Praca zdalna a Kodeks pracy, jak dokładnie wygląda ta kwestia? Dotychczas problematyka pracy zdalnej – popularnej zwłaszcza od wybuchu pandemii COVID-19 – nie była kompleksowo uregulowana przez prawo. Sytuacja ta może się zmienić na mocy procedowanej noweli Kodeksu pracy. Co warto wiedzieć o projektowanych przepisach?
Spis treści:
- Praca zdalna – najważniejsze założenia leżące u podstaw nowelizacji Kodeksu pracy
- Praca zdalna – Kodeks pracy ma zostać zmieniony
- Co to jest praca zdalna?
- Kto będzie mógł skorzystać z pracy zdalnej?
- Jak ubiegać się o pracę zdalną?
- Obowiązki pracodawcy wobec pracownika pracującego zdalnie
- Praca zdalna a Kodeks pracy: najważniejsze kwestie
Jednym ze skutków pandemii COVID-19 jest znaczne spopularyzowanie pracy zdalnej. Przed marcem 2020 roku była ona postrzegana raczej jako benefit niż standard oferowany pracownikom. Tymczasem pandemia znacząco zmieniła ten stan rzeczy, a w wielu branżach właściwie mało kto wyobraża sobie pełny powrót do biur. To z kolei wymaga odpowiednich regulacji prawnych, które pozwolą w jasny sposób określić zasady pracy zdalnej. Ustawodawca już od jakiegoś czasu nad nimi pracuje. Co więc warto o nich wiedzieć? Jak wygląda kwestia – praca zdalna a Kodeks pracy? Dziś już wiemy, że przepisy dotyczące pracy zdalnej znalazły się w Kodeksie pracy. Jednak niezwykle pouczające może okazać się sięgnięcie wstecz i zobaczenie, jakie koncepcje przewijały się podczas prac legislacyjnych nad tymi regulacjami.
Praca zdalna – najważniejsze założenia leżące u podstaw nowelizacji Kodeksu pracy
Pandemia COVID-19, jak dobrze pamiętamy, oznaczała spore zmiany w sposobie świadczenia pracy. Właściwie we wszystkich przedsiębiorstwach, w których było to możliwe, wprowadzono pracę zdalną. Polegała ona po prostu na tym, że pracownicy wykonywali swoje obowiązki w domu, korzystając z Internetu. Hasło „COVID a praca zdalna” może wręcz zostać uznane za jedną z najlepszych charakterystyk czasu pandemii. Jednak w praktyce rozwiązanie to wzbudzało szereg wątpliwości prawnych, nasilających się wprost proporcjonalnie do przedłużania się czasu lockdown’u.
Wystarczy wskazać tu kwestie wypadku przy pracy. Jak brzmi ustawowa definicja wypadku przy pracy? Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych za wypadek przy pracy uważa się nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w związku z pracą:
- podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych;
- podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez polecenia;
- w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.
Na równi z wypadkiem przy pracy traktuje się wypadek, któremu pracownik uległ:
- w czasie podróży służbowej, chyba że wypadek spowodowany został postępowaniem pracownika, które nie pozostaje w związku z wykonywaniem powierzonych mu zadań;
- podczas szkolenia w zakresie powszechnej samoobrony;
- przy wykonywaniu zadań zleconych przez działające u pracodawcy organizacje związkowe.
Praca zdalna: między dobrowolnością a obowiązkiem w nowym Kodeksie pracy
Nie należy zapominać, że co do zasady ustawa o pracy zdalnej wyklucza obowiązek pracy zdalnej. Wykonywanie obowiązków pracowniczych w sposób zdalny jest dopuszczalne na mocy dobrowolnych uzgodnień między stronami umowy o pracę. Jednak praca zdalnie może zostać nakazana pracownikowi:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
- w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej
– jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Praca zdalna – definicja tego pojęcia znajduje się obecnie w Kodeksie pracy – jest więc nie tylko swego rodzaju benefitem, z którego może korzystać pracownik. W pewnych okolicznościach staje się ona również jego obowiązkiem.
Kodeks pracy – praca zdalna jest obecnie jego istotnym elementem
Kodeks pracy stanowi m.in., że:
- zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku, gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami;
- jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy;
- pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej oraz zapewnić mu zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- strony stosunku pracy mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy;
- na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadza, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie.
Praca zdalna – Kodeks pracy ma zostać zmieniony
Jak do tej pory postrzegana była praca zdalna? Kodeks pracy, jak dotąd, nie przewidywał specjalnych regulacji dotyczących świadczenia pracy w ten sposób – jest od czasu wybuchu pandemii COVID-19 popularnym rozwiązaniem w wielu zakładach. Jednak ma się to zmienić. Sejm pracuje nad ustawą, mającą znowelizować Kodeks pracy, wprowadzając do niego specjalne przepisy – zgrupowane w jednym rozdziale – dotyczące pracy zdalnej. Projekt tej noweli – mówiąc w pewnym uproszczeniu – może zostać określona, jako ustawa o pracy zdalnej. Jej najważniejsze założenia to:
- określenie definicji pracy zdalnej;
- uregulowanie zasad „przechodzenia” pracownika na pracę zdalną;
- unormowanie sposobu wprowadzania pracy zdalnej w zakładzie pracy;
- sprecyzowanie katalogu obowiązków, jakie ma pracodawca wobec pracownika pracującego zdalnie;
- zdefiniowanie zasad dokonywania kontroli prawidłowości wykonywania przez pracownika swoich obowiązków w ten sposób;
- określenie, w jakich przypadkach praca zdalna nie może być wykonywana;
- wprowadzenie przepisów odnoszących się do sposobu organizacji stanowiska pracy zdalnej;
- jednoznaczne wskazanie na prawo pracownika pracującego zdalnie do przebywania na terenie zakładu pracy i korzystania z istniejącej tam infrastruktury;
- uregulowanie sytuacji, w których praca zdalna może być wykonywania jedynie okazjonalnie;
- ustanowienie sposobu postępowania w przypadku wystąpienia wypadku przy pracy zdalnej.
Co to jest praca zdalna?
Chyba każdy byłby w stanie wskazać – własnymi słowami – co to jest praca zdalna. Projekt ustawy zaś, który został tu zanalizowany, ma wprowadzić precyzyjną definicję tego rodzaju świadczenia pracy. Zgodnie z przepisami praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. W tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Jeżeli projekt w aktualnej wersji wejdzie w życie, to właśnie tak będzie brzmieć ustawowa definicja pracy zdalnej.
W tym kontekście warto zwrócić uwagę na to, że ustawodawca nie ma zamiaru jednoznacznie zdefiniować dokładnego sposobu świadczenia pracy zdalnej. W tym miejsca, z którego ma być ona wykonywana. Zawsze jednak kluczowe przy stosowaniu rozwiązań z zakresu home office będą ustalenia zawarte pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.
Kto będzie mógł skorzystać z pracy zdalnej?
Praca zdalna – ustawa ma być w tym względzie właściwie jednoznaczna – będzie mogła być wykonywana przez każdego zatrudnionego, którego zakres obowiązków daje możliwość ich wykonywania w ten sposób. Jednocześnie z pracy zdalnej nie będzie można korzystać w przypadkach prac:
- szczególnie niebezpiecznych;
- w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
- z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
- związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
- powodujących intensywne brudzenie.
Jak ubiegać się o pracę zdalną?
Ustawa o pracy zdalnej ma zawierać odpowiednie przepisy. Zgodnie z nimi świadczenie pracy w formie zdalnej może zostać uzgodnione zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia. W związku z tym właściwie każdy pracownik będzie mógł ubiegać się o umożliwienie mu wykonywania pracy w formie zdalnej. Pracodawca zaś – co do zasady – będzie musiał uwzględnić taki wniosek, jeżeli złoży go:
- pracownica w ciąży;
- pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
- pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Ponadto pracodawca zyska możliwość skierowania pracownika do pracy zdalnej:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
- w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.
Skorzystanie z tych możliwości będzie dopuszczalne pod warunkiem, że pracownik złoży oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Musi to zrobić przed rozpoczęciem pracy w formie zdalnej.
Obowiązki pracodawcy wobec pracownika pracującego zdalnie
Omawiana tu ustawa wprowadza także szereg obowiązków dla pracodawców zatrudniających osoby pracujące zdalnie. Wśród najważniejszych z nich należy wymienić:
- zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
- zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.
- określenie procedur ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenie – w miarę potrzeby – instruktażu i szkolenia w tym zakresie;
- dostosowanie czynności kontrolnych z zakresu prawidłowości świadczenia pracy w formie zdalnej do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju.
Praca zdalna a Kodeks pracy: najważniejsze kwestie
Od początku czerwca br. Sejm pracuje nad projektem ustawy nowelizującej Kodeks pracy, której głównym założeniem jest wprowadzenie do polskiego systemu prawa przepisów w sposób kompleksowy regulujących problematykę pracy zdalnej. Jeżeli przepisy te wejdą w życie, to ustalenie tej formy pracy będzie – co do zasady – leżało w gestii pracodawcy i pracownika, którzy będą musieli zawrzeć stosowne porozumienie w tym obszarze.
Jednak w pewnych wypadkach – np. pracownic w ciąży – pracodawca będzie właściwie musiał uwzględnić wniosek o świadczenie pracy przez zatrudnionego w formie zdalnej. Jednocześnie to na pracodawcy spocznie obowiązek wyposażenia pracownika w odpowiednie narzędzia służące świadczeniu pracy w ten sposób.
