Księgowość wymaga precyzji, a wszystkie dokumenty księgowe muszą zostać sporządzone zgodnie z prawem. Klasycznym przykładem jest tu faktura VAT, a więc dokument mający ogromne znaczenie w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Jeżeli pojawią się w nim błędy, należy je jak najszybciej skorygować. Do tego celu może zostać wykorzystana nota korygująca. Więcej na ten temat omówi radca prawny. Zapraszam do lektury!
W poniższym tekście wyjaśnię m.in.:
- Czym jest nota korygująca?
- W jakich okolicznościach należy ją wystawić, a kiedy nie może zostać ona sporządzona?
- W jaki sposób poprawnie przygotować notę korygującą?
Spis treści:
- Nota korygująca – definicja i znaczenie
- Nota korygująca – nabywca. Kto powinien ją wystawić?
- Jak napisać notę korygującą krok po kroku?
- Teraz już wiesz, jak napisać notę korygującą!
Księgowość musi być prowadzona dokładnie i skrupulatnie. W przeciwnym razie przedsiębiorca może popaść w poważne tarapaty. Dlatego na bieżąco trzeba usuwać ewentualne błędy i pomyłki mające wpływ na rozliczenia z fiskusem. Sposób dokonywania zmian i korekt w dokumentach księgowych przeważnie jest ściśle regulowany przez prawo. Właśnie dlatego osoba prowadząca własną działalność gospodarczą nie może tu działać w sposób dowolny. Jednym ze sposobów na wprowadzanie poprawek w księgowości jest nota korygująca. Czy dokładnie jest, kiedy i jak z niej korzystać? Wszystkie kwestie wyjaśnię poniższym tekście.
Nota korygująca – definicja i znaczenie
Nota korygująca jest dokumentem ściśle związanym z fakturą VAT. Służy ona do poprawy drobnych błędów, które nie mają większego znaczenia dla istoty samej transakcji, ale zostały zamieszczone – przez przypadek czy w wyniku innego błędu sprzedawcy – na fakturze VAT. Tym samym nota korygująca do faktury jest wykorzystywana jedynie do korekty błędów formalnych, a więc np.:
- adresu kontrahenta;
- numeru NIP;
- daty sprzedaży lub odbioru;
- oznaczenia rodzaju towaru lub usługi.
Na podstawie noty korygującej nie mogą zostać zmienione m.in. następujące dane:
- cena netto, czyli cena jednostkowa sprzedanego towaru lub wykonanej usługi;
- wartość netto, a więc ogólna wartość towarów lub usług bez należnego podatku;
- zastosowana jednostka miar i ilości sprzedanego towaru lub rodzaju wykonanej usługi;
- przyjęta stawka podatku;
- wartość sprzedaży brutto;
- kwota należności ogółem wraz z należnym podatkiem.
Poprawa jednego z wymienionych tu błędów jest możliwa na podstawie faktury korygującej, a nie noty korygującej. W każdym razie nota korygująca – co to jest, udało nam się już ustalić. Warto zaznaczyć, że może zostać ona wystawiona jedynie przez określone podmioty. A więc przez kogo?
Zobacz również: Jak napisać pozew o niezapłaconą fakturę?
Nota korygująca – nabywca. Kto powinien ją wystawić?
Ustawa o podatku od towarów i usług precyzuje, że nota korygująca jest wystawiana przez nabywcę towaru lub usługi, który otrzymał błędnie wystawioną fakturę. Jest to więc poniekąd odwrotny proces do wystawiania samej faktury VAT – wystawia ją przedsiębiorca sprzedający towar lub realizujący usługę. Natomiast nota korygująca pozostaje w gestii tego przedsiębiorcy, który towar zakupił lub był odbiorcą usługi objętej fakturą. To w jego interesie, przede wszystkim ze względu na różnego rodzaju „odpisy” bądź inne preferencje podatkowe, pozostaje sprostowanie niepoprawnych danych formalnych zawartych w fakturze VAT. Innymi słowy, to nabywca powinien zwrócić uwagę dostawcy na fakt nieprawidłowego wystawienia faktury.
Nie oznacza to, że sprzedawca lub dostawca, do którego wpłynął taki dokument, powinien ją po prostu zaakceptować. Jego zadaniem pozostaje przede wszystkim upewnienie się, że faktycznie doszło do pomyłki przy wystawianiu faktury VAT, a treść noty korygującej rzeczywiście doprowadzi do jej usunięcia. Taki dokument zawsze musi zostać zaakceptowany przez przedsiębiorcę, do którego została zaadresowana.
W przepisach prawa nie sprecyzowano, w jaki dokładnie sposób może dojść do akceptacji noty korygującej do faktury VAT. Najczęściej stosowanym rozwiązaniem pozostaje podpisanie się przez adresata noty lub – w przypadku osób prawnych i jednostek organizacyjnych posiadających jedynie zdolność prawną – przedstawiciela uprawnionego organu, a następnie odesłanie jednego egzemplarza do wystawcy noty. Natomiast ustawodawca sprecyzował, jak napisać notę korygującą. O czym zatem nie wolno zapomnieć przy sporządzaniu tego dokumentu?
Jak napisać notę korygującą krok po kroku?
Zgodnie z art. 106k ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług nota korygująca powinna zawierać:
- wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”;
- numer kolejny i datę jej wystawienia;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów, lub usług oraz ich adresy i numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, lub podatku od wartości dodanej;
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca;
- wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.
Nota korygująca do faktury – podobnie zresztą, jak zdecydowana większość spośród wszystkich dokumentów księgowych – jest obecnie wystawiana za pomocą specjalnych programów do księgowania. W związku z tym nota korygująca online znacznie ułatwia jej sporządzenie. Wystarczy, że wystawca wypełni odpowiednie rubryki w używanym przez siebie systemie księgowym, a ten samodzielnie wygeneruje notę. Następnie wystarczy przesłać ją – w dwóch egzemplarzach – do wystawcy faktury, której dotyczy nota korygująca. Nota, tak samo, jak faktura VAT, może zostać przesłana online.
Przeczytaj także: Jak wystawić weksel? Instrukcja krok po kroku
Oczywiście nie ma przeszkód, aby notę korygującą sporządzić i przesłać do wystawcy faktury VAT w sposób tradycyjny – czyli „papierowo” i za pośrednictwem poczty. Przepisy prawa nie zabraniają takiego rozwiązania. W praktyce nie jest ono o wiele bardziej skomplikowane. W Internecie bez problemu można znaleźć rozwiązania stanowiące właściwie szablon, któremu odpowiada standardowa nota korygująca. Wzór „papierowy” tego dokumentu jest łatwo dostępny na wielu portalach poświęconych księgowości i prawu podatkowemu.
Bez względu na to, w jaki dokładnie sposób nota korygująca do faktury zostanie wystawiona, jej autor zawsze powinien pamiętać o upewnieniu się, czy:
- nie ma wątpliwości, że dane formalne na fakturze zostały napisane w sposób błędny;
- nota korygująca jest odpowiednim sposobem naprawy zidentyfikowanej pomyłki;
- dane umieszczone w nocie korygującej są poprawne.
Teraz już wiesz, jak napisać notę korygującą!
Nota korygująca to dokument księgowy służący poprawie błędów formalnych pojawiających się na fakturach VAT. Chodzi tu o pomyłki dotyczące nazwy odbiorcy, adresu jego siedziby, numeru NIP czy nazwy dostarczonego towaru lub usługi. Notę korygującą wystawia odbiorca faktury VAT i przekazuje ją do akceptacji wystawcy. Po uzyskaniu takiej akceptacji nota korygująca może być wykorzystywana do rozliczeń z Urzędem Skarbowym. Każda taka nota musi zawierać jasne wskazanie nazwy dokumentu; numer kolejny i datę wystawienia; dane identyfikujące strony transakcji; dane zawarte na fakturze, której nota dotyczy; treści mające podlegać korekcie. Wskazany dokument może zostać wystawiony i przekazany dostawcy zarówno online, jak i w sposób tradycyjny.
Noty korygujące są nieodłączną częścią komunikacji zarówno w świecie biznesu, jak i życia codziennego. Poprawne i skuteczne wydanie noty korygującej wymaga staranności, uczciwości i profesjonalizmu. W procesie pisania noty należy pamiętać o dbałości o dobre imię i zaufanie zarówno własne, jak i instytucji lub firmy, którą reprezentujemy.
W każdym przypadku kluczowe jest zachowanie rzetelności i jasności w procesie korygowania błędów, aby uniknąć dalszych nieporozumień i zapewnić prawidłowe przekazanie informacji.
