Dowiedz się, czy workation jest legalną formą pracy

Workation, czyli świadczenie pracy zdalnej z zagranicy, jest coraz bardziej popularną formą wykonywania obowiązków przez osoby zatrudnione. Z punktu widzenia regulacji polskiego prawa jest to jak najbardziej legalne rozwiązanie, ale nastręcza wielu trudności. Chcąc pracować w ten sposób, należy być świadomym:

• jak poprawnie zorganizować workation,
• jak ustalić państwo, w którym pracownik powinien być ubezpieczony i rozliczać podatki,
• jakimi zasadami kierować się przy rozstrzyganiu pojawiających się wątpliwości prawnych.

Lektura poniższego tekstu pozwoli Ci zrozumieć każdy z tych tematów.

Workation – to musisz wiedzieć:

• Workation w Polsce jest legalną formą pracy. Najważniejszym aktem regulującym jej wykonywanie pozostaje Kodeks pracy, a zwłaszcza jego przepisy dotyczące pracy zdalnej.
• Sposób opodatkowania pracy zdalnej z zagranicy oraz zasady podlegania przez pracownika obowiązkowym ubezpieczeniom w dużej mierze zależą od tego, jaką część czasu pracy zatrudniony świadczy swoją pracę spoza granic Polski.
• Ustalając regulacje prawne mające znaczenie dla konkretnego przypadku świadczenia pracy z zagranicy, należy zbadać, czy Polskę i państwo, z którego pracuje zatrudniony, nie łączą umowy międzynarodowe.

Spis treści:

• Co to jest workation?
• Czy workation jest legalną formą pracy?
• Praca zdalna z zagranicy – jakie przepisy obowiązują?
• Workation a ZUS – jakie są zasady?
• Jakie umowy są potrzebne przy workation?
• Podsumowanie – czy workation to przyszłość pracy?
• Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Dzięki urządzeniom mobilnym praca zdalna jest możliwa z dowolnego miejsca na świecie. Chętnie korzystają z niej pracownicy, a dla wielu pracodawców to sposób na obniżenie kosztów, np. związanych z wynajmem biur. Niektóre firmy całkowicie rezygnują z biur, zatrudniając osoby nawet z innych krajów. Czym w takim razie jest workation? Zapraszam do lektury tekstu, w którym to wyjaśnię!

Co to jest workation?

Przygotowując odpowiedź na pytanie workation – co to jest, należy odnieść się do kwestii pracy zdalnej, która zyskała na popularności szczególnie w okresie pandemii COVID-19. Przed marcem 2020 roku, gdy w Polsce wybuchła pandemia koronawirusa, home office, w tym również praca zdalna z zagranicy, był postrzegany głównie jako benefit. Później, na wiele miesięcy, stał się on standardowym sposobem wykonywania obowiązków pracowniczych w niemal każdej profesji, której charakter na to pozwalał. Te doświadczenia pokazały, że wykonywanie obowiązków z domu może być równie efektywne jak praca w biurze.

Natomiast workation – pojęcie wywodzące się od terminu „work” i „vacation” – postrzegana jest jako połączenie pracy i wakacji. W praktyce oznacza to, że pracownik:

• świadczy pracę z dowolnie wybranego przez siebie miejsca na świecie,
• najczęściej jest to państwo inne niż Polska, w którym zatrudniony może po pracy wypoczywać zgodnie ze swoimi preferencjami.

Oczywiście workation nie wiąże się z koniecznością powstania stałej placówki poza granicami Polski. Jest to raczej po prostu praca zdalna z zagranicy.

Może Cię również zainteresować: Oddelegowanie pracownika za granicę – obowiązki pracodawcy

Czy workation jest legalną formą pracy?

Analizując zagadnienie workation – co to, nieodłącznie pojawia się pytanie o legalność tej formy wykonywania pracy. Przepisy polskiego prawa w żadnym razie jej nie zabraniają. Oznacza to, że praca zdalna z zagranicy dla polskiej firmy jest w pełni legalną formą pracy, niewymagającą powstania zagranicznego zakładu. Nie znaczy to jednak, że workation nie pociąga za sobą specyficznych skutków prawnych. Wśród najważniejszych należy wymienić:

• obowiązek ustalenia jurysdykcji na potrzeby ubezpieczenia społecznego,
• możliwość unikania podwójnego opodatkowania,
• przestrzeganie zasad wykonywania pracy zdalnej.

Co prawda nie ma wątpliwości co do tego, że praca zdalna z zagranicy dla polskiej firmy jest w pełni legalna, jednak w praktyce powoduje szereg wyzwań prawnych. O jakich przepisach nie wolno zapominać?

Praca zdalna z zagranicy – jakie przepisy obowiązują?

Organizacja pracy zawsze wymaga przestrzegania odpowiednich przepisów prawa. Tak samo jest, gdy w grę wchodzi praca zdalna z zagranicy. Przepisy, jakie koniecznie należy tu przestrzegać, to przede wszystkim:

• regulacje prawa pracy, w tym zwłaszcza Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej,
• unormowania dotyczące obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,
• normy odnoszące się do unikania podwójnego opodatkowania.

Należy pamiętać, że workation nie stanowi odrębnej instytucji polskiego prawa. Praca zdalna z zagranicy – przepisy właśnie z tego względu są rozproszone w różnych aktach – nie została wprost uregulowana przez ustawodawcę. Dlatego planując workation, konieczne jest przeprowadzenie szczegółowych analiz prawnych, zwłaszcza w obszarze opodatkowania oraz ubezpieczeń w ZUS. Co to oznacza?

Zobacz: Firma w restrukturyzacji, a prawa pracownika – o czym pamiętać?

Workation a ZUS – jakie są zasady?

Z praktycznego punktu widzenia workation, obok precyzyjnego ustalenia zasad świadczenia pracy z pracodawcą, najważniejsze są dwa zagadnienia: ZUS i podatki. Zarówno pracownik, jak i pracodawca muszą dokładnie wiedzieć, w jakim państwie zatrudniony powinien być ubezpieczony oraz gdzie rozliczać inne daniny publicznoprawne. Rozwiązania pozostają tutaj dwa:

• rozliczenie w państwie, z którego pracownik świadczy pracę,
• rozliczenie w państwie, w którym znajduje się siedziba pracodawcy.

W obszarze praca zdalna z zagranicy a ZUS obowiązują następujące reguły:

• pracownik powinien być ubezpieczony tylko w jednym państwie,
• jeżeli pracownik wykonuje pracę najemną w danym państwie członkowskim UE, to powinien być ubezpieczony w tym państwie (reguła ta nie dotyczy delegowania),
• w przypadku, gdy pracownik wykonuje swoje obowiązki w kilku państwach członkowskich UE, powinien być ubezpieczony w tym państwie, w którym mieszka, o ile pracuje w nim co najmniej przez 25 proc. swojego czasu pracy.

Wiele wspólnych cech prezentuje rozwiązanie w istocie analogicznego problemu, a więc kwestii praca zdalna z zagranicy a podatki. Również tutaj decydujące znaczenie mają indywidualne analizy, przede wszystkim pozwalające na uniknięcie podwójnego opodatkowania. Z punktu widzenia pracowników wykonujących pracę zdalną ma to wręcz kapitalne znaczenie, gdyż pozwala na zaoszczędzenie znacznych sum pieniędzy. Praca zdalna z zagranicy a podatki pozostaje na tyle istotnym zagadnieniem, że nigdy nie należy pomijać go przy przygotowaniu umów związanych z tego rodzaju formą świadczenia pracy.

Jakie umowy są potrzebne przy workation?

W zakresie ubezpieczeń społecznych oraz z punktu widzenia optymalnego płacenia podatków kluczowe znaczenie zawsze ma umowa o pracę lub inny rodzaj umowy, na mocy której pracownik może świadczyć pracę zdalnie. Przy workation prawo pozostaje jednoznaczne – to właśnie treść umowy o pracę decyduje właściwie o wszystkich najważniejszych sprawach. Należy tu pamiętać, że:

• praca zdalna z zagranicy powinna zostać jednoznacznie uzgodniona z pracodawcą,
• istotne konsekwencje podatkowe oraz w zakresie ubezpieczeń społecznych będą oceniane przez pryzmat treści umowy i sposobu jej realizacji,
• zabezpieczenie technicznego aspektu świadczenia pracy zdalnej co do zasady pozostaje po stronie pracodawcy. Praca zdalna z zagranicy przeważnie wiąże się z obowiązkiem wypłacenia pracownikowi adekwatnego ekwiwalentu.

Skoro miejsce wykonywania pracy zdalnej pociąga za sobą najwięcej konsekwencji, to powinno być ono w jednoznaczny sposób wskazane w umowie o pracę lub w porozumieniu o pracy zdalnej. Standardowo wystarczające pozostaje podanie państwa, z którego praca będzie świadczona. Warto także zdefiniować, w jakiej części czasu pracy pracownik będzie przebywał poza granicami Polski.

Przeczytaj także: Firma za granicą – dowiedz się, jak założyć działalność w UE

Podsumowanie – czy workation to przyszłość pracy?

Świadczenie pracy zdalnej za granicą dla pracodawcy działającego w Polsce i nieposiadającego zagranicznego zakładu, nie jest już dzisiaj niczym nadzwyczajnym.

Z punktu widzenia polskiego systemu ubezpieczeń społecznych oraz systemu podatkowego decydujący pozostaje wybór państwa, w którym pracownik i pracodawca będą regulować należności podatkowe i ubezpieczeniowe. Świadczenie pracy w formie zdalnej – w tym z zagranicy – daje pracownikowi elastyczność, która współcześnie jest coraz bardziej cenioną wartością. Wydaje się więc, że workation będzie się popularyzowała w najbliższych latach.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jakie są główne zalety workation dla pracowników?

Dzięki pracy zdalnej miejsce zamieszkania pracownika nie musi być powiązane z miejscem świadczenia pracy, co oznacza, iż zatrudniony może na stałe mieszkać za granicą, a pracować w Polsce. Dlatego ta forma świadczenia pracy spotyka się ze sporym zainteresowaniem.

Jakie wyzwania mogą wystąpić przy organizowaniu workation dla firm?

Jednym z najważniejszych wyzwań stojących przed firmami, które chcą zorganizować workation, jest ustalenie, gdzie pracownik i pracodawca będą podlegać obowiązkowi podatkowemu oraz ubezpieczeniom społecznym. Zagadnienia te przeważnie są regulowane w umowach międzynarodowych łączących Polskę z innymi państwami lub na poziomie prawa Unii Europejskiej.

Jakie są ograniczenia związane z pracą zdalną z zagranicy?

Świadczenie pracy zdalnej – w tym z zagranicy – powinno zostać ustalone w umowie o pracę lub w ramach pisemnego porozumienia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. W dokumencie tym należy ustalić najważniejsze zagadnienia związane z pracą zdalną, w tym zwłaszcza miejsce, z którego będzie ona świadczona oraz sposób wywiązywania się przez strony z ciążących na nich obowiązków i ich rozliczania.