Co to jest rachunek zysków i strat (RZIS)? Wyjaśnia ekspert

Rachunek zysków i strat pozwala przedsiębiorcy na bieżąco monitorować sytuację finansową swojej firmy. Często sporządzenie takiego bilansu jest także obowiązkiem. Czym więc jest RZIS i kiedy warto z niego skorzystać?

Z lektury artkułu dowiesz się przede wszystkim:

• Czym dokładnie jest rachunek zysków i strat oraz kiedy trzeba go opracować?
• Co pozwala ustalić RZIS?
• W jakich sytuacjach warto sporządzić ten dokument, nawet jeżeli nie ma takiego obowiązku?

Spis treści

1. Sprawozdanie finansowe jednostki – co to jest?
2. Rachunek zysków i strat – podstawowa metoda diagnozy stanu firmy
3. Jak prawidłowo sporządzić rachunek zysków i strat?
4. Metody przygotowywania RIZS?
5. Uproszczony rachunek zysków i strat
6. Czy warto monitorować sytuację ekonomiczną firmy?
7. Zakończenie – najważniejsze informacje o rachunku zysków i strat

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością wypełnienia różnego rodzaju obowiązków formalnych. Wśród nich do najbardziej rozbudowanych należą kwestie rachunkowe, które zawsze muszą być precyzyjnie ewidencjonowane w odpowiednich księgach przedsiębiorstwa. Aby dobrze zorientować się w gąszczu tak zgromadzonych informacji – a tym samym poznać rzeczywistą kondycję firmy – w określonym czasie trzeba sporządzać bilans zysków i strat. Czym się on charakteryzuje? Warto znać odpowiedź na to pytanie także z tego względu, że przygotowanie takiego rachunku jest nierzadko obowiązkiem przedsiębiorcy.

Sprawozdanie finansowe jednostki – co to jest?

Obowiązek przygotowania sprawozdania finansowego jest jednym z najważniejszych, jakie wynikają z ustawy o rachunkowości. Dokument ten musi zostać sporządzony na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz na inny dzień bilansowy. Każde sprawozdanie finansowe składa się z:

• bilansu;
• rachunku zysków i strat;
• informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

W niektórych przypadkach w sprawozdaniu finansowym należy ponadto uwzględnić zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym, a w przypadku funduszy inwestycyjnych – zestawienie zmian w aktywach netto, oraz rachunek przepływów pieniężnych.

Podstawowe definicje przy sprawozdaniu finansowym

Opracowując sprawozdanie finansowe warto pamiętać o podstawowych definicjach, czyli:

• przychody finansowe – przychody wynikające z działalności inwestycyjnej oraz finansowej. W tej grupie mieszczą się m.in. odsetki z lokat bankowych, przychody z dywidend czy ze sprzedaży papierów wartościowych;
• koszty ogólnego zarządu – wydatki związane z kierowaniem działalnością danej jednostki (np. utrzymanie biur, magazynów, ochrona mienia, szkolenia pracowników, koszty podatków i opłat lokalnych);
• koszty sprzedanych produktów – koszt własny sprzedanych produktów, na który składa się koszty podstawowej działalności operacyjnej pomniejszony o koszt wytworzenia świadczeń na potrzeby własne oraz wartość sprzedanych produktów według ceny ich sprzedaży;
• pozostałe przychody operacyjne – przychody pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki. W tej grupie mieści się np. zyski ze zbycia niefinansowych aktywów trwałych, przychody z najmu lub dzierżawy środków trwałych oraz przychody związane ze zdarzeniami losowymi;
• pozostałe koszty operacyjne – koszty pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki, m.in. strata z niefinansowych aktywów trwałych, straty związane ze zdarzeniami losowymi, poniesione kary bądź grzywny, odszkodowania;
• koszty sprzedaży – są to koszty powstające w fazie produkcji (np. magazynowanie, transport, załadunek) oraz samej sprzedaży, związane przykładowo z promocją, reklamą;
• koszty finansowe – koszty i straty związane z działalnością inwestycyjną i finansową (np. odsetki i prowizje od kredytów bankowych);
• koszty operacyjne – ogół kosztów ponoszonych w związku z działalnością podstawową. Ich przykładem są koszty materiałów i energii, najmu, remontów, wynagrodzenia, ubezpieczenia społeczne, amortyzacja, wartość sprzedanych towarów i materiałów;
• pozostałe koszty rodzajowe – chodzi tu o takie koszty, które nie mogły zostać zakwalifikowane do innych kategorii.

W jaki natomiast sposób przedstawia się relacja na linii bilans a rachunek zysków i strat? Otóż bilans nakierowany jest na ustalenie składników majątkowych przedsiębiorstwa, natomiast rachunek zysków i strat pozwala ustalić w jaki dokładnie sposób firma generuje przychody oraz jakie koszty się z tym wiążą.

Rachunek zysków i strat – podstawowa metoda diagnozy stanu firmy

Rachunek zysków i strat (RZIS) – określany niekiedy także, jako bilans zysków i strat bądź rachunek wyników – należy do podstawowych metod diagnostycznych, dzięki którym przedsiębiorca może określić ekonomiczną kondycję swojego biznesu. Stąd jego okresowe sporządzanie jest wręcz nieodzownym elementem prowadzenia jakiejkolwiek działalności gospodarczej. Dzięki temu możliwe jest określenie obszarów wymagających interwencji naprawczych czy przeprowadzenia bardziej zaawansowanych zabiegów mających na celu rozwiązanie pojawiających się trudności. Chociażby w postaci postępowania restrukturyzacyjnego.

Polecamy też: Zakończenie i umorzenie postępowania restrukturyzacyjnego. Najważniejsze informacje

Poza tym warto pamiętać, że bardzo często obowiązek sporządzenia RZIS wynika także z przepisów obowiązującego prawa. W końcu obok bilansu jest to istotna część właściwie każdego sprawozdania finansowego. Co za tym idzie, obowiązek przygotowywania tego dokumentu spoczywa m.in. na:

• Osobowych i kapitałowych spółek prawa handlowego (w tym także tych, które znajdują się dopiero w stadium organizacji);
• Osobach fizycznych, należących do nich spółek jawnych oraz spółek partnerskich – w przypadku, gdy ich przychód netto z tytułu sprzedaży w poprzednim roku obrotowym wyniósł co najmniej 1 200 000 euro;
• Jednostkach nieposiadających osobowości prawnej
• Przedstawicielstwach i oddziałach firm zagranicznych działających na terytorium Polski.

Jak prawidłowo sporządzić rachunek zysków i strat?

Aby bilans zysków i strat spełnił swoje zadanie, musi przede wszystkim zostać prawidłowo sporządzony. Podstawową zasadą, jaka powinna przyświecać wszystkim opracowującym RZIS, jest zasada współmierności, zdefiniowana w ustawie o rachunkowości. Zgodnie z jej art. 6 w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Jednocześnie dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty, lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Pomimo nieco skomplikowanej redakcji tej regulacji jej przesłanie jest w istocie proste: RZIS musi zostać tak opracowany, aby wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia określonych przychodów zostały ujęte w księgach rachunkowych przedsiębiorstwa w tym samym okresie, co same przychody.

Zobacz również: Nadzorca sądowy w postępowaniu restrukturyzacyjnym. Funkcje i obowiązki

Dlatego bilans czy rachunek zysków i strat to przede wszystkim zestawienie przychodów wypracowanych z prowadzonej działalności gospodarczej oraz związanych z nimi kosztów. Bilans ten sporządzany jest z uwzględnieniem przyjętego okresu, najczęściej pokrywającego się z rokiem obrotowym. Różnica pomiędzy przychodami i kosztami, uwzględniająca oczywiście także różnego rodzaju obciążenia podatkowe, pozwala na obliczenie wyniku finansowego ilustrującego sytuację ekonomiczną przedsiębiorstwa.

Metody przygotowywania RIZS

Rachunek zysków i strat może zostać przygotowany przy wykorzystaniu jednej z dwóch metod: kalkulacyjnej lub porównawczej. Mówiąc w pewnym uproszczeniu, pierwsza z nich zakłada opracowanie bilansu poprzez ustalenie kosztów wytworzenia produktów na podstawie kosztu własnego sprzedanych produktów, przy uwzględnieniu kosztów sprzedaży i ogólnego zarządu. Aby sporządzić rachunek zysków i strat trzeba w bilansie wyróżnić koszty przychody netto ze sprzedaży produktów; koszt sprzedanych produktów i ich wytworzenia oraz koszty zarządu. Oczywiście, jeżeli istnieją, w bilansie uwzględnia się także inne koszty.

Przeczytaj także: Upadłość konsumencka – ile trwa postępowanie?

Natomiast metoda porównawcza opracowania rachunku zysków i strat opiera się na rodzajowym układzie kosztów. W takim układzie wyróżnia się kilka rodzajów kont, wyszczególniając m.in. koszty wynagrodzeń i świadczeń na ubezpieczenie społeczne; amortyzacji; podatków i innych opłat czy zużycia materiałów i energii.

Uproszczony rachunek zysków i strat

W niektórych przypadkach zamiast pełnego bilansu wystarczający jest uproszczony rachunek zysków i strat. Z tego wariantu mogą skorzystać mali i mikro przedsiębiorcy. Najbardziej charakterystyczną cechą uproszczonego rachunku zysków i strat jest brak konieczności wyróżniania wszystkich elementów składających się na tradycyjny bilans i możliwość poprzestania jedynie na jego najważniejszych pozycjach, w których sumarycznie przedstawia się informacje zawarte w zwyczajowym bilansie. Warto podkreślić, że jest to jedynie możliwość. Dlatego każda jednostka może sporządzić pełny bilans zysków i strat.

W uproszczonym rachunku zysków i strat jedynie w niewielkim zakresie uwzględnia się informację dodatkową; istnieje możliwość odstąpienia od przygotowywania zestawienia zmian w kapitałach własnych oraz zmian w przepływach pieniężnych. Poza tym w uproszczonym bilansie nie trzeba opracowywać sprawozdania z działalności podmiotu, co z kolei stanowi – z praktycznego punktu widzenia – bardzo istotne ułatwienie.

Możliwość skorzystania z uproszczonego rachunku zysków i strat daje dwie podstawowe korzyści:

• Oszczędność czasu, którego potrzeba naprawdę sporo przy opracowywaniu pełnego bilansu;
• Brak konieczności ujawnienia wielu informacji handlowych, co z kolei znacząco utrudnia dostęp do nich konkurencji.

Z drugiej jednak strony rachunek zysków i strat uproszczony nie dostarcza pełnej i pogłębionej wiedzy o stanie finansowym przedsiębiorstwa. Dlatego, zwłaszcza w przypadku, gdy pojawiają się już oznaki perturbacji finansowych, w które mogła popaść firma, warto sięgnąć jeszcze po inne metody oceny położenia przedsiębiorstwa. W tym opracować pełny rachunek zysków i strat.

Czy warto monitorować sytuację ekonomiczną firmy?

Bez względu na to, czy przedsiębiorca zdecyduje się na sporządzenie pełnego bilansu zysków i strat, czy też jego uproszczonej wersji. Obok wypełnienia obowiązków przewidzianych przez prawo, zyskuje szereg informacji niezbędnych do prawidłowego zdiagnozowania sytuacji firmy. Tym samym prawidłowe opracowanie bilansu pozwala zawczasu wykryć ewentualne problemy ekonomiczne, a tym samym wdrożenie właściwych środków zaradczych. Wśród nich na szczególną uwagę zasługuje przeprowadzenie postępowania restrukturyzacyjnego. Dzięki niemu można skutecznie pozbyć się problemu nadmiernego zadłużenia przedsiębiorstwa, stwarzającego ryzyko jego niewypłacalności.

W tym kontekście warto przypomnieć, że samo pojęcie niewypłacalności może być różnorodnie definiowane. Jednak w praktyce największe znaczenie ma definicja zawarta w Prawie upadłościowym, którą stosuje się również na gruncie przepisów Prawa restrukturyzacyjnego. Zgodnie z art. 11 Prawa upadłościowego:

• dłużnik jest niewypłacalny, jeżeli utracił zdolność do wykonywania swoich wymagalnych zobowiązań pieniężnych;
• domniemywa się, że dłużnik utracił zdolność do wykonywania swoich wymagalnych zobowiązań pieniężnych, jeżeli opóźnienie w wykonaniu zobowiązań pieniężnych przekracza trzy miesiące;
• dłużnik będący osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, jest niewypłacalny także wtedy, gdy jego zobowiązania pieniężne przekraczają wartość jego majątku, a stan ten utrzymuje się przez okres przekraczający dwadzieścia cztery miesiące;
• domniemywa się, że zobowiązania pieniężne dłużnika przekraczają wartość jego majątku, jeżeli zgodnie z bilansem jego zobowiązania, z wyłączeniem rezerw na zobowiązania oraz zobowiązań wobec jednostek powiązanych, przekraczają wartość jego aktywów, a stan ten utrzymuje się przez okres przekraczający dwadzieścia cztery miesiące.

Natomiast stosownie do art. 6 ust. 3 Prawa restrukturyzacyjnego przez dłużnika zagrożonego niewypłacalnością należy rozumieć dłużnika, którego sytuacja ekonomiczna wskazuje, że w niedługim czasie może stać się niewypłacalny. Dlatego postępowanie restrukturyzacyjne może zostać zainicjowanie na stosunkowo wczesnym etapie problemów finansowych firmy. Prawidłowo opracowany RZIS z pewnością znacznie ułatwia uchwycenie tego momentu. 

Zainteresuj się: 60 tys. dla małych gospodarstw na restrukturyzację. Poradnik

Zakończenie – najważniejsze informacje o rachunku zysków i strat

Podstawowym celem rachunku zysków i strat jest precyzyjne ustalenie sytuacji ekonomicznej firmy. Warto pamiętać, że mikro i mali przedsiębiorcy mogą skorzystać z uproszczonego bilansu. Wystarczy ograniczyć się w nim do najważniejszych pozycji rachunkowych przedsiębiorstwa. Dzięki prawidłowemu sporządzeniu bilansu przedsiębiorca zyskuje możliwość podjęcia zawczasu działań naprawczych, służących wyeliminowaniu źródeł ewentualnych problemów.

Rachunek zysków i strat pozwala przede wszystkim zorientować się, że firma znajduje się w stanie zagrożenia niewypłacalnością. To z kolei otwiera możliwość skorzystania z postępowania restrukturyzacyjnego, będącego najlepszym sposobem na uniknięcie konieczności ogłoszenia upadłości firmy i w konsekwencji jej likwidacji. Jeżeli przedsiębiorca przegapi najlepszy moment na rozpoczęcie restrukturyzacji, to może okazać się, że straci szansę na oddłużenie swojej firmy. Dobrze opracowany rachunek zysków i strat zawsze minimalizuje to ryzyko.