RODO, czyli unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, to zasadniczy akt regulujący zagadnienia związane z przetwarzaniem i bezpieczeństwem informacji identyfikujących w firmie. Przedsiębiorca, który nie spełni wszelkich obowiązków nałożonych przez wspomnianą regulacje powinien spodziewać się surowych konsekwencji. W poniższym tekście wyjaśnimy te i wiele innych zagadnień, ważnych dla wszystkich przedsiębiorców.
Z artykułu dowiesz się:
- jakimi zasadami kierować się przy przetwarzaniu danych osobowych;
- jak wdrożyć w firmie odpowiednią politykę informacji identyfikujących i jak zadbać o jej realizację;
- co zrobić, aby uniknąć błędów przy przetwarzaniu danych wrażliwych.
Spis treści:
- Ochrona danych osobowych – co to oznacza dla firmy?
- Zasady ochrony danych osobowych w świetle RODO
- Polityka ochrony danych osobowych – jak ją stworzyć?
- Przechowywanie danych osobowych – jak zapewnić bezpieczeństwo?
- Ochrona danych osobowych w internecie – na co zwrócić uwagę?
- Audyt ochrony danych osobowych – dlaczego jest ważny?
- Ochrona danych osobowych i informacji niejawnych – co musisz wiedzieć?
Problematyka związana z RODO od kilku lat nie tylko nie traci na znaczeniu, ale stale rośnie. Wynika to z wielu czynników, ale najważniejszy ma znaczenie czysto praktyczne: po prostu coraz trudniej prowadzić własną działalność gospodarczą nie przetwarzając informacji identyfikujących swoich klientów.
Lekceważenie przepisów RODO może prowadzić więc do naprawdę poważnych konsekwencji dla przedsiębiorcy. Tym samym w każdej firmie należy przemyśleć wdrożenie odpowiedniej polityki przetwarzania danych. Poniżej wyjaśnimy, jak to zrobić.
Ochrona danych osobowych – co to oznacza dla firmy?
W aktualnych uwarunkowaniach związanych z prowadzeniem biznesu dla większości przedsiębiorców ochrona danych osobowych stanowi istotne wyzwanie. Podczas procedur związanych z przetwarzaniem identyfikacji osobowej powinni oni:
- sprawdzić, czy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej dochodzi do przetwarzania danych osobowych;
- opracować procedury przetwarzania danych;
- zadbać o to, aby dane osobowe klientów były bezpieczne, tzn. aby osoby nieuprawnione nie miały do nich dostępu.
Ochrona danych osobowych zawsze rozpoczyna się od definicji tego, czym w ogóle są. Zgodnie z przepisami RODO dane osobowe, to:
- wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej;
- możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
Zasady ochrony danych osobowych w świetle RODO
RODO – ochrona danych osobowych opiera się aktualnie przede wszystkim na tym akcie prawa unijnego – szeroko określa definicję danych osobowych. Równie szeroko ustawodawca unijny skonstruował definicję przetwarzania tychże danych. Według wskazanego aktu przetwarzanie danych osobowych oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
Przetwarzanie to musi opierać się przede wszystkim na następujących zasadach:
- legalności;
- celowości;
- prawidłowości;
- poufności;
- integralności;
- rozliczalności.
Ochrona danych osobowych oznacza w pierwszej kolejności zbieranie jedynie tych danych klientów, które są niezbędne do realizacji celów działalności. Zawsze dane te muszą być zabezpieczone. Bezpieczeństwo danych osobowych to jeden z podstawowych problemów unormowanych w RODO. Poza tym nie wolno zapominać, że ci, których dane dotyczą, mają prawo dostępu do nich, a także wycofania swojej zgody na przetwarzanie danych.da się odpowiednią wiedzę i doświadczenie niezbędne w zarządzaniu. Dlatego outsourcing w firmie najlepiej przeprowadzać pod okiem doświadczonych specjalistów z tego zakresu.
Zobacz też: Na czym polega umowa zlecenia – rozwiewamy wątpliwości!
Polityka ochrony danych osobowych – jak ją stworzyć?
W praktyce, aby sprostać wyzwaniom, jakie niesienie ze sobą ochrona danych osobowych, najlepiej jest opracować politykę ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie. Dla poprawnego opracowania polityki ochrony danych osobowych trzeba odpowiedzieć sobie na trzy niezwykle istotne pytania:
- w jakim celu chcę gromadzić dane osobowe?
- jaka jest podstawa przetwarzania przeze mnie danych osobowych?
- w jakim zakresie będę przetwarzał dane osobowe?
Polityka, czy też regulamin ochrony danych osobowych powinien regulować takie kwestie, jak m.in.:
- osoby odpowiedzialne za przetwarzanie danych;
- podstawy przetwarzania danych (przepisy prawa lub dobrowolna zgoda dysponenta);
- zasady dostępu do danych osobowych;
- kontrola poprawności przetwarzania;
- sposób zabezpieczenia danych;
- postępowanie na wypadek naruszenia zasad przetwarzania.
Przechowywanie danych osobowych – jak zapewnić bezpieczeństwo?
W działalności przedsiębiorstwa – w zdecydowanej większości przypadków – przetwarzanie danych osobowych wiąże się z ich przechowywaniem. Może do tego dochodzić w sposób tradycyjny, gdy gromadzimy „papierową” dokumentację, w której znajdują się dane osobowe lub w sposób cyfrowy. Zawsze jednak liczy się tutaj bezpieczeństwo danych osobowych. Jak je zapewnić?
Wiele zależy tu od okoliczności konkretnego przypadku, ale ogólnie rzecz ujmując ochrona danych osobowych zawsze wymaga, aby dostęp do tych danych posiadały jedynie osoby uprawnione. Najlepiej wskazać imiennie, którzy pracownicy firmy będą mogli uzyskać dostęp do określonych danych osobowych. Wówczas nikt, kto nie posiada takiego upoważnienia nie może mieć do nich dostępu.
Ochrona danych osobowych w internecie – na co zwrócić uwagę?
Nowoczesne technologie, z których korzysta już większość przedsiębiorstw otwierają pytanie o bezpieczeństwo danych w internecie. Reguła jest tutaj taka sama, jak przy tradycyjnym przetwarzaniu danych: nikt nieuprawniony nie może mieć do nich dostępu. W przypadku przetwarzania danych osobowych w świecie wirtualnym ważne tu jest korzystanie z oprogramowania gwarantującego bezpieczeństwo oraz integralność danych.
Audyt ochrony danych osobowych – dlaczego jest ważny?
Audyt ochrony danych osobowych pozwala na ustalenie, czy stosowane przez Ciebie środki ochrony danych, jakie przetwarzasz, są adekwatne i rzeczywiście gwarantują bezpieczeństwo danych. Cele stawiane przed takim audytem, to:
- zidentyfikowanie zagrożeń związanych z bezpieczeństwem danych osobowych;
- doskonalenie funkcjonowania procedur dotyczących przetwarzania danych;
- opracowanie rekomendacji dla administratora danych.
Standardowo audyt ochrony danych osobowych powinien być przeprowadzany co najmniej raz do roku.
Zobacz też: Outsourcing – czym jest i jak wpływa na firmę?
Ochrona danych osobowych i informacji niejawnych – co musisz wiedzieć?
Kiedy w Kancelarii KPR spotykamy się ze sprawami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych zawsze uczulamy naszych klientów, że jest to niezwykle istotne zagadnienie. Błędy w zakresie ochrony danych osobowych przynoszą przedsiębiorcom znaczne straty: wizerunkowe oraz finansowe, wynikające chociażby z kar nakładanych za przekroczenie reguł ochrony danych. W ochronie danych osobowych kluczową kwestią pozostaje zapewnienie ich bezpieczeństwa. Do danych osobowych nie mogą mieć dostępu osoby nieuprawnione. Chodzi tu zarówno o osoby postronne, jak i o pracowników przedsiębiorstwa niemających upoważnienia do przetwarzania danych klientów.
