Kontrola PIP (Państwowej Inspekcji Pracy) – sprawdź, jak wygląda

WPrzedsiębiorca zatrudniający pracowników musi liczyć się z koniecznością przestrzegania ich praw. Realizację tego rodzaju obowiązków bada Państwowa Inspekcja Pracy. Dlatego kontrola PIP jest czymś, czego powinien spodziewać się każdy przedsiębiorca. Z poniższego tekstu dowiesz się m.in.:

– jakie są uprawnienia inspektorów PIP;

– ile trwa kontrola PIP i jakie dokumenty są podczas niej sprawdzane;

– jak chronić się przed zbyt częstymi inspekcjami. 

Spis treści:

• Czym jest kontrola PIP i kiedy jest przeprowadzana?
• Niezapowiedziana kontrola PIP – na co się przygotować?
• Ile trwa kontrola PIP i co wpływa na jej długość?
• Jakie dokumenty są sprawdzane podczas kontroli PIP?
• Kontrola PIP – pigułka wiedzy

Prowadząc własną działalność gospodarczą trzeba liczyć się z różnymi kontrolami. Spora ich część dotyczy spraw pracowniczych, a więc przede wszystkim: 

• stosowania właściwych umów; 
• prowadzenia wymaganej dokumentacji pracowniczej; 
• poprawnego wyliczania wynagrodzenia. 

Kontrole w tym zakresie prowadzi Państwowa Inspekcja Pracy. Jakie są jej uprawnienia? Wyjaśniam to poniżej!

 

 

Czym jest kontrola PIP i kiedy jest przeprowadzana?

Zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 roku o Państwowej Inspekcji Pracy Państwowa Inspekcja Pracy jest organem, który został powołany do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej w zakresie określonym w ustawie. Tym samym kontrola PIP stanowi jeden z najważniejszych przejawów aktywności omawianej instytucji. Jednocześnie kontrola inspekcji pracy jest czymś, z czym zawsze musi liczyć się każdy przedsiębiorca. 

Kontrole inspekcji pracy przeprowadzane są niejako w dwóch trybach:

• z urzędu – gdy inspekcja samodzielnie, z własnej inicjatywy realizuje inspekcje;
• na wniosek – przeważnie podanie o kontrolę składają do instytucji pracownicy, którzy uważają, że ich prawa są łamane.

W polskim systemie prawa nie istnieje inny organ o analogicznych kompetencjach, co PIP. Co kontroluje? Otóż inspektorzy mają prawo weryfikować właściwie wszystko, co dotyczy sytuacji pracowników. Zawsze kontrola inspekcji pracy powinna być prowadzona tak, aby pozwała wykryć ewentualne nieprawidłowości w stosowaniu prawa pracy. Najczęściej zaś przedmiotem, który obejmuje kontrola PIP jest:

• przestrzeganie zasad BHP przez pracodawcę;
• zatrudnianie pracowników na podstawie umowy o pracę;
• poprawność obliczania wynagrodzenia i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy;
• udzielanie przez pracodawcę pracownikom urlopów wypoczynkowych.

Z punktu widzenia pracodawcy najtrudniejszym rodzajem kontroli pozostaje niezapowiedziana kontrola PIP. Czym się ona charakteryzuje?

Może Cię również zainteresować: Kontrola skarbowa – jak przygotować firmę? Przewodnik po procedurach i wymaganiach

Niezapowiedziana kontrola PIP – na co się przygotować?

W pierwszej kolejności trzeba podkreślić, że kontrola PIP nie musi zostać wcześniej zaanonsowana. Choć oczywiście nie ma przeszkód do tego, aby kontrolerzy Państwowej Inspekcji Pracy uprzedzili pracodawcę o zamiarze wizyty. Może do tego dojść zarówno pisemnie, jak i w mniej sformalizowany sposób, np. mailowo czy telefonicznie przez przedstawiciela PIP. Kontrola bez zapowiedzi najczęściej zdarza się wówczas, gdy inspektorzy nabiorą podejrzeń, że w zakładzie pracy może dochodzić do nieprawidłowości, których stwierdzenie wymaga przeprowadzenia inspekcji bez uprzedzenia – tak, aby pracodawca nie mógł się do niej przygotować.

Niezapowiedziana kontrola PIP właściwie nie różni się od kontroli prowadzonej po uprzedzeniu pracodawcy o zamiarze jej przeprowadzenia. Uprawnienia kontrolerów są takie same, a więc stosunkowo szerokie. Mają oni prawo do swobodnego przebywania na terenie zakładu pracy oraz do przeglądania pełnej dokumentacji pracowniczej. Kontrola PIP – co sprawdzają ma z tym ścisły związek – zawsze służy kompleksowemu ustaleniu, czy wszelkie prawa pracownicze są przestrzegane. Ile natomiast trwa kontrola Państwowej Inspekcji Pracy?

 

 

Ile trwa kontrola PIP i co wpływa na jej długość?

Ustalenie, ile trwa kontrola PIP zawsze zależy od okoliczności konkretnego przypadku. Im więcej kwestii chcą ustalić kontrolerzy, tym przeważnie dłużej ona trwa. Nie oznacza to, że kontra PIP może trwać w nieskończoność. Podstawowe ograniczenia w tym obszarze zawiera art. 55 ustawy – Prawo przedsiębiorców, które stanowi, że czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w odniesieniu do:

• mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;
• małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;
• średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;
• pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Co prawda od tej reguły istnieje kilka wyjątków, ale warto podkreślić, że ustawodawca odnosi się tutaj do wszystkich kontroli przeprowadzanych u danego przedsiębiorcy, a nie jedynie do audytu Inspekcji Pracy. Dlatego wizyta pracowników PIP może zostać „skrócona”, jeżeli w danym roku przedsiębiorca był już kontrolowany przez inne organy. 

Jakie dokumenty są sprawdzane podczas kontroli PIP?

Działalność PIP – co kontroluje oraz w jaki sposób zostało już omówione. Kontrola PIP – jakie dokumenty mogą zostać przeglądnięte również zostało unormowane przez ustawodawcę. Dlatego zgodnie z przepisami kontrolerzy Państwowej Inspekcji Pracy mają prawo do:

• swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń podmiotu kontrolowanego;
• żądania od podmiotu kontrolowanego oraz od:
  • wszystkich pracowników; 
  • osób, które są lub były zatrudnione; 
  • osób, które wykonują lub wykonywały pracę, na innej podstawie niż stosunek pracy; 
  • osób wykonujących na własny rachunek działalność gospodarczą; 
  • osób korzystających z usług agencji zatrudnienia, pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą;
• żądania okazania dokumentów dotyczących:
  • budowy, przebudowy oraz uruchomienia zakładu pracy;
  • planów i rysunków technicznych; 
  • dokumentacji technicznej i technologicznej;
  •  wyników ekspertyz; 
  • badań i pomiarów dotyczących produkcji bądź innej działalności podmiotu kontrolowanego;
  • dostarczenia mu próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji, w ilości niezbędnej do przeprowadzenia analiz lub badań, gdy mają one związek z przeprowadzaną kontrolą;
• żądania przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników, bądź osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy;

 

• żądania od pracodawcy delegującego pracownika na terytorium RP lub osoby działającej w jego imieniu informacji:
  • dokumentów; 
  • oświadczeń w sprawach delegowania pracowników;
• żądania od przewoźnika drogowego delegującego kierowcę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej albo z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub osoby działającej w jego imieniu informacji, lub dokumentów związanych z delegacją;
• zapoznania się z decyzjami wydanymi przez inne organy kontroli i nadzoru nad warunkami pracy oraz ich realizacją;
• utrwalania przebiegu i wyników oględzin za pomocą aparatury i środków technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku;
• wykonywania niezbędnych dla celów kontroli odpisów lub wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń sporządzanych na podstawie dokumentów, a w razie potrzeby żądania ich od podmiotu kontrolowanego;
• sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego, a także osób korzystających z usług agencji zatrudnienia, ich przesłuchiwania i żądania oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej;
• korzystania z pomocy biegłych i specjalistów oraz akredytowanych laboratoriów.

W praktyce więc ustawodawca wyposażył Inspekcję w szerokie kompetencje, sprawiające, że ma ona możliwość wszechstronnego zbadania położenia pracowników u pracodawcy, którego objęła kontrola PIP. Jak wygląda takie postępowanie? 

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy może polegać zarówno na przeglądaniu dokumentów, jak i na rozmowach z pracownikami oraz z pracodawcą. Kontrola Inspekcji Pracy może oznaczać także zapoznawanie się z nagraniami z monitoringu. Dzieje się to, zwłaszcza gdy przeprowadzana jest kontrola PIP po wypadku w pracy. 

Każda kontrola, bez względu na to, jaki organ ją przeprowadza, powinna cechować się szczegółowością. Kontrola PIP – jakie dokumenty są podczas niej sprawdzane jest z tym ściśle związana. Właściwie wszystkie kontrole inspekcji pracy polegają na kompleksowym zapoznawaniu się z dokumentacją pracowniczą, ale nie tylko. 

Zobacz też: Podsłuch i monitoring w pracy – kontrola pracownika z prawnego punktu widzenia

Kontrola PIP – pigułka wiedzy

Kontrola PIP służy przede wszystkim zbadaniu, czy wszystkie uprawnienia pracowników są zagwarantowane przez pracodawcę. Może zostać przeprowadzona zarówno po wcześniejszym poinformowaniu pracodawcy, jak i bez zapowiedzi. Podczas kontroli inspektorzy mają prawo przeglądać wszelkie dokumenty związane z zatrudnieniem oraz swobodnie poruszać się po zakładzie pracy. 

Może powoływać się na tego rodzaju regulacje również w przypadku kontroli PIP.