Kompensaty – czym są i jak dokładnie wyglądają? Jest ona bardzo chętnie stosowana przez wielu przedsiębiorców. Aby nie generowała problemów, trzeba pamiętać o kilku zasadach, związanych przede wszystkim z przepisami prawa cywilnego oraz regułami księgowości. Czym natomiast dokładnie jest? To nic innego jak jeden ze sposobów wzajemnych, bezgotówkowych rozliczeń stron.
Dlatego przed dokonaniem kompensaty warto wiedzieć:
- Kiedy jest ona dopuszczalna?
- Co zrobić, aby kompensata była skuteczna?
- Jak ją rozliczyć?
Spis treści:
- Kompensata – co to jest?
- Kompensata – jak się nią posługiwać?
- Kompensata a faktura – różnice i podobieństwa
- Kompensaty – czym są? Już wszystko powinieneś wiedzieć!
Bardzo wielu przedsiębiorców jest miłośnikiem sprawnego i wygodnego rozliczania się z kontrahentami. Niestety, nie zawsze to, co proste i komfortowe jest dopuszczalne przez prawo. Na szczęście reguła ta nie znajduje zastosowania do kompensat, czyli wzajemnych potrąceń należności. Trzeba jednak pamiętać tu o kilku podstawowych zasadach, wyznaczających dopuszczalność sięgnięcia po kompensatę, formalne wymagania jej przeprowadzenia oraz reguły rządzące jej księgowaniem. Jak to dobrze zrozumieć? Poniżej przygotowałem kompendium wiedzy o kompensatach. Gorąco zachęcam lekturę!
Kompensata – co to jest?
Kompensata, to inaczej mówiąc potrącenie, a więc dobrze znana i często stosowana instytucja prawa zobowiązań. Zgodnie z art. 498 Kodeksu cywilnego, gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony. Może to nastąpić tylko wtedy, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości, oznaczone tylko co do gatunku, a obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym. Jednocześnie wskutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej.
W związku z tym z kompensaty można skorzystać tylko wtedy, gdy strony są dla siebie wzajemnie dłużnikiem i wierzycielem. Wystarczy, że – przykładowo – dwóch przedsiębiorców nabędzie u siebie towary. Możemy to zilustrować w następujący sposób. Przedsiębiorca A zakupił u przedsiębiorcy B towar za 2000 zł. Natomiast przedsiębiorca B nabył u przedsiębiorcy A towar za 1500 zł. Jeżeli strony skorzystają z kompensaty, to przedsiębiorca A zapłaci przedsiębiorcy B jedynie 500 zł. Pozostała część ceny zostanie rozliczona w sposób bezgotówkowy. Oczywiście mechanizm ten może znaleźć zastosowanie również w przypadku usług.
Kompensata przeważnie znajduje zastosowanie w dochodzeniu należności. Po prostu potrącenie jest wygodnym sposobem rozliczeń świadczeń wzajemnych, choć nie oznacza to, iż jest to prosty sposób i niebudzący większych wątpliwości. Wręcz przeciwnie – kompensata musi zostać odpowiednio przeprowadzona i zaksięgowana. Jak to zrobić?
Zobacz również: Opłaty od pozwu – wszystko, co musisz wiedzieć
Kompensata – jak się nią posługiwać?
W pierwszej kolejności trzeba wskazać na sytuację, gdy kompensata nie może znaleźć zastosowania. Kodeks cywilny w swoim art. 505 stanowi, że nie mogą być umorzone przez potrącenie:
- wierzytelności nieulegające zajęciu;
- wierzytelności o dostarczenie środków utrzymania;
- wierzytelności wynikające z czynów niedozwolonych;
- wierzytelności, co do których potrącenie jest wyłączone przez przepisy szczególne.
Dodatkowo do kompensaty stosuje się następujące zasady:
- jeżeli przedmiotem potrącenia są wierzytelności, których miejsca spełnienia świadczeń są różne, strona korzystająca z możności potrącenia obowiązana jest uiścić drugiej stronie sumę potrzebną do pokrycia wynikającego dla niej uszczerbku;
- odroczenie wykonania zobowiązania udzielone przez sąd albo bezpłatnie przez wierzyciela nie wyłącza potrącenia;
- wierzytelność przedawniona może być potrącona, jeżeli w chwili, gdy potrącenie stało się możliwe, przedawnienie jeszcze nie nastąpiło;
- zajęcie wierzytelności przez osobę trzecią wyłącza umorzenie tej wierzytelności przez potrącenie tylko wtedy, gdy dłużnik stał się wierzycielem swego wierzyciela dopiero po dokonaniu zajęcia albo gdy jego wierzytelność stała się wymagalna po tej chwili, a przy tym dopiero później aniżeli wierzytelność zajęta.
Nigdy jednak nie wolno zapominać o kwestiach dowodowych. Fakt dokonania kompensaty nierzadko trzeba udowodnić. I nie chodzi tu tylko o możliwe spory – w tym sprawy sądowe – z którymi może się wiązać kompensata. Warto trzymać się zasady, aby kompensata zobowiązań wynikających z pisemnej umowy była również przeprowadzana w sposób pisemny. Poza tym w realiach prowadzenia działalności gospodarczej często jej dokonanie musi zostać odpowiednio zaksięgowane, co przeważnie nie jest możliwe bez posiadania dokumentu. Jak więc księguje się kompensatę? To pytanie można streścić w prostym haśle: faktura, kompensata, księgowanie.
Przeczytaj także: Umowa o pracę a umowa zlecenie
Kompensata – faktury. Różnice i podobieństwa
Najprostszą sytuacją dla rozliczeń księgowych są przypadki, w których dokonujący kompensaty wychodzą „na zero”, a więc, kiedy rozliczają wierzytelności o tej samej wartości. Wówczas na fakturze wystarczy dopisanie klauzuli „zapłacono”. W pozostałych przypadkach należy wystawić fakturę na kwotę, którą druga strona musi dopłacić po dokonaniu kompensaty. Opisując taką fakturę, w uwagach do niej, można wyraźnie podać, że jej wystawienie wiąże się z dokonanym między przedsiębiorcami potrąceniem.
Najlepiej, jeżeli kompensata jest potwierdzona dokumentem. Tak, jak wcześniej wyjaśniałem, nie jest to bez względnie koniecznie, ale z pewnością ułatwia prawidłowe prowadzenie ewidencji księgowej. Ważne, aby taki dokument zawierał:
- datę dokonania potrącenia
- imię i nazwisko/nazwę stron oraz ich numery NIP i adresy;
- podanie umów, do których odnosi się kompensata;
- wskazanie wysokości dokonanej kompensaty;
- podanie kwoty należności pozostałej do spłaty;
- podpisy każdej ze stron.
Kompensaty – czym są? Już wszystko powinieneś wiedzieć!
Kompensata inaczej nazywana jest potrąceniem. Mówiąc w pewnym uproszczeniu, polega na bezgotówkowym rozliczaniu należności. Podstawowym wymogiem, jaki trzeba spełnić, aby była możliwa, jest wzajemność zobowiązania. Strony, przykładowo przedsiębiorcy, muszą być wzajemnie dla siebie dłużnikiem i wierzycielem. Kompensata dochodzi do skutku na mocy oświadczenia złożonego drugiej stronie. Kodeks cywilny nie precyzuje, w jakiej formie to oświadczenie musi zostać złożone. W związku z tym potrącenie może zostać dokonane nawet ustnie. Jednak z praktycznego punktu widzenia – a zwłaszcza w związku z koniecznością prawidłowego zaksięgowania kompensaty – dobrym pomysłem jest złożenie oświadczenia w formie pisemnej bądź dokumentowej. Wówczas istnieje jednoznaczny dowód potrącenia.
Warto również pamiętać, że nie wszystkie zobowiązania można rozliczyć poprzez kompensatę. Istnieją pewne ograniczenia, na przykład związane z rodzajem długu czy jego wysokością. Dlatego też, zanim zdecydujesz się na tę formę rozliczeń, dobrze jest skonsultować się z doradcą prawnym lub księgowym, który pomoże Ci zrozumieć wszystkie niuanse i uniknąć potencjalnych pułapek.
