Regulamin pracy jest dokumentem normującym kluczowe zasady funkcjonowania zakładu, stanowiąc punktu odniesienia dla działalności pracodawcy i pracowników. W poniższym tekście wyjaśnię m.in.:
- co powinien zawierać regulamin pracy;
- kto ma obowiązek wdrożenia regulaminu pracy;
- w jaki sposób dostosować regulamin pracy do realiów pracy zdalnej.
Spis treści:
- Co powinien zawierać regulamin pracy?
- Regulamin pracy – od ilu pracowników jest obowiązkowy?
- Regulamin pracy zdalnej – jak dostosować dokument do nowych realiów?
- Zmiana regulaminu pracy w kontekście restrukturyzacji firmy – o czym warto pamiętać?
- Zmiana w Kodeksie pracy 2024 – jak wpłynie na regulamin pracy w firmie?
- Regulamin pracy – kluczowe informacje
Przedsiębiorstwo musi zostać dobrze zorganizowane. To podstawowy warunek efektywnej działalności. Jednocześnie organizacja ta musi zostać ściśle dostosowana do wymagań prawa pracy. Jednym z nich pozostaje obowiązek wdrożenia regulaminu. Jest to bez wątpienia jeden z kluczowych dokumentów wielu zakładów. Jak go napisać? Poniżej to wyjaśnię. Zapraszam do lektury!

Co powinien zawierać regulamin pracy?
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy regulamin pracy zawiera postanowienia określające co najmniej:
- organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu w czasie wykonywania przez pracowników swoich obowiązków i po ich zakończeniu, wyposażenie zatrudnionych w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;
- systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe przepracowanego czasu;
- porę nocną;
- termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;
- wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;
- rodzaje obowiązków i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;
- wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;
- obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywanymi obowiązkami;
- przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.

Dodatkowo regulamin pracy może zawierać postanowienia dotyczące zasad przeprowadzania przez pracodawcę kontroli trzeźwości. Jeżeli przedsiębiorca chce przeprowadzać taką weryfikację to właśnie w regulaminie pracy albo w układzie zbiorowym lub w obwieszczeniu musi wskazać grupę, lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości oraz sposób jej przeprowadzenia, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czas i częstotliwość jej wykonywania. Jeszcze inną kwestią jest pytanie o to, czy każdy pracodawca musi stworzyć regulamin pracy. Od ilu pracowników należy go opracować?
Przeczytaj również: Pracownicze Plany Kapitałowe – czy warto?
Regulamin pracy – od ilu pracowników jest obowiązkowy?
Regulamin pracy musi zostać wprowadzony, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 50 pracowników. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby taki kodeks został opracowany i wdrożony przez przedsiębiorcę zatrudniającego mniejszą liczbę osób.

Regulamin pracy ustala się w zgodzie z następującymi zasadami:
- regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową;
- w razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa wspomniana koordynacja związkowa, regulamin pracy ustala przedsiębiorca;
- regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
W analogiczny sposób następuje zmiana regulaminu pracy.
Przeczytaj również: Kim są „anioły biznesu” i jak mogą pomóc firmie w kryzysie?
Regulamin pracy zdalnej – jak dostosować dokument do nowych realiów?
Nieco inaczej przedstawia się zagadnienie ustalania regulaminu pracy w przypadku pracy zdalnej, która stała się popularna zwłaszcza w okresie pandemii COVID-19. Tu regułą jest, że zasady wykonywania obowiązków zdalnie określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową.
W przypadku, gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa zasady ustalane są pomiędzy pracodawcą a tymi organizacjami. Natomiast dopiero wówczas, kiedy u przedsiębiorcy nie działają wspomniane organizacje lub gdy nie uda się z nimi dojść do porozumienia zasady pracy zdalnej ustala się w regulaminie.

Regulamin pracy zdalnej musi zawierać co najmniej:
- grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
- zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów energii i urządzeń związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych lub ustalania ekwiwalentu za te koszty;
- zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
- zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
- zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Zmiana regulaminu pracy w kontekście restrukturyzacji firmy – o czym warto pamiętać?
Otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego samo w sobie nie powoduje zmian w regulaminie pracy. Jednak może do nich dojść, jeżeli zostanie zastosowana procedura przewidziana w samych ustaleniach czy też w Kodeksie pracy. Nierzadko jest to krok, który warto podjąć. Prawo pracy w przypadku restrukturyzacji przedsiębiorców zatrudniających pracowników zawsze odgrywa bardzo istotną rolę.
Co prawda same wierzytelności ze stosunku pracy nie wchodzą – automatycznie, bo za zgodą pracowników jest taka możliwość – do układu, to zawsze planując restrukturyzację trzeba wziąć pod uwagę strukturę zatrudnienia i firmy oraz związane z nią koszty i szanse. Bez przyjęcia takiej optyki kompleksowa restrukturyzacja przedsiębiorstwa przeważnie się nie udaje.

Zmiana w Kodeksie pracy 2024 – jak wpłynie na regulamin pracy w firmie?
Uwzględniając uwarunkowania pracownicze podczas restrukturyzacji nie powinno się zapominać o nowościach, jakie ustawodawca ciągle wprowadza do prawa pracy. Najważniejsza zmiana w Kodeksie pracy 2024 dotyczy pojawienia się nowych rodzajów dni wolnych, z których ma prawo korzystać pracownik. Chodzi tu o:
- pięć dni urlopu opiekuńczego (mogą z niego korzystać wszyscy zatrudnieni);
- dwa dni urlopu z powodu siły wyższej;
- dwa dni lub 16 godzin opieki nad dzieckiem.
Regulamin pracy – kluczowe informacje
Regulamin pracy służy ustalaniu zasad organizacyjnych panujących w zakładzie pracy. Dlatego jest to jeden z istotniejszych dokumentów. Jednak nie musi wdrażać go każdy pracodawca. Obowiązek ten spoczywa na pracodawcach zatrudniających co najmniej 50 osób. Natomiast w przypadku pracodawców, których załoga wynosi co najmniej 20 osób, regulamin musi zostać wprowadzony, jeżeli zarządzają tego organizacje związkowe. Opracowując regulamin pracy trzeba zachować wysoki stopień precyzji, tak aby rzeczywiście spełniał on swoją rolę – będą ważnym punktem odniesienia dla pracodawcy i pracowników.