Oferent – kto to jest i czym się zajmuje? O czym pamiętać?

Mówiąc najprościej oferent to podmiot składający ofertę. Jednak takie wyjaśnienie jest niewystarczające dla prawidłowego zrozumienia prawniczego znaczenia tego terminu. Kim więc jest oferent? Na to pytanie odpowie radca prawny.

Spis treści:

• Oferent – kto to jest?
• O czym pamiętać składając ofertę umowy?
• Przyjęcie oferty – art. 66 Kodeksu cywilnego
• Złożenie i otrzymanie oferty – o tym nie należy zapominać
• Oferent w Prawie zamówień publicznych
• Jak przygotować ofertę w sprawie zamówienia publicznego?
• W jaki sposób zamawiający ocenia otrzymaną ofertę?
• Oferent – najważniejsze informacje

Podstawą właściwie wszystkich stosunków cywilnoprawnych – w tym gospodarczych – jest zawieranie umów. Tu z kolei kluczową kwestią jest prawidłowe negocjowanie i zawieranie kontraktów. Ważnym etapem w tym obszarze jest złożenie oferty przez oferenta. Choć w rzeczywistości termin „oferent” może posiadać wiele różnych znaczeń. Jak więc prawidłowo rozumieć to pojęcie? Na to pytanie odpowiem w poniższym artykule. 

Oferent – kto to jest?

Odpowiedź na pytanie kto to jest oferent, musi uwzględniać wieloznaczność tego terminu. Biorąc pod uwagę przepisy polskiego prawa o oferencie możemy mówić:

• na gruncie prawa zobowiązań, gdzie oferent jest podmiotem składającym ofertę zawarcia umowy,
• w Prawie zamówień publicznym niekiedy składający ofertę – a więc potencjalny wykonawca – również określany jest mianem oferenta.

Jednak najczęściej mówiąc, o oferencie mamy na myśli pierwsze ze wskazanych tu znaczeń, a więc podmiot prawa – osobę fizyczną, prawną bądź jednostkę organizacyjną posiadającą tylko zdolność prawną – wychodzący z inicjatywą zawarcia umowy. Z kolei podmiot, do którego oferta jest kierowana, przeważnie określa się mianem oblata. Tym samym oferent i oblat bardzo często stają się stronami negocjującymi zawarcie ze sobą umowy. Wynikiem tych negocjacji może – choć nie musi – być sfinalizowanie transakcji w postaci zawarcia umowy.  Zawsze jednak ofertę składa się po to, aby nastąpiło zawarcie umowy. Przy czym nie jest to konieczny warunek prowadzenia negocjacji wywołanych ofertą. W końcu stroną mogą się po prostu nie porozumieć.

O czym pamiętać składając ofertę umowy?

Skoro odpowiedź na pytanie kim jest oferent, jest już znana – a więc jest to podmiot składający ofertę zawarcia umowy – warto zastanowić się, o czym warto pamiętać, przygotowując ofertę kontraktu. Oczywiście wszystko zależy tu od okoliczności konkretnego przypadku, jednak zawsze warto pamiętać o kilku podstawowych radach. Przede wszystkim należy pamiętać o tym, że:

• Oferta powinna być przygotowana w sposób jasny i jednoznaczny, tak aby nie było wątpliwości co do rzeczywistej woli oferenta. Oblat powinien już „na pierwszy rzut oka” rozumieć, jaka jest wyjściowa pozycja negocjacyjna.
• Ofertę należy sporządzić, mając na względzie przepisy prawa. Wynika to z faktu, że zasadę swobody umów można realizować jedynie w ramach obowiązującego w Polsce prawa, stąd nigdy treść oferty nie może być z nimi sprzeczna bądź zmierzać do ich obejścia.
• Oferta to dopiero początek negocjacji, które mogą doprowadzić do zawarcia umowy. Tym samym oferent – jeżeli faktycznie zależy mu na kontrakcie, a w przeciwnym przypadku właściwie nie warto składać oferty – powinien być otwarty na negocjacje.

W związku z tym przygotowując ofertę, a następnie ją negocjując, dobrym pomysłem jest skorzystanie z pomocy zawodowego prawnika. Dzięki temu można uniknąć wielu problemów związanych ze składaniem oferty. 

 W stosunkach handlowych zawsze należy się z nimi liczyć, dlatego dobrym pomysłem jest minimalizowanie ryzyka wystąpienia jakichkolwiek nieporozumień. Radca prawny nie tylko zadba o to, aby same oświadczenia woli zostały złożone w poprawnej formie, ale również pomoże w przeprowadzeniu wszystkich czynności przygotowawczych, których finałem jest zawarcie umowy.

Przeczytaj także: Ugoda pozasądowa – sposób na uniknięcie lub cofnięcie pozwu?

Przyjęcie oferty – art. 66 Kodeksu cywilnego

Zgodnie z art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego oferta jest to oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy. Aby oświadczenie to mogło zostać uznane za ofertę, musi określać istotne postanowienia tej umowy. W każdym razie dla oferenta i oblata kluczowe regulacje zostały zawarte właśnie w Kodeksie cywilnym. W tym kontekście warto podkreślić, że:

• Jeżeli oferent nie oznaczył w ofercie terminu, w ciągu którego oczekiwać będzie odpowiedzi, oferta złożona w obecności drugiej strony albo za pomocą środka bezpośredniego porozumiewania się na odległość przestaje wiązać, gdy nie zostanie przyjęta niezwłocznie; złożona w inny sposób przestaje wiązać z upływem czasu, w którym składający ofertę mógł w zwykłym toku czynności otrzymać odpowiedź wysłaną bez nieuzasadnionego opóźnienia;
• Oferta złożona w postaci elektronicznej wiąże składającego, jeżeli druga strona niezwłocznie potwierdzi jej otrzymanie;
• W stosunkach między przedsiębiorcami oferta może być odwołana przed zawarciem umowy, jeżeli oświadczenie o odwołaniu zostało złożone drugiej stronie przed wysłaniem przez nią oświadczenia o przyjęciu oferty;
• Przyjęcie oferty dokonane z zastrzeżeniem zmiany lub uzupełnienia jej treści poczytuje się za nową ofertę;
• W stosunkach między przedsiębiorcami odpowiedź na ofertę z zastrzeżeniem zmian lub uzupełnień niezmieniających istotnie treści oferty poczytuje się za jej przyjęcie. W takim wypadku strony wiąże umowa o treści określonej w ofercie, z uwzględnieniem zastrzeżeń zawartych w odpowiedzi na nią;
• Jeżeli przedsiębiorca otrzymał od osoby, z którą pozostaje w stałych stosunkach gospodarczych, ofertę zawarcia umowy w ramach swej działalności, brak niezwłocznej odpowiedzi poczytuje się za przyjęcie oferty. 

Złożenie i otrzymanie oferty – o tym nie należy zapominać

Biorąc pod uwagę regulacje prawne odnoszące się do składania oferty, oferent i oblat muszą pamiętać, że:

• Może zdarzyć się, że milczenie oblata po złożeniu oferty, doprowadzi do zawarcia umowy. Stanie się tak wtedy, gdy: oblatem jest przedsiębiorca (nie musi nim być oferent); oferta odnosi się do działalności osoby, do której została skierowana; oferent i oblat pozostają w stałych stosunkach gospodarczych;
• Ofertę można także przyjąć w sposób dorozumiany. Dzieje się tak wówczas, gdy strony – nie dopełniając żadnych formalności – po prostu przystąpią do realizacji umowy;
• Szczególną ostrożność należy zachować przy składaniu oferty w postaci elektronicznej. Wówczas oferta wiąże składającego, jeżeli druga strona niezwłocznie potwierdzi jej otrzymanie. Przy czym sądy przyjmują, że zasada ta nie ma zastosowania w razie wykorzystania do złożenia oferty poczty elektronicznej albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość.

Kodeks cywilny oraz przepisy prawa zgromadzone w innych ustawach niekiedy w jednoznaczny sposób regulują skutki, jakie niesie ze sobą brak informacji co do ustosunkowania się do treści złożonej oferty przez tego, kto ją otrzymał. Najczęściej w wyniku braku odpowiedzi po prostu nie dochodzi do zawarcia umowy.

Przeczytaj także: Propozycje układowe w restrukturyzacji. Najważniejsze informacje

Oferent w Prawie zamówień publicznych

Skoro „oferent” jest w istocie pojęciem wieloznacznym, to warto zasygnalizować jego inne, możliwe znaczenia – zwłaszcza na gruncie Prawa zamówień publicznych. Tutaj oferentem jest podmiot ubiegający się o realizację zamówienia, a więc przedsiębiorca składający swoją ofertę w procedurze zmierzającej do wyboru wykonawcy zamówienia publicznego. Możliwość złożenia takiej oferty uzależniona jest od szeregu okoliczności, w tym zwłaszcza od trybu postępowania.

Nierzadko możliwość złożenia oferty w tego rodzaju postępowaniach związana jest ustanowieniem odpowiedniego zabezpieczenia w postaci wadium. Poza tym potencjalni wykonawcy powinni pamiętać o czasie, w którym są związani ofertą. Co do zasady wynosi on maksymalnie:

• 30 dni (w przypadku postępowań o wartości niższej, niż progi unijne);
• 90 lub 120 dni (w przypadku postępowań o wartości równej lub przekraczającej progi unijne).

Jak przygotować ofertę w sprawie zamówienia publicznego?

Do składania oferty w postępowaniach zmierzających do wyłonienia wykonawcy zamówienia publicznego zawsze trzeba się dobrze przygotować. Należy mieć na względzie przede wszystkim:

• Dokumenty postępowania opracowane przez zamawiającego, w tym przede wszystkim specyfikację istotnych warunków zamówienia. Jest to opracowanie, w którym zamawiający określa, jaką dokładnie usługę lub towar chce otrzymać, stąd oferty niespełniające tych standardów właściwie nie mają szans na uwzględnienie;
• Jeżeli specyfikacja wzbudza wątpliwości należy zwrócić się do zamawiającego o jej wyjaśnienie. Pytania należy formułować w jak najbardziej precyzyjny sposób, tak aby zamawiający dokładnie wiedział o doprecyzowanie jakich kwestii chodzi;
• Oferta, zgodnie z Prawem zamówień publicznych, musi zostać złożona w postaci elektronicznej. Wyjątki od tej zasady są nieliczne, dlatego zdecydowana większość procedur prowadzonych w celu wyłonienia wykonawcy zamówienia publicznego procedowana jest wyłącznie elektronicznie;
• Wybranie oferty przez zmawiającego nie oznacza jeszcze zawarcia umowy. Są to osobne czynności. Teoretycznie więc nawet wygrana procedury nie musi koniecznie doprowadzić do podpisania umowy z zamawiającym. Chociaż oczywiście procedury unormowane w Prawie zamówień publicznych prowadzi się tylko po, aby doszło do zawierania umów w sprawie realizacji zadań publicznych.

Otrzymaną ofertę zamawiający zatrzymuje. Jest to konieczne chociażby w przypadku przeprowadzania kontroli prawidłowości wydatkowania środków publicznych przez uprawnione organy. Istnieją jednak przepisy, dzięki którym oferent może odzyskać dokumenty oferty. Zgodnie z Prawem zamówień publicznych art. 77 ust. 1 zamawiający zwraca wykonawcom, których oferty nie zostały wybrane, na ich wniosek, złożone przez nich plany, projekty, rysunki, modele, próbki, wzory, programy komputerowe oraz inne podobne materiały. 

Najlepszym rozwiązaniem jest złożenie takiego wniosku bezpośrednio przez samego oferenta, zwłaszcza jeżeli zależy mu na ochronie jego dorobku bądź chciałby wykorzystać go na potrzeby innego postępowania w sprawie zamówienia publicznego. Gdyby wniosek o zwrot wskazanych materiałów, zamawiający może – ale nie musi – z własnej inicjatywy zwrócić je oferentowi. Taka możliwość pojawia się po upływie 30 dni od dnia zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego albo unieważnienia postępowania.

W jaki sposób zamawiający ocenia otrzymaną ofertę?

W postępowaniach uregulowanych przez Prawo zamówień publicznych otrzymaną ofertę – jeżeli nie zawiera ona braków lub ewentualne braki zostały uzupełnione w wymaganym terminie – należy ocenić. Zabieg ten służy wyborowi najlepszej oferty. Jednocześnie przedmiotowa ocena nigdy nie może przebiegać w dowolny sposób. Przepisy prawa nakładają na zamawiającego obowiązek określenia dokładnych kryteriów oceny ofert w dokumentach zamówienia. Najkorzystniejsza oferta może zostać wybrana na podstawie:

• Kryteriów jakościowych oraz ceny lub kosztu;
• Ceny lub kosztu.

Natomiast wyłącznie na podstawie kryteriów jakościowych, jeżeli w oparciu o powszechnie obowiązujące przepisy lub decyzje właściwych organów, cena lub koszt są stałe.

Wśród przykładów kryteriów jakościowych ustawodawca wskazał kryteria odnoszące się np. do:

• Jakości, w tym do parametrów technicznych, właściwości estetycznych i funkcjonalnych takich jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników;
• Aspektów środowiskowych, w tym efektywności energetycznej przedmiotu zamówienia;
• Aspektów innowacyjnych;
• Organizacji, kwalifikacji zawodowych i doświadczenia osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą one mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia;
• Serwisu posprzedażnego, pomocy technicznej, warunków dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.

Oferent – najważniejsze informacje

W najczęściej występującym znaczeniu oferent to osoba lub podmiot składający ofertę, która – zgodnie z Kodeksem cywilnym – jest oświadczeniem woli zawarcia umowy. Podmiot, do którego oferta jest skierowana, określa się mianem oblata. Co do zasady samo przekazanie oferty oblatowi nie wiąże go, a więc nie prowadzi do zawarcia umowy. Jednak od tej reguły istnieje szereg wyjątków, związanych zwłaszcza z sytuacjami, w których oblatem jest przedsiębiorca, a złożona oferta dotyczy przedmiotu jego działalności gospodarczej. Poza tym przyjęcie oferty może nastąpić w sposób dorozumiany. Dzieje się tak wówczas, gdy pomimo braku formalnego zawarcia umowy strony przystąpią do jej realizacji.

Zawsze warto pamiętać o tym, aby oferta była przygotowywana w sposób jednoznaczny i niebudzący wątpliwości co do jej treści. Prawidłowa redakcja oferty pozwala uniknąć ewentualnych sporów i trudności.