Sprawozdanie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych – obowiązek największych podatników CIT

30 kwietnia to kluczowy termin dla największych polskich przedsiębiorców. Do tego dnia muszą oni złożyć sprawozdanie o stosowanych terminach zapłaty w transakcjach handlowych za poprzedni rok. Choć obowiązek dotyczy stosunkowo wąskiej grupy podmiotów, jego niewypełnienie grozi poważnymi konsekwencjami prawnymi i może negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy.

Najważniejsze informacje

• Sprawozdanie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych składają podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, których przychód w roku podatkowym zakończonym w 2023 r. przekroczył równowartość 50 mln euro.
• Termin złożenia sprawozdania za rok 2024 mija 30 kwietnia 2025 r., niezależnie od przyjętego przez podatnika roku obrotowego.
• Niezłożenie sprawozdania w terminie stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny w wysokości od 20 do 5000 złotych.
• Za przekazanie sprawozdania w terminie odpowiedzialni są członkowie zarządu lub innego organu zarządzającego – w przypadku nieprzekazania dokumentu odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie organu wieloosobowego.
• Sprawozdanie można złożyć wyłącznie elektronicznie przez portal biznes.gov.pl.
• Dokument zawiera szczegółowe dane o wartości świadczeń pieniężnych otrzymanych i spełnionych w terminie oraz opóźnionych w transakcjach handlowych.

Spis treści

1. Kim są podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania o terminach zapłaty?
2. Kto odpowiada za złożenie sprawozdania w terminie?
3. Jakie dane zawiera sprawozdanie o stosowanych terminach zapłaty w transakcjach handlowych?
4. Czym jest transakcja handlowa w rozumieniu ustawy?
5. Termin złożenia sprawozdania i sposób jego przekazania
6. Obowiązek złożenia korekty sprawozdania
7. Konsekwencje niezłożenia sprawozdania w terminie
8. Znaczenie sprawozdawczości dla praktyk płatniczych w Polsce
9. Podsumowanie
10. FAQ

Obowiązek sprawozdawczy wprowadzony został w 2020 roku jako element przeciwdziałania nadmiernym opóźnieniom w płatnościach między firmami. Jego celem jest zwiększenie jawności praktyk płatniczych największych polskich przedsiębiorców i ograniczenie zjawiska zatorów płatniczych w gospodarce.

Kim są podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania o terminach zapłaty?

Obowiązek złożenia sprawozdania o terminach zapłaty w transakcjach handlowych wynika z art. 13a ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Dotyczy on podatników podatku dochodowego od osób prawnych, u których wartość przychodu uzyskana w roku podatkowym przekroczyła równowartość 50 mln euro.

Kwota 50 mln euro jest przeliczana na złote według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roboczym roku kalendarzowego poprzedzającego rok podania indywidualnych danych podatników do publicznej wiadomości. W praktyce oznacza to, że podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, którzy uzyskali przychód przekraczający 50 mln euro w roku podatkowym zakończonym w 2023 r., których indywidualne dane podatkowe zostały podane przez ministra finansów do publicznej wiadomości w terminie do 30 września 2024 r., są zobowiązani do złożenia sprawozdania o terminach zapłaty za rok 2024.

Lista podmiotów zobowiązanych do złożenia sprawozdania jest publicznie dostępna na stronie Ministerstwa Finansów w zakładce „Indywidualne dane podatników CIT”. To właśnie w tym zestawieniu przedsiębiorcy mogą zweryfikować, czy ciąży na nich obowiązek sprawozdawczy.

Z obowiązku złożenia sprawozdania zostały zwolnione publiczne podmioty lecznicze oraz podmioty lecznicze w formie spółek kapitałowych utworzonych i prowadzonych przez Skarb Państwa albo przez jednostkę samorządu terytorialnego. Zwolnienie nie obejmuje natomiast podatkowych grup kapitałowych – w ich przypadku sprawozdanie przekazuje kierownik każdej ze spółek wchodzących w skład grupy kapitałowej.

Kto odpowiada za złożenie sprawozdania w terminie?

Za przekazanie sprawozdania w terminie odpowiedzialni są kierownicy podmiotów, które mają obowiązek złożyć sprawozdanie. Za kierownika podmiotu uznaje się członka zarządu lub innego organu zarządzającego tego podmiotu, osobę pełniącą funkcję takiego organu, a jeżeli w podmiocie tym nie działa taki organ – osobę zarządzającą jego działalnością.

W przypadku spółki komandytowo-akcyjnej oraz spółki komandytowej za kierownika uznaje się komplementariusza prowadzącego sprawy spółki, a w przypadku spółki jawnej – wspólnika prowadzącego sprawy spółki. Za kierownika podmiotu uznaje się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym.

W praktyce oznacza to, że w przypadku nieprzekazania w terminie sprawozdania, odpowiedzialność poniosą wszyscy członkowie organu wieloosobowego. Natomiast gdy sprawozdanie zostanie przekazane w terminie przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu, od odpowiedzialności uwolnią się wszyscy członkowie zarządu lub innego organu zarządzającego.

„Obowiązek sprawozdawczy spoczywa bezpośrednio na zarządzie spółki. To oznacza, że każdy członek zarządu powinien być świadomy tego terminu i konsekwencji jego niedotrzymania. W praktyce warto wdrożyć wewnętrzne procedury przypominające o tym obowiązku z odpowiednim wyprzedzeniem”
Ewa Madejewska, adwokat i licencjonowany doradca restrukturyzacyjny

Jakie dane zawiera sprawozdanie o stosowanych terminach zapłaty w transakcjach handlowych?

Zakres danych, które należy zamieścić w sprawozdaniu, określa art. 13a ust. 4 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Zgodnie z tym przepisem w sprawozdaniu o terminach zapłaty w transakcjach handlowych należy podać:

• wartość świadczeń pieniężnych otrzymanych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie określonym w umowie,
• wartość świadczeń pieniężnych spełnionych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie określonym w umowie,
• wartość świadczeń pieniężnych nieotrzymanych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie określonym w umowie, z podziałem na opóźnienia: do 30 dni, od 31 do 60 dni, od 61 do 120 dni oraz powyżej 120 dni,
• wartość świadczeń pieniężnych niespełnionych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie określonym w umowie, z analogicznym podziałem na przedziały czasowe opóźnień,
• udział procentowy poszczególnych świadczeń pieniężnych nieotrzymanych oraz niespełnionych w poprzednim roku kalendarzowym w całkowitej wartości świadczeń pieniężnych.

Raportowane świadczenia pieniężne należy odnieść do kryteriów ich spełnienia/niespełnienia oraz ich otrzymania/nieotrzymania w roku, za który składane jest sprawozdanie. W praktyce oznacza to, że sprawozdanie składane za 2024 r. powinno obejmować wartości świadczeń pieniężnych spełnionych/otrzymanych w 2024 r. oraz niespełnionych/nieotrzymanych w terminie umownym w 2024 r., które były w tym roku wymagalne.

W związku z tym w sprawozdaniu za 2024 r. ujmowane są również świadczenia pieniężne z transakcji handlowych zawartych przed 2024 r., z wyłączeniem świadczeń przedawnionych. Wartości świadczeń pieniężnych ujmowanych w sprawozdaniu należy podawać w walucie polskiej. Wartości świadczeń pieniężnych wyrażone w walucie obcej przelicza się na walutę polską według zasad rachunkowości przyjętych przez dany podmiot.

Czym jest transakcja handlowa w rozumieniu ustawy?

W sprawozdaniu raportowane są dane dotyczące świadczeń pieniężnych związanych z transakcjami handlowymi. Transakcja handlowa to umowa, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, jeżeli strony zawierają ją w związku z wykonywaną działalnością gospodarczą.

Istotne wyłączenia dotyczą transakcji handlowych zawieranych w zakresie działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej oraz transakcji handlowych, których wyłącznymi stronami są podmioty należące do tej samej grupy kapitałowej. W sprawozdaniu nie uwzględnia się również świadczeń pieniężnych, w przypadku których upłynął termin przedawnienia.

W związku z powyższym w sprawozdaniu nie ujmuje się świadczeń związanych z transakcjami handlowymi zawieranymi w zakresie działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, świadczeń wynikających z transakcji handlowych, których wyłącznymi stronami są podmioty należące do tej samej grupy kapitałowej, a także świadczeń pieniężnych, w przypadku których upłynął termin przedawnienia. W praktyce nie raportuje się również rozliczeń pomiędzy oddziałami tego samego przedsiębiorcy (np. pomiędzy spółką a jej oddziałem), ponieważ nie dochodzi wówczas do transakcji pomiędzy odrębnymi podmiotami.

Sprawozdanie nie obejmuje również takich świadczeń jak odszkodowania, rekompensaty za koszty odzyskiwania należności czy roszczenia powstałe w wyniku kapitalizacji odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Termin złożenia sprawozdania i sposób jego przekazania

Podmioty zobowiązane mają obowiązek złożenia sprawozdania o stosowanych terminach zapłaty za rok 2024 w terminie do 30 kwietnia 2025 r. Termin ten dotyczy roku kalendarzowego, niezależnie od przyjętego przez podatnika roku obrotowego.

Sprawozdanie można złożyć wyłącznie elektronicznie przez portal biznes.gov.pl za pomocą formularza elektronicznego. System prowadzi użytkownika przez proces wypełniania kreatora sprawozdania krok po kroku, a po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól automatycznie generuje gotowy dokument.

Po przejściu przez kreator należy podpisać dokument podpisem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub skorzystać z opcji „wiele podpisów”, jeśli sprawozdanie ma podpisać kilka osób. Nie jest konieczne podpisanie sprawozdania od razu po przejściu kreatora – można zebrać wymagane podpisy i wrócić do kreatora w późniejszym czasie, aby wysłać podpisany dokument.

Sprawozdanie może zostać złożone przez pełnomocnika. W takim przypadku przy wypełnianiu elektronicznego kreatora sprawozdania należy dołączyć kopię pełnomocnictwa oraz potwierdzenie zapłacenia opłaty skarbowej w wysokości 17 zł. Prokurent wpisany do KRS nie ma obowiązku dołączania dokumentów potwierdzających istnienie prokury, a co za tym idzie nie musi płacić opłaty skarbowej za złożenie takich dokumentów.

Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych nie przewiduje ograniczeń co do rodzaju wykorzystywanego pełnomocnictwa – można się posługiwać pełnomocnictwem ogólnym, rodzajowym bądź szczególnym obejmującym umocowanie do złożenia sprawozdania. Nie ma też wymagań co do formy pełnomocnictwa.

Obowiązek złożenia korekty sprawozdania

Podmiot, który przekazał sprawozdanie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, składa korektę tego sprawozdania, jeżeli co najmniej w jednej pozycji przekazanego sprawozdania dane uległy zmianie o co najmniej 10% wartości. Korektę sprawozdania składa się wraz z uzasadnieniem przyczyn korekty.

W praktyce zmiany wartości świadczeń wynikających z faktur korygujących wystawionych w latach następujących po roku, za który złożono sprawozdanie, nie wykazuje się w korekcie złożonego już sprawozdania, lecz w sprawozdaniu składanym za rok, w którym świadczenie objęte fakturą stało się wymagalne i w rzeczywistości nastąpił, lub też powinien nastąpić zwrot albo dopłata.

Konsekwencje niezłożenia sprawozdania w terminie

Niezłożenie sprawozdania w terminie jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny. Zgodnie z przepisami, kto, będąc odpowiedzialnym za przekazanie sprawozdania o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, dopuszcza do jego nieprzekazania w terminie, podlega karze grzywny na podstawie art. 24 § 1 Kodeksu wykroczeń. Grzywnę wymierza się w wysokości od 20 do 5000 złotych.

Należy również pamiętać, że ustawa zakazuje nadmiernego opóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych. Ma to miejsce w przypadku, gdy w okresie 3 kolejnych miesięcy suma wartości świadczeń pieniężnych niespełnionych oraz spełnionych po terminie przez dany podmiot wynosi co najmniej 2 000 000 złotych.

Informacje o podmiotach, które nie złożyły sprawozdania w terminie, minister właściwy do spraw gospodarki przekazuje Prezesowi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Prezes UOKiK może wykorzystać te dane przy dokonywaniu analizy prawdopodobieństwa nadmiernego opóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych oraz przy typowaniu dopuszczających się tego przedsiębiorców.

„Sankcje za niezłożenie sprawozdania to nie tylko kara grzywny. Równie istotne są konsekwencje wizerunkowe – informacja o niespełnieniu obowiązku sprawozdawczego może negatywnie wpłynąć na postrzeganie firmy przez kontrahentów i partnerów biznesowych. W czasach, gdy terminowość płatności jest kluczowym elementem wiarygodności biznesowej, warto zadbać o pełną transparentność.”

Ewa Madejewska, adwokat i licencjonowany doradca restrukturyzacyjny

Znaczenie sprawozdawczości dla praktyk płatniczych w Polsce

Wprowadzenie obowiązkowego sprawozdania o terminach zapłaty w transakcjach handlowych ma na celu zwiększenie jawności praktyk płatniczych największych polskich przedsiębiorców. Zagwarantowanie jawności praktyk płatniczych zmniejsza skłonność do zachowań nagannych i pozwala obniżyć ryzyko wchodzenia w relacje biznesowe z partnerami stosującymi nadmiernie wydłużone terminy zapłaty.

Publikacja danych o stosowanych praktykach płatniczych stwarza największym przedsiębiorcom możliwość zaprezentowania się jako rzetelni kontrahenci. Zestawienia sprawozdań za poszczególne lata są publicznie dostępne na stronie Ministerstwa Rozwoju i Technologii, co umożliwia weryfikację praktyk płatniczych potencjalnych partnerów biznesowych.

Dla warszawskich, krakowskich, wrocławskich czy poznańskich przedsiębiorców działających w skali krajowej lub międzynarodowej transparentność w zakresie terminów zapłaty w transakcjach może stanowić istotny element budowania przewagi konkurencyjnej i wiarygodności na rynku.

Podsumowanie

Sprawozdanie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych to obowiązek, który dotyczy największych podatników podatku dochodowego od osób prawnych, ale jego znaczenie wykracza daleko poza formalny wymóg sprawozdawczy. To narzędzie transparentności praktyk płatniczych, które ma realny wpływ na przeciwdziałanie zatorom płatniczym w polskiej gospodarce.

Przedsiębiorcy zobowiązani do złożenia sprawozdania powinni pamiętać o terminie 30 kwietnia każdego roku oraz o konieczności wypełnienia obowiązku wyłącznie drogą elektroniczną przez portal biznes.gov.pl. Odpowiedzialność za terminowe złożenie dokumentu ponoszą członkowie zarządu lub innego organu zarządzającego, a konsekwencje niedopełnienia obowiązku mogą mieć zarówno wymiar finansowy (kara grzywny), jak i wizerunkowy.

FAQ