Pytanie o to, jak długo przechowywać dokumenty ZUS jest jednym z najważniejszych, na jakie musi odpowiedzieć sobie każdy przedsiębiorca. W przeciwnym razie – gdy nie zrealizuje tego obowiązku bądź uczyni to w sposób niepoprawny – grozi mu daleko idąca odpowiedzialność. Jak jej uniknąć? Jak zorganizować archiwum firmowe? Na te pytania odpowie radca prawny.
Spis treści:
- Jakie wyróżniamy dokumenty ZUS?
- Jak długo trzymać dokumenty ZUS?
- Archiwum firmowe – jak skutecznie przechowywać dokumenty?
- Już wiesz, jak długo przechowywać dokumenty ZUS
Przechowywanie dokumentacji to jeden z podstawowych obowiązków każdego, kto prowadzi własną działalność gospodarczą. Dokładny zakres tego obowiązku zależy przede wszystkim od rodzaju prowadzonego biznesu, ale każdy przedsiębiorca – nawet gdy nie zatrudnia pracowników – musi liczyć się z koniecznością przechowywania dokumentacji ZUS. O czym pamiętać w tej kwestii? Wyjaśnię to w poniższym tekście. Zapraszam do lektury!
Jakie wyróżniamy dokumenty ZUS?
Odpowiedź na pytanie, jak długo przechowywać dokumenty ZUS w dużej mierze zależy od tego, jakie w ogóle dokumenty należy przekazywać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Oczywiście są one związane z rozliczaniem składek, m.in. na:
- ubezpieczenie zdrowotne;
- ubezpieczenia społeczne;
- Fundusz Pracy;
- Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych;
- Fundusz Emerytur Pomostowych;
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Regulowanie tych składek następuje przez comiesięczne płatności, w odpowiedniej wysokości. Kalkulowanie składek oraz ich rozliczanie wiąże się z koniecznością sporządzania następujących deklaracji:
- ZUS DRA – służy rozliczaniu składek oraz wypłaconych w danym miesiącu świadczeń;
- ZUS RPA – czyli imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach. Za jego pomocą rozlicza się składki na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne oraz wypłaconych świadczeń za osoby ubezpieczone, a więc przede wszystkim przez pracodawcę za swoich pracowników;
- ZUS RSA – za pomocą którego wykazuje się wypłacone świadczenia i przerwy w opłacaniu składek za osoby ubezpieczone. Dokument ten to po prostu imienny raport miesięczny;
- ZUS RCA – również jest to imienny raport o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach z zakresu ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego.
Sprawdź też: Koszty windykacji – jak je odzyskać?
Jak długo trzymać dokumenty ZUS?
Dokumenty ZUS – jak długo przechowywać zaraz wyjaśnię – muszą być sporządzane i przechowywane zgodnie z przepisami prawa. Bez tego pracodawca, zleceniodawca czy „samozatrudniony” naraża się na naprawdę daleko idącą odpowiedzialność.
Obecnie podstawowy termin przechowywania dokumentacji ZUS wynosi 10 lat. Liczy się go od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub rozwiązano umowę zlecenia. Trzeba o tym pamiętać – okres dziesięciu lat przechowywania dokumentacji ZUS nie rozpoczyna się od dnia zakończenia obowiązywania umowę o pracę/umowy zlecenia, ale dopiero od końca roku kalendarzowego, w którym do tego doszło.
Jednak powyższy termin dotyczy tylko i wyłącznie tych pracowników (zleceniobiorców), którzy zostali zatrudnieni po raz pierwszy od 1 stycznia 2018 roku. W przypadku zatrudnionych po raz pierwszy przed tą datą dokumentację ZUS należy przechowywać aż przez 50 lat. Jedynie dla zatrudnionych – również po raz pierwszy – w okresie między styczniem 1999 roku a grudniem 2018 roku, okres ten można skrócić pod warunkiem przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych:
- specjalnego oświadczenia ZUS OSW;
- raportu informacyjnego ZUS RIA.
Możliwości skrócenia czasu przechowywania dokumentacji ZUS nie dotyczą pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku. W takich przypadkach okres ten zawsze wynosi 50 lat.
Jeżeli pracodawca (zleceniodawca) ma możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji ZUS, to wcale nie oznacza, iż takie skrócenie jest jego obowiązkiem. Wręcz przeciwnie – może on, ale nie musi korzystać z tego prawa. Gdy się na to zdecyduje, to powinien pamiętać, że złożenie wskazanych oświadczeń, od których zależy jak długo trzymać dokumenty ZUS, może zostać złożony w dowolnym momencie.
Archiwum firmowe – jak skutecznie przechowywać dokumenty?
Przechowywanie dokumentacji ZUS przez odpowiedni czas to istotny obowiązek pracodawcy, zleceniodawcy oraz prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą, który nie zatrudnia pracowników. Obowiązek ten można zrealizować, powierzając prowadzenie archiwum firmowego zewnętrznej firmie bądź samemu je organizując. W jaki sposób przechowywać dokumenty ZUS? Archiwum musi spełniać następujące wymogi:
- Zostać odpowiednio zabezpieczone przed zalaniem czy zawilgoceniem, które grozi zniszczeniem dokumentów. Dlatego nie zaleca się lokalizowania archiwum w piwnicach.
- W pomieszczeniu przeznaczonym na archiwum powinna panować względnie stała temperatura. Jej gwałtowne zmiany negatywnie wpływają na trwałość dokumentów. Miejsce powinno być wyposażone w klimatyzację i wentylację.
- Powinno stosować się zabezpieczenia przed kurzem, szkodnikami i pożarem – konieczne jest wyposażenie przestrzeni w systemy alarmowe.
- Dokumenty należy tak usystematyzować, aby można je było w łatwy sposób odnaleźć. Jest to szczególnie istotne w przypadku kontroli bądź konieczności przedłożenia dokumentacji właściwym organom państwowym.
- W miejscu przechowywania dokumentów powinno stosować się odpowiednie metody konserwacji, segregacji i opisywania dokumentów, zgodnie z obowiązującymi normami i przepisami.
- Musi być odpowiednio zabezpieczone przed dostępem przez osoby postronne, natomiast wgląd do dokumentów dla osób uprawnionych powinien być maksymalnie ułatwiony.
Biorąc pod uwagę skalę skomplikowania organizacji archiwum oraz ilość dokumentacji, jaką trzeba przechowywać, a także odpowiedzialność związaną – nawet z przypadkowym – zniszczeniem dokumentacji ZUS, wielu przedsiębiorców decyduje się na skorzystanie z usług wyspecjalizowanego archiwum. Bardzo często jest to najwygodniejsze rozwiązanie, ale ważną kwestią jest tu odpowiedni wybór firmy świadczącej usługi archiwistyczne.
Podejmując taką decyzję, należy sprawdzić, czy wybrana przez nas firma rzeczywiście posiada infrastrukturę niezbędną do przechowywania dokumentacji firmowej. Niestety, nierzadko zdarza się, że oferujący wskazane tu usługi po prostu nie dysponują odpowiednim zapleczem. To z kolei oznacza, że dokumenty ZUS nie są odpowiednio chronione, a archiwum tak naprawdę nie spełnia swojej funkcji.
Dowiedz się więcej: Skarga pauliańska – jak się bronić?
Już wiesz, jak długo przechowywać dokumenty ZUS
W przypadku pracowników oraz zleceniobiorców zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku dokumentacja ZUS powinna być przechowywana 10 lat. W pozostałych przypadkach okres jej przechowywania wynosi aż 50 lat. Warto tu pamiętać o istotnym wyjątku. W przypadku zatrudnionych między styczniem 1999 roku a grudniem 2018 roku istnieje możliwość skrócenia wskazanego 50-letniego okresu do 10 lat. Aby skorzystać z tej możliwości, trzeba przesłać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych specjalne oświadczenie. Bez względu na to, przez jak długi czas trzeba przechowywać dokumenty ZUS, należy to wykonywać w odpowiedni sposób. Dokumentacja musi zostać zabezpieczona przed zniszczeniem oraz przed wglądem osób postronnych. Przedsiębiorca ma prawo skorzystać w tej kwestii z usług wyspecjalizowanych firm archiwistycznych. Przed powierzeniem dokumentacji powinien jednak upewnić się, że wybrane przez niego prywatne archiwum rzeczywiście spełnia wymagania przewidziane dla tego typu instytucji. Dokumentacja musi być przede wszystkim bezpieczna i niedostępna dla osób postronnych, a więc zewnętrzne archiwum musi spełniać takie same standardy, jak archiwum urządzone bezpośrednio u zobowiązanego do przechowywania dokumentacji.
