Odmowa zapłaty faktury za usługę – niestety – jest codziennością dla wielu przedsiębiorców. W takich przypadkach prowadzący własną działalność nigdy nie powinni pozostawiać bierni. Co można zrobić? Na to pytanie odpowie radca prawny specjalizujący się w obsłudze prawnej firm.
Spis treści:
- Odmowa zapłaty faktury za usługę: najczęstsze przyczyny
- Kiedy klient ma prawo odmówić płatności za fakturę?
- Jak odzyskać pieniądze za nieopłacone faktury?
- Odmowa przyjęcia faktury – pismo, które trzeba napisać
- Egzekucja czy windykacja – którą ścieżkę wybrać?
- Odmowa zapłaty faktury za usługę – o czym trzeba pamiętać?
Niespłacone faktury to prawdziwa zmora przedsiębiorców, powodująca realne trudności w prowadzeniu biznesu, a niekiedy nawet grożąca niewypłacalnością przedsiębiorstwa. Dlatego, gdy klient nie chce płacić, trzeba reagować. Im wcześniej przedsiębiorca zacznie odzyskiwać swoje wierzytelności, tym większa szansa na sukces. Co dokładnie należy zrobić? Na to pytanie odpowiem w poniższym tekście. Zapraszam do lektury!
Odmowa zapłaty faktury za usługę: najczęstsze przyczyny
Najczęściej spotykane przyczyny, które powodują, że odmowa zapłaty faktury za usługę staje się problemem rosnącej liczby przedsiębiorców, to:
- lekceważenie przez klientów obowiązku terminowej zapłaty za wykonane usługi;
- kwestionowanie poprawności dostarczonych usług. Wówczas odmowa zapłaty jest postrzegana jako swego rodzaju kara za niewywiązanie się bądź nieprawidłowe wywiązanie się z umowy.
W zależności od tego, która z wymienionych przyczyn leży u podstaw nieuregulowania płatności faktury, przedsiębiorca ma różne możliwości działania. Zawsze jednak powinien pamiętać, że odzyskanie płatności za dostarczone usługi jest kluczowym zadaniem z punktu widzenia bezpieczeństwa finansowego przedsiębiorstwa. W związku z tym dalsze analizy warto rozpocząć od udzielania odpowiedzi na pytanie: kiedy klient ma prawo odmówić płatności za fakturę?
Kiedy klient ma prawo odmówić płatności za fakturę?
W pierwszej kolejności należy podkreślić, że sam fakt wystawienia faktury nie kreuje zobowiązania, a co za tym idzie obowiązku zapłaty. Z cywilnoprawnego punktu widzenia faktura jest dokumentem potwierdzającym wykonanie umowy. Z tego względu determinuje ona obowiązek zapłaty tylko wówczas, gdy:
- umowa została faktycznie zawarta. Oczywiście może do tego dojść (i faktycznie dochodzi w zdecydowanej większości przypadków) także w formie ustnej. Forma ta jest niewystarczająca jedynie w przypadkach jednoznacznie wskazanych w przepisach prawa, zwłaszcza Kodeksu cywilnego. Wówczas niezbędna może okazać się umowa w formie pisemnej, dokumentowej, a nawet w formie aktu notarialnego;
- umowa została wykonana zgodnie z jej treścią. Uchybienia w tym zakresie determinują po stronie wierzyciela różne roszczenia, np. do obniżenia ceny za dostarczone usługi. Wówczas brak płatności faktury jest postrzegany przez wierzyciela jako sposób zabezpieczenia swoich interesów.
Jeżeli odmowa przyjęcia faktury lub jej opłacenia wynika z przyczyn leżących po stronie przedsiębiorcy, zawsze powinien on dokładnie przeanalizować stan faktyczny sprawy. Gdyby zarzuty klienta się potwierdziły, należy dołożyć wszelkich starań, aby usunąć wszystkie niezgodności pomiędzy dostarczoną usługą (ewentualnie towarem) a treścią umowy.
Zobacz też: Koszty windykacji – jak je odzyskać?
Jak odzyskać pieniądze za nieopłacone faktury?
W przypadku, gdy umowa została zawarta i prawidłowo wykonana, a pomimo tego klient nie opłacił w terminie wystawionej faktury, przedsiębiorca powinien podjąć działania o charakterze egzekucyjnym, czyli:
- skierowanie wezwania do zapłaty wraz ze wskazaniem terminu płatności;
- ewentualne ponowienie wezwania, w przypadku braku płatności;
- skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego;
- rozpoczęcie – po uzyskaniu prawomocnego orzeczenia sądu – postępowania egzekucyjnego prowadzonego przez komornika sądowego.
Odmowa przyjęcia faktury zawsze wymaga odpowiedniej reakcji ze strony przedsiębiorcy. Także w takich okolicznościach – a więc, gdy nie chodzi „jedynie” o brak płatności, ale w ogóle o kwestionowanie podstaw do wystawienia faktury VAT – również można wdrożyć działania o charakterze egzekucyjnym. Jednak zawsze należy skupić się na wykazaniu istnienia i treści zobowiązania potwierdzanego przez fakturę. Z punktu widzenia dochodzenia należności od nierzetelnego klienta to podstawowa kwestia.
Odmowa przyjęcia faktury – pismo, które trzeba napisać
Podjęcie działań windykacyjnych wobec dłużnika przedsiębiorcy odmawiającego płatności za fakturę bądź regulującego wymaganą należność jedynie w części, wiąże się z koniecznością przygotowania odpowiedniej dokumentacji. Odmowa przyjęcia faktury – pismo zawsze jest tu niezbędne – może zakończyć się pozytywnie tylko wówczas, gdy przedsiębiorca podejmie właściwie i adekwatne kroki.
Opracowując pismo wzywające dłużnika do płatności należy pamiętać przede wszystkim o:
- prawidłowym oznaczeniu stron;
- jednoznacznym sformułowaniem wezwania do zapłaty;
- wskazaniu podstawy, z której wynika obowiązek płatności;
- oznaczeniu terminu, do którego dłużnik powinien wyrównać całość zaległości;
- wybranym sposobie płatności (przeważnie będzie to przelew na rachunek bankowy);
- podaniu konsekwencji braku spłaty w terminie – najlepiej od razu poinformować dłużnika o ewentualnym skierowaniu sprawy na drogę postępowania sądowego;
- uzasadnieniu pisma – nie musi być ono rozbudowane, wystarczy wskazać tu na najważniejsze okoliczności faktyczne sprawy.
Wzór pisma związanego z odmową przyjęcia faktury można bez problemu znaleźć w Internecie. Choć najlepszym rozwiązaniem zawsze jest skonstruowanie takiego dokumentu w sposób indywidualny, ściśle dostosowany do okoliczności danej sprawy. Stąd wzór pisma może stanowić co najwyżej podstawę do napisania stosownego dokumentu.
Egzekucja czy windykacja – którą ścieżkę wybrać?
Odmowa zapłaty faktury za usługę powinna doprowadzić do prowadzenia egzekucji. Niekiedy wskazuje się również na możliwość podjęcia windykacji. W praktyce pomiędzy tymi procedurami zachodzą poważne różnice, które przekładają się także na szanse odzyskania zaległości finansowych.
Jedynie postępowanie egzekucyjne, prowadzone przez organy państwowe, otwiera możliwość przymusowego odzyskania należności, np. w drodze licytacji majątku dłużnika lub zajęcia jego wynagrodzenia za pracę. Windykacja ma charakter polubowny, a windykator w żadnym razie nie może podejmować takich czynności jak komornik sądowy.
Czytaj także: Jak uratować firmę przed upadkiem? Poradnik przedsiębiorcy
Odmowa zapłaty faktury za usługę – o czym trzeba pamiętać?
Wraz z odmową zapłaty faktury za usługę, przedsiębiorca powinien podjąć stosowne czynności mające na celu wyegzekwowanie jego należności. Właściwa ścieżka postępowania zawsze jest uzależniona od przyczyn takiego stanu rzeczy. Egzekucja wchodzi w grę wówczas, gdy przedsiębiorca faktycznie zawarł umowę na dostarczenie danej usługi z klientem, a następnie poprawnie wywiązał się z jej treści. Uchybienia w tym zakresie niekiedy mogą uzasadniać odmowę płatności. Jeżeli zaś niewywiązanie się z płatności nie wynika z przyczyn tkwiących po stronie przedsiębiorcy, najpierw należy wezwać klienta do zapłaty, a gdy to nie przyniesienie pożądanego skutku, skierować sprawę na drogę postępowania sądowego. W tym kontekście korzystniejszym i efektywniejszym rozwiązaniem jest doprowadzenie do wszczęcia egzekucji komorniczej przeciwko dłużnikowi – windykacja zawsze może mieć co najwyżej polubowny charakter.
