możliwość jego zainicjowania. W tym kontekście zastanów się, ile razy takie wezwanie powinno zostać skierowane przez wierzyciela do dłużnika.
Ile razy kierować wezwanie do zapłaty?
Przepisy prawa nie regulują tego, ile razy można wysyłać takie pismo do dłużnika. Jednak pewnym standardem jest jego dwukrotne kierowanie. Przesyłanie dłużnikowi wezwań do zapłaty w nieskończoność przeważnie mija się z celem. Sytuacja wygląda inaczej, jeśli dłużnik odpowie na wezwanie, prosząc np. o rozłożenie zaległości na raty, wyznaczenie dłuższego terminu czy umorzenie części zobowiązania.
W takich przypadkach zachowaj jednak pewną ostrożność. Może się zdarzyć, że dłużnik jedynie gra na zwłokę, nie mając w rzeczywistości ani chęci, ani możliwości do tego, aby spełnić świadczenie. Dlatego zawsze trzeba przeanalizować okoliczności, które wskazuje dłużnik, aby uzasadnić swoją prośbę. Jeżeli dłużnik – przykładowo – wskazuje konkretną datę, w której będzie dysponował gotówką niezbędną do pokrycia całości należności wobec wierzyciela, wówczas warto zastanowić się nad przychyleniem się do niej.
Kiedy wezwanie do zapłaty jest nieważne?
Właściwie trudno mówić o „ważności” bądź „nieważności” wezwania do zapłaty. Raczej należałoby analizować ten problem pod kątem skuteczności tego wezwania. Ustawodawca w zdecydowanej większości przypadków nie przewiduje specjalnej formy tego dokumentu. Z pewnością pociągnie za sobą skutków prawnych, jeżeli zostanie skierowane do dłużnika, zanim nadejdzie termin wymagalności świadczenia. Dlatego tak istotną kwestią jest wskazanie w wezwaniu terminu wymagalności. Każdy wzór wezwania do zapłaty powinien uwzględniać to zagadnienie.
Wezwanie do zapłaty może zostać skierowane do dłużnika już następnego dnia, po dniu wymagalności świadczenia. Doświadczenie pokazuje, że z podjęciem tego kroku nie warto zwlekać. Im wcześniej wierzyciel zacznie podejmować działania zmierzające do odzyskania swoich należności, tym większa szansa na sukces jego zabiegów. Poważna zwłoka w tym obszarze nie daje dobrych rokowań. Nierzadko oznacza ona konieczność przygotowania się na poważną batalię sądową. Dlatego odwlekanie w czasie przygotowania i przesłania wezwania do zapłaty w znacznym stopniu szkodzi ochronie interesów dłużnika.
O jakich kwestiach formalnych trzeba pamiętać, przygotowując wezwanie do zapłaty? Druk ten przede wszystkim musi zostać podpisany przez wierzyciela. Bez tego trudno spodziewać się, że dokument zostanie poważnie potraktowany przez dłużnika. Bez tego elementu w ogóle nie będzie on stanowił wezwania do zapłaty.
Wezwanie do zapłaty – o tym nie wolno zapomnieć
Wezwanie do zapłaty to dokument, na mocy którego wierzyciel zwraca się do swojego dłużnika o uregulowanie należności. Przeważnie skierowanie wezwania do zapłaty jest wstępem do dochodzenia świadczenia na drodze postępowania sądowego. Stąd wezwanie to jest niejako „ostatnią szansą” na dobrowolne wywiązanie się przez dłużnika ze swoich obowiązków.
W wezwaniu tym, obok oznaczenia dłużnika i wierzyciela, trzeba jasno wskazać stosunek prawny, z którego wynika zaległość. Przeważnie będzie to niezapłacony rachunek bądź faktura za dostarczone towary lub usługi. W wezwaniu do zapłaty należy także wskazać termin na jego spełnienie oraz podać numer rachunku bankowego, na który dłużnik powinien wpłacić kwotę zaległości.
