Zmiany w spółce, a S24 – poznaj swoje obowiązki

S24 jest systemem niewątpliwie ułatwiającym zakładanie niektórych spółek prawa handlowego. Wykorzystując znajdujące się tam wzorce dokumentów można bez większego problemu utworzyć i zarejestrować przedsiębiorstwo o stosunkowo prostej strukturze. W poniższym tekście skupię się na wyjaśnieniu:

• w jaki sposób dokonuje się zmian w spółce za pośrednictwem platformy S24,
• o czym pamiętać zmieniając umowę spółki w S24,
• jak uniknąć potencjalnych problemów prawnych związanych z takimi zmianami.

Sustem S24 – to warto wiedzieć!

• S24 umożliwia łatwą rejestrację i modyfikację spółek.
• Od 2025 roku obowiązuje nowa klasyfikacja PKD. 
• Przedsiębiorcy mają 2 lata na dostosowanie się do nowych zasad PKD. 

Spis treści

• Czym jest S24 i jakie daje możliwości?
• Jakie formalności trzeba spełnić przy zmianach w S24?
• Zmiana siedziby i adresu spółki
• Aktualizacja kodów PKD
• Czy każdą zmianę umowy spółki można przeprowadzić w S24?
• Co należy zrobić po dokonaniu zmian w S24?

Zmiana umowy spółki dla wspólników oznacza konieczność wypracowania porozumienia, a dla reprezentatywnych członków obowiązek dopełnienia niezbędnych formalności. Niekiedy modyfikację umowy można przeprowadzić w stosunkowo prosty sposób za pomocą S24. Co to za system? Odpowiem na to pytanie w poniższym tekście. Zapraszam do lektury!

Czym jest S24 i jakie daje możliwości?

S24 jest usługą, działającą w ramach Portalu Rejestrów Sądowych, dzięki której w prosty sposób można złożyć wniosek o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego:

• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• spółki jawnej,
• spółki komandytowej,
• prostej spółki akcyjnej.

W ramach tej usługi mieści się także złożenie wniosku o zmianę danych dotyczących tych spółek oraz złożenie sprawozdania finansowego. 

S24 – co to jest? W najkrótszym ujęciu to system informatyczny pozwalający na regulowanie stosunkowo prostych spraw, które są związane ze wpisami spółek do KRS. Umożliwia to dokonanie wpisów, które do swojej ważności nie wymagają aktu notarialnego.  

Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych oraz z innymi ustawami – większość formalności związanych z kluczowymi etapami powstawania i działania spółek prawa handlowego wymaga zachowania formy aktu notarialnego.

We wskazanym systemie istnieje umowa spółki S24, a mówiąc precyzyjnej – wzór umowy, do którego można dostosować indywidualne cechy przedsiębiorstwa, np.:

• nazwę, 
• adres siedziby, 
• ustrój organów, 
• informacje o osobach, które zostały powołane do pełnienia w nich funkcji, 
• przedmiot działalności. 

Rejestracja spółki S24 oraz wszelkie modyfikacje, które dotyczą jej wpisów mogą zostać przeprowadzone jedynie w ramach tego wzoru umowy. W przypadkach, w których konieczny jest akt notarialny, należy przejść standardowe postępowanie przed sądem prowadzącym Krajowy Rejestr Sądowy.

Może Cię także zainteresować: Spółka aukcyjna w pigułce – wszystko, co musisz wiedzieć

Jakie formalności trzeba spełnić przy zmianach w S24?

Zmiana umowy spółki S24 przebiega analogicznie do zmian umowy przedsiębiorstw rejestrowanych w sposób tradycyjny, a więc za pomocą wniosku składanego do KRS. Jednocześnie system ten pozwala na dokonanie wszystkich formalności w maksymalnie uproszczony sposób. Jeżeli dana firma spełnia wymagania do tego, aby zmiana umowy spółki S24 rzeczywiście mogła zostać przeprowadzona, to należy pamiętać, że:

• w systemie S24 wniosek powinien zostać skierowany do sądu rejestrowego właściwego ze względu na miejsce siedziby spółki,
• wniosek o dokonanie zmian może zostać podpisany podpisem kwalifikowanym lub za pomocą profilu zaufanego,
• powinien on zostać opłacony i wysłany do sądu w ciągu 7 dni.

Oczywiście treść umowy spółki zawsze musi spełniać standardy określone przez ustawodawcę, przede wszystkim w Kodeksie spółek handlowych. Wprowadzenie modyfikacji w ich treści czy dokonywanie zmian przekraczających ramy ustawowe na pewno zostanie zakwestionowane przez sąd. W procesie zmiany umowy spółki zawsze trzeba mieć to na uwadze.

Dodatkowo zmiana umowy spółki przez S24 jest dopuszczalna pod warunkiem, że wniosek o rejestrację tych modyfikacji oraz odpowiednie dokumenty podpiszą osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorstwa – zgodnie z zasadami przyjętymi w danej organizacji.

Zmiana siedziby i adresu spółki

W praktyce jednym z częściej spotykanych przypadków jest zmiana siedziby spółki S24, będąca właściwie tym samym, co zmiana adresu spółki S24. W zdecydowanej większości przypadków adres i siedziba spółki pokrywają się ze sobą, jednakże to pierwsze jest bardziej szczegółową kategorią, określającą zwłaszcza kod pocztowy miejscowości, ulicę i numer budynku. Siedzibę oznacza się za to poprzez podanie jedynie nazwy miejscowości. 

Zmiana adresu spółki S24 oraz jej siedziby wymaga:

• podjęcia uchwały wspólników o zmianie umowy spółki,
• wspólnicy muszą podjąć uchwałę o zmianie adresu przedsiębiorstwa,
• następnie należy sporządzić, opłacić i wysłać do sądu wniosek o zmianę danych spółki.

Wzory niezbędnych tu dokumentów znajdują się w systemie S24. Rejestracja tych zmian przez sąd w Krajowym Rejestrze Sądowym jest konieczna do ich wejścia w życie.

Zobacz też: Spółka osobowa a kapitałowa – najważniejsze różnice

Aktualizacja kodów PKD

W ostatnim pojawiają się pytania co do tematu S24 – zmiana PKD. Nowości w tym obszarze wynikają z faktu, że od 1 stycznia 2025 roku weszła w życie nowa Polska Klasyfikacja Działalności. Od tego czasu przedmiot działalności spółki może być oznaczany jedynie zgodnie z tą nową klasyfikacją. 

Wprowadzone zmiany, według deklaracji ich twórców, mają dostosować PKD do aktualnej sytuacji rynkowej. Jeżeli więc zakładasz spółkę w S24, musisz odwoływać się do bieżącej wersji Polskiej Klasyfikacji Działalności. Podobnie, gdy interesuje Cię zmiana umowy przedsiębiorstwa przez omawiany system w zakresie przedmiotu prowadzonej przez nią działalności gospodarczej.

Wszyscy przedsiębiorcy mają dwa lata na dostosowanie wykorzystywanych przez siebie kodów PKD do nowej wersji klasyfikacji. Jeżeli nie uczynią tego samodzielnie, to zmiany przeprowadzi za nich Główny Urząd Statystycznych. Natomiast nie zawsze S24 zmiana PKD wymaga podejmowania uchwały o modyfikacji umowy spółki. Taka decyzja jest niezbędna jedynie w przypadku zmian istotnych, kluczowych dla funkcjonowania spółki.

Czy każdą zmianę umowy spółki można przeprowadzić w S24?

Rejestracja spółki S24 dopuszczalna jest jedynie przy wykorzystaniu wzorca umowy dostępnego w omawianym systemie. Ustawodawca zdecydował, że zmiana umowy przedsiębiorstwa przez S24 może zostać przeprowadzona wyłącznie co do firm powstałych za pomocą wzorca udostępnionego w systemie. Właśnie dlatego modyfikacja u notariusza nie jest możliwa. Takie zmiany nie mogą zostać zarejestrowane z wykorzystaniem usługi S24, a jedynie poprzez tradycyjny wniosek do KRS. W praktyce modyfikacja umowy spółki S24 u notariusza jest wykorzystywana wtedy, gdy rozwiązanie dostępne za pomocą wzorca umowy nie są wystarczające.

Sprawdź także: Alternatywna spółka inwestycyjna – co to, na czym polega?

Co należy zrobić po dokonaniu zmian w S24?

Aby uniknąć potencjalnych problemów prawnych, jakie może generować zmiana umowy spółki przez S24 zawsze należy dopilnować kwestii jej rejestracji. Dlatego najlepiej na bieżąco sprawdzać korespondencję z sądu przesyłaną przez omawiany system. Może nią być, chociażby wezwanie do uzupełnienia braków formalnych, które niewypełnione w terminie najczęściej powodują zwrot wniosku, co z kolei oznacza konieczność powtórzenia całej procedury. 

Tak, jak wspomniałem, bez rejestracji proponowane zmiany nie wejdą w życie. Poza tym odpowiedzialni za modyfikacje muszą się upewnić, czy nie determinują one konieczności powiadomienia Urzędu Skarbowego lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Prawidłowe funkcjonowanie spółki nierzadko ściśle zależy od przekazania na czas odpowiednich informacji do wymienionych organów.