Poprawne wystawienie faktury VAT to klucz do skutecznego rozliczenia się przez przedsiębiorcę ze swoimi kontrahentami. W rzeczywistości obrotu gospodarczego faktura jest jednym z najważniejszych dokumentów księgowych, którego obligatoryjne elementy zostały ściśle uregulowane przez ustawodawcę. Co zatem powinna zawierać faktura? Wyjaśni to radca prawny.
Spis treści:
- Obowiązkowe elementy faktury VAT
- Dodatkowe informacje na fakturze VAT
- Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur VAT
- Prawidłowo wystawiona faktura VAT – klucz do skutecznych rozliczeń
- Czy wiesz, co powinna zawierać faktura VAT – teraz już tak!
Regułą polskiego prawa podatkowego jest to, że przedsiębiorca rozlicza się ze swoimi klientami za pomocą faktur VAT. Są one niezwykle istotnymi dokumentami księgowymi – nie tylko z punktu widzenia rozliczeń, ale również w perspektywie prawidłowego wykazywania działalności firmy. Właśnie dlatego przepisy prawa ściśle regulują kto i w jakich okolicznościach ma obowiązek wystawiania faktur VAT oraz jakie informacje powinny one zawierać. Przedsiębiorca ma w tym obszarze niewielkie pole manewru, a błędy popełnione w fakturowaniu mogą pociągnąć dla niego naprawdę daleko idące, negatywne konsekwencje. Dlatego każdy prowadzący własną działalność gospodarczą powinien posiadać niezbędną wiedzę o fakturach. Zapraszam do zapoznania się z poniższym tekstem, w którym przekażę najważniejsze informacje o tych dokumentach księgowych!
Obowiązkowe elementy faktury VAT
Ustalenie, co powinna zawierać faktura VAT, wymaga sięgnięcia do przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, którą w skrócie można nazwać ustawą o VAT. Obowiązkowe elementy faktury zawarto przede wszystkim w art. 106e ustawy o VAT, zawierający 24 kategorie informacji, jakie należy zawrzeć – w zależności od okoliczności danego przypadku – na fakturze. W świetle tego przepisu najważniejsze elementy faktury, to:
- data wystawienia;
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów, lub usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi, lub data otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
- nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;
- miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
- stawka podatku albo stawka podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych;
- suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
- kwota należności ogółem.
Przeczytaj także: Czy trzeba płacić ZUS? To musisz wiedzieć
Niekiedy na fakturze trzeba umieścić takie sformułowania jak „metoda kasowa” albo „samofakturowanie”. Ponadto:
- w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru, lub usługi – faktura musi zawierać wyrazy „odwrotne obciążenie”;
- w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług – zamieszcza się na fakturze wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”, przy czym do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania;
- w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – faktura zawiera nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku.
Dodatkowe informacje na fakturze VAT
Wynikające z przepisów powszechnie obowiązującego prawa elementy faktury VAT zawsze muszą zostać na niej zamieszczone. Nie zmienia to faktu, że w treści faktury można wykazać również tzw. dodatkowe informacje. Wśród najczęściej wymienianych przykładów wspomina się o:
- numer zamówienia;
- dodatkowy opis przedmiotu zamówienia;
- data dostawy;
- miejsce odbioru towaru;
- sposób płatności (gotówka/przelew/karta płatnicza/za pobraniem itd.).
Niekiedy sami kontrahenci proszą wystawcę faktury o zamieszczenie w jej treści określonych informacji bądź danych. Jeżeli nie są one sprzeczne z prawem, to nie ma przeszkód do tego, aby znalazły się na fakturze VAT. Przeważnie umieszcza się je w rubryce „opis” bądź „uwagi”.
Wówczas pojawia się pytanie, jak wypełnić fakturę VAT? Wzór tego rodzaju dokumentu znajduje się w szeregu programów umożliwiających sprawne fakturowanie.
Dowiedz się więcej: Co powinna zawierać umowa o pracę? Sprawdzamy!
Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur VAT
Automatyzacja księgowości poprzez wprowadzenie specjalistycznych programów znacząco ułatwiła proces wystawiania i rozliczania faktur. Nie uwolniła go jednak zupełnie od możliwości popełnienia błędów. Niestety w przypadku faktury VAT każdy błąd może przełożyć się na daleko idące konsekwencje podatkowe. Dlatego, jeżeli zdarzy się nam taka sytuacja, musimy, jak najszybciej skorygować popełniony błąd. W praktyce wśród najczęściej spotykanych błędów w fakturach można wymienić:
- niewłaściwe kwoty brutto i netto;
- niepoprawne dane nabywcy towaru lub usługi;
- brak ciągłości numeracji faktur;
- błędne daty wystawienia i sprzedaży.
Prawidłowo wystawiona faktura VAT – klucz do skutecznych rozliczeń
Dane, które musi zawierać prawidłowo wystawiona faktura VAT, można podzielić na dwie zasadnicze kategorie: dane obligatoryjne oraz fakultatywne (dodatkowe). Jednak zawsze określone informacje mogą znaleźć się na fakturze tylko wtedy, gdy nie zabraniają tego przepisy prawa. Do obligatoryjnych elementów tego dokumentu zalicza się przede wszystkim podanie prawidłowych danych kontrahentów, rodzaju wykonanej usługi lub dostarczonego towaru, zastosowanej stawki podatku VAT oraz ceny netto i brutto. Istotne jest także zachowanie kolejności wystawiania faktur oraz wskazanie daty dostarczenia towaru/wykonania usługi, oraz wystawienia faktury VAT. Natomiast do najczęściej spotykanych informacji dodatkowych zamieszczanych na fakturze zalicza się podanie sposobu dostawy czy formy płatności. Jednocześnie zawsze należy pamiętać o tym, aby jak najszybciej korygować ewentualne błędy pojawiające się przy wystawianiu faktur VAT.
Czy wiesz, co powinna zawierać faktura VAT – teraz już tak!
Faktura VAT to jeden z kluczowych dokumentów w księgowości i rachunkowości każdej firmy. Jest to oficjalny dowód sprzedaży lub zakupu towarów albo usług, który jest niezbędny do prawidłowego rozliczenia podatkowego. Dlatego też faktura VAT musi zawierać pewne obowiązkowe elementy, aby była ona ważna i zgodna z przepisami prawa.
Dokument powinien zawierać: nagłówek faktury, dane odbiorcy, opis towarów lub usług, termin płatności, informacje dodatkowe, podpisy i pieczątkę, numer faktury, obowiązki związane z VAT (na fakturze VAT należy także umieścić informacje dotyczące rozliczenia podatku VAT, takie jak suma wszystkich podatków VAT, zarówno od towarów, jak i usług).
Zgodność faktury VAT z powyższymi wymaganiami jest kluczowa, aby uniknąć problemów podatkowych i księgowych. Niewłaściwie wystawiona faktura może prowadzić do sankcji i konsekwencji prawnych. Właśnie dlatego ważne jest, aby dokładnie przestrzegać przepisów i regularnie aktualizować swoją wiedzę na ten temat.
