Należności krótkoterminowe a płynność finansowa firmy

Należności krótkoterminowe to jeden z głównych elementów wpływających na płynność finansową przedsiębiorstwa. Gdy kontrahenci opóźniają płatności, firma traci możliwość regulowania własnych zobowiązań i może znaleźć się w spirali problemów finansowych. Sprawdź, jak skutecznie zarządzać rozrachunkami i chronić firmę przed utratą płynności. 

Najważniejsze informacje: 

• Należności krótkoterminowe to roszczenia firmy o zapłatę, których termin wymagalności lub spłaty nie przekracza 12 miesięcy od dnia bilansowego – stanowią istotną część aktywów obrotowych. 
• W bilansie należności krótkoterminowe wykazuje się w wartości netto, po uwzględnieniu odpisów aktualizujących wartość należności wobec wątpliwych lub nieściągalnych wierzytelności. 
• Należności z tytułu dostaw i usług stanowią zazwyczaj największą część rozrachunków i mają bezpośredni wpływ na płynność finansową – ich terminowa spłata jest kluczowa dla zachowania ciągłości działania. 
• Odpisy aktualizujące wartość należności tworzy się z zachowaniem zasady ostrożności, szczególnie wobec należności przeterminowanych lub dochodzonych drogą postępowania sądowego. 
• Profesjonalne zarządzanie należnościami, monitoring terminów płatności i windykacja to podstawowe narzędzia ochrony płynności finansowej firmy. 
• Problemy z płynnością finansową najczęściej nie wynikają z braku zamówień czy spadku sprzedaży, lecz z nieterminowych płatności kontrahentów. Przedsiębiorstwo może wykazywać zysk w księgach rachunkowych, ale jednocześnie borykać się z brakiem gotówki na bieżące wydatki. Jak pokazują liczne przypadki firm z Warszawy, Krakowa czy Wrocławia trafiających na drogę restrukturyzacji, to właśnie nadmierne zaangażowanie kapitału w należności prowadzi do utraty płynności i w konsekwencji do kryzysu finansowego. 
• Należności krótkoterminowe to aktywa, które powinny szybko zamienić się w gotówkę, ale w praktyce często stają się źródłem problemów. Rozrachunki z kontrahentami, rozliczenia publiczno-prawne, należności od jednostek powiązanych – każda z tych kategorii wymaga odpowiedniego monitoringu i profesjonalnego podejścia do zarządzania. Zrozumienie struktury należności i ich wpływu na płynność to pierwszy krok do skutecznej ochrony firmy przed trudnościami finansowymi. 

Spis treści:

1. Czym są należności krótkoterminowe i jak je klasyfikować?
2. Należności z tytułów publicznoprawnych – relacje finansowe z państwem
3. Odpisy aktualizujące wartość należności – kiedy i jak tworzyć?
4. Należności od jednostek powiązanych – szczególna kategoria rozrachunków
5. Zarządzanie należnościami kluczem do płynności finansowej
6. Należności w kontekście postępowań restrukturyzacyjnych

Czym są należności krótkoterminowe i jak je klasyfikować?

Należności krótkoterminowe to rozrachunki, których okres spłaty nie przekracza 12 miesięcy od dnia bilansowego. Zgodnie z ustawą o rachunkowości (ustawa z dnia 29 września 1994 r. – Prawo o rachunkowości, Dz.U. 2023 poz. 120), jednostka klasyfikuje należności jako krótkoterminowe, jeżeli termin ich wymagalności lub spłaty przypada w ciągu roku obrotowego. To kryterium czasowe jest kluczowe dla prawidłowej prezentacji sytuacji finansowej w sprawozdaniach. 

Do należności krótkoterminowych zalicza się przede wszystkim należności z tytułu dostaw i usług należności wynikających z podstawowej działalności operacyjnej firmy. To właśnie ta kategoria zazwyczaj stanowi największą część rozrachunków jednostki i ma bezpośredni wpływ na jej bieżącą płynność. W przypadku firmy produkcyjnej z Poznania czy podmiotu usługowego z Gdańska, należności z tytułu sprzedaży towarów mogą stanowić nawet 60-80% wszystkich należności krótkoterminowych. 

Kolejną istotną grupę stanowią rozrachunki publicznoprawne – należności z tytułu podatków, dotacji, ceł, składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Kategoria ta obejmuje również rozliczenia z jednostek samorządu terytorialnego oraz inne należności od osób prawnych z tytułów publicznoprawnych. Mimo że zazwyczaj nie są to kwoty tak znaczące jak w przypadku należności handlowych, ich terminowe regulowanie ma kluczowe znaczenie dla uniknięcia sankcji i problemów z organami podatkowymi. 

W księgach rachunkowych jednostki wykazuje się również należności z tytułu sprzedaży środków trwałych i pozostałych aktywów, należności z tytułu udzielonych zaliczek na dostawy, należności z tytułu udzielonych pożyczek (w tym pożyczki udzielone pracownikom), oraz odszkodowania należne od kontrahentów. Do pozostałych rozrachunków zalicza się również kwoty wpłacone na poczet zabezpieczeń celnych, rozliczenia dotyczące koszty podróży służbowych czy zasądzone koszty postępowania sądowego. 

Należności z tytułów publicznoprawnych – relacje finansowe z państwem

Kategoria należności publicznoprawnych obejmuje należności z tytułu podatków, składek na ubezpieczenia społeczne, należności od urzędów celnych oraz rozliczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Choć zazwyczaj nie są to kwoty tak znaczące jak należności handlowe, ich prawidłowe rozliczanie ma kluczowe znaczenie dla uniknięcia sankcji i zachowania dobrej kondycji prawnej firmy. 

Należności z tytułu podatków powstają najczęściej w wyniku nadpłat, rozliczeń różnic kursowych w walucie obcej czy zwrotów podatku należnego. Przedsiębiorca może mieć również należność wobec urzędu skarbowego z tytułu zadeklarowanych kwot do zwrotu w deklaracjach VAT lub CIT. W przypadku jednostek prowadzących działalność eksportową, szczególnie istotne są rozliczenia z tytułu VAT przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów – opóźnienia w zwrotach mogą znacząco wpłynąć na płynność finansową. 

Należności wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dotyczą zazwyczaj rozliczeń składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Należności w tej kategorii mogą powstać w wyniku nadpłat, błędów w rozliczeniach lub korekt deklaracji ZUS. Podobnie jak w przypadku rozliczeń podatkowych, terminowe regulowanie zobowiązań wobec ZUS i prawidłowe prowadzenie dokumentacji chroni firmę przed sankcjami i dodatkowymi kosztami. 

Firmy działające w handlu zagranicznym często mają do czynienia z rozliczeniami z urzędów celnych, w tym z należnościami z tytułu zabezpieczeń celnych czy nadpłaconych opłat. Prawidłowe zarządzanie tymi należnościami wymaga dobrej znajomości procedur celnych i terminowego składania wniosków o zwrot kwot należnych. 

Odpisy aktualizujące wartość należności – kiedy i jak tworzyć?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga przestrzegania fundamentalnej zasady ostrożności. W praktyce oznacza to, że jednostka nie może wykazywać w bilansie należności w kwocie wyższej niż ta, którą realnie spodziewa się odzyskać. Dlatego też w przypadku należności wątpliwych lub nieściągalnych tworzy się odpisy aktualizujące wartość należności, które pomniejszają wartość rozrachunków wykazaną w aktywach. 

Odpisy aktualizujące tworzy się przede wszystkim wobec należności przeterminowanych, szczególnie tych, których okres przeterminowania przekracza 6 miesięcy. Należności dochodzone drogą postępowania sądowego również wymagają utworzenia odpisu, niezależnie od tego, na jakim etapie znajduje się postępowanie. Wreszcie, odpis jest konieczny w przypadku, gdy jednostka posiada informacje o złej sytuacji finansowej dłużnika, np. gdy kontrahent wszedł w procedurę restrukturyzacyjną lub ogłoszono jego upadłość. 

Warszawska firma produkcyjna, która nie utworzyła odpisów aktualizujących wobec należności od kontrahenta w postępowaniu restrukturyzacyjnym, wykazywała zawyżoną wartość aktywów i mylnie oceniała swoją rzeczywistą sytuację finansową. Dopiero po weryfikacji stanu należności i utworzeniu odpisów okazało się, że płynność finansowa jest znacznie gorsza niż wynikało to z wstępnych analiz. 

Wysokość odpisu powinna odpowiadać szacowanej utracie wartości należności. W przypadku należności całkowicie nieściągalnych tworzy się odpis w pełnej kwocie wymaganej zapłaty. Dla należności wątpliwych, gdzie istnieje prawdopodobieństwo odzyskania części kwoty, odpis może być proporcjonalny do oszacowanego ryzyka. Część należności może być zabezpieczona, co również należy uwzględnić przy kalkulacji odpisu. 

Regularne weryfikowanie stanu należności i aktualizacja odpisów to nie tylko obowiązek wynikający z ustawy o rachunkowości, ale także narzędzie realistycznej oceny sytuacji finansowej firmy. Przedsiębiorstwa z Wrocławia czy Katowic, które systematycznie przeprowadzają przegląd należności i weryfikują stan rozrachunków, mają lepszą kontrolę nad płynnością finansową i rzadziej borykają się z nieoczekiwanymi problemami związanymi z nieściągalnymi wierzytelnościami. 

Należności od jednostek powiązanych – szczególna kategoria rozrachunków

Kluczową różnicą między należnościami krótkoterminowymi a długoterminowymi jest okres spłaty. Należności długoterminowe to rozrachunki, których termin wymagalności lub spłaty przypada po upływie 12 miesięcy od dnia bilansowego. Klasyfikacja ta ma zasadnicze znaczenie dla oceny płynności finansowej – należności długoterminowe nie mogą być traktowane jako źródło szybkiego finansowania bieżącej działalności. 

W aktywach trwałych wykazuje się głównie należności z tytułu udzielonych pożyczek o długim okresie spłaty, należności wynikające z rozliczeń inwestycyjnych czy należności od jednostek powiązanych z długoterminowym harmonogramem spłat. Tego typu rozrachunki nie wpływają bezpośrednio na bieżącą płynność i wymagają odrębnego podejścia w zarządzaniu finansami. 

Praktycznym przykładem może być poznańska firma deweloperska, która udzieliła pożyczki spółce zależnej na okres 5 lat. Mimo że formalnie jest to należność i składnik aktywów, nie może ona zostać uwzględniona przy obliczaniu wskaźników płynności bieżącej. W analizie finansowej tego przedsiębiorstwa należy oddzielnie traktować aktywa obrotowe (w tym należności krótkoterminowe) od aktywów trwałych. 

Zdarza się również, że należność zmienia swoją klasyfikację – gdy do końca okresu sprawozdawczego pozostaje mniej niż 12 miesięcy do terminu wymagalności, należność długoterminowa zostaje przeklasyfikowana na krótkoterminową. To przesunięcie ma znaczenie dla prezentacji bilansu i wpływa na wskaźniki płynności finansowej jednostki. 

Inne należności krótkoterminowe – rozrachunki z pracownikami i akcjonariuszami 

Kategoria „inne należności krótkoterminowe” obejmuje rozmaite rozrachunki, które nie mieszczą się w głównych grupach. Należą do nich między innymi należności od pracowników z różnych tytułów, rozrachunki z właścicielami spółek cywilnych, akcjonariuszami spółek handlowych oraz członkami spółdzielni. 

Należności od pracowników mogą powstać z wielu przyczyn. Najczęściej dotyczą niedoborów dochodzonych od osób odpowiedzialnych za majątek firmy, rozliczeń kwot wypłaconych na koszty podróży służbowych czy pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe lub socjalne w ramach stosunku pracy. Prawidłowe dokumentowanie tych rozrachunków i regularne rozliczanie jest istotne zarówno z perspektywy kontroli wewnętrznej, jak i prawidłowości sprawozdań finansowych. 

Rozrachunki z udziałowcami, akcjonariuszami czy właścicielami mogą dotyczyć rozliczeń dywidend, wypłat z zysku, rozliczeń wkładów czy wzajemnych należności wynikających z działalności operacyjnej. W przypadku grup kapitałowych, szczególnie istotne są rozrachunki między jednostkami powiązanymi, które wymagają szczególnej uwagi i prawidłowego udokumentowania. 

Krakowska spółka produkcyjna, która nie prowadziła systematycznego rozliczania należności od pracowników z tytułu wypłaconych zaliczek na koszty podróży, po kilku latach odkryła znaczące rozbieżności w ewidencji. Brak bieżącego monitoringu i regularnego rozliczania prowadził do sytuacji, gdzie część kwot była nieuregulowana, a część pracowników nadpłaciła, co wymagało czasochłonnej i kosztownej weryfikacji. 

Zarządzanie należnościami kluczem do płynności finansowej

Profesjonalne zarządzanie należnościami to podstawa utrzymania płynności finansowej przedsiębiorstwa. Nie wystarczy wystawiać faktury i czekać na wpłaty – konieczne jest aktywne monitorowanie terminów, systematyczna komunikacja z kontrahentami i szybka reakcja w przypadku opóźnień. 

Pierwszym krokiem jest wdrożenie procedur regularnego monitoringu należności. Warszawskie przedsiębiorstwa, które wprowadziły cotygodniowy przegląd stanu rozrachunków, zgłaszają znaczną poprawę terminowości płatności. Kluczowe jest również ustalenie jasnych zasad udzielania kredytu kupieckiego – nie każdy kontrahent powinien otrzymać te same warunki płatności. Ocena wiarygodności kredytowej, historia współpracy i wielkość zamówienia to czynniki, które powinny wpływać na przyznawane terminy płatności. 

Windykacja należności powinna być prowadzona systematycznie i profesjonalnie. Pierwszy kontakt z dłużnikiem już następnego dnia po terminie płatności, eskalacja działań windykacyjnych zgodnie z ustalonymi procedurami, a w przypadku braku efektów – szybkie skierowanie sprawy do windykacji sądowej. Zbyt długie czekanie i „dobre stosunki” z kontrahentami często prowadzą do sytuacji, gdy należność staje się nieściągalna. 

Warto również rozważyć wykorzystanie zewnętrznych narzędzi zabezpieczenia należności. Ubezpieczenia majątkowych od ryzyka niewypłacalności kontrahentów, faktoringu czy innych form finansowania pozwala zmniejszyć ryzyko utraty płynności. Szczególnie dla firm prowadzących sprzedaż z długimi terminami płatności, tego typu rozwiązania mogą być kluczowe dla zachowania stabilności finansowej. 

„W praktyce restrukturyzacyjnej regularnie spotykam się z przypadkami firm, które miały doskonałe produkty i licznych klientów, ale trafiły do restrukturyzacji z powodu problemów z płynnością wynikających z nieściągalnych należności. Profesjonalne zarządzanie rozrachunkami to nie luksus, ale podstawowa umiejętność niezbędna do przetrwania na rynku” – podkreśla Adam Kaczor, adwokat i doradca restrukturyzacyjny. 

Należności w kontekście postępowań restrukturyzacyjnych

RetryGdy firma traci płynność finansową z powodu nadmiernego zaangażowania kapitału w należności, może być zmuszona do skorzystania z procedur restrukturyzacyjnych przewidzianych w Prawie restrukturyzacyjnym (ustawa z dnia 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne, Dz.U. 2022 poz. 2309). Warto jednak pamiętać, że restrukturyzacja to również narzędzie, które może pomóc w odzyskaniu należności lub w negocjacji warunków spłaty własnych zobowiązań. 

W postępowaniu restrukturyzacyjnym dłużnik może dochodzić należności w drodze sądowej, często z większą skutecznością niż w zwykłym trybie, szczególnie gdy jednostka posiada zaangażowanie kapitałowe u kontrahentów będących również w trudnej sytuacji. Postępowanie daje również możliwość renegocjacji warunków wzajemnych rozrachunków z jednostkami powiązanymi czy innymi partnerami biznesowymi. 

Z drugiej strony, kontrahenci firmy znajdującej się w restrukturyzacji muszą liczyć się z koniecznością utworzenia odpisów aktualizujących wobec należności od tego podmiotu. Nawet jeśli w ramach układu zostanie uzgodnione 80% zaspokojenie wierzytelności, część należności może nie zostać odzyskana, co wymaga uwzględnienia w księgach rachunkowych i sprawozdaniach finansowych wierzyciela. 

Przykładem może być wrocławska firma logistyczna, która miała znaczące należności od kontrahenta, który wszedł w postępowanie o zatwierdzenie układu. Mimo że ostatecznie układ został zatwierdzony i większość należności odzyskano, proces trwał ponad rok, a firma musiała przez ten czas finansować swoją działalność z innych źródeł. Właściwe przygotowanie i utworzenie odpowiednich rezerw pozwoliło jednak uniknąć problemów z własną płynnością. 

Podsumowanie 

Należności krótkoterminowe stanowią kluczowy element aktywów obrotowych i mają bezpośredni wpływ na płynność finansową przedsiębiorstwa. Prawidłowe zarządzanie rozrachunkami, systematyczne monitorowanie terminów płatności, tworzenie odpisów aktualizujących z zachowaniem zasady ostrożności oraz profesjonalna windykacja to podstawowe narzędzia ochrony firmy przed utratą płynności. Przedsiębiorstwa, które traktują zarządzanie należnościami jako strategiczny priorytet, rzadziej borykają się z problemami finansowymi i mają lepszą pozycję do rozwoju. Jak pokazują liczne przypadki restrukturyzacji w Warszawie, Krakowie czy Wrocławiu, zaniedbanie w tym obszarze może doprowadzić nawet rentowne firmy do poważnych trudności finansowych. 

FAQ 

Czym różnią się należności krótkoterminowe od długoterminowych? Należności krótkoterminowe to rozrachunki, których okres spłaty lub termin wymagalności nie przekracza 12 miesięcy od dnia bilansowego. Należności długoterminowe natomiast mają termin spłaty przekraczający rok i są wykazywane w aktywach trwałych, a nie w aktywach obrotowych. Ta klasyfikacja ma kluczowe znaczenie dla oceny płynności finansowej firmy. 

Kiedy należy tworzyć odpisy aktualizujące wartość należności? Odpisy aktualizujące tworzy się zgodnie z zasadą ostrożności, gdy istnieje ryzyko nieodzyskania pełnej kwoty należności. Dotyczy to szczególnie należności przeterminowanych powyżej 6 miesięcy, należności dochodzonych drogą postępowania sądowego oraz rozrachunków od kontrahentów w trudnej sytuacji finansowej, np. w postępowaniu restrukturyzacyjnym lub upadłościowym. 

Jak należności wpływają na płynność finansową firmy? Należności reprezentują sprzedaż zrealizowaną, ale jeszcze nieopłaconą. Gdy kontrahenci opóźniają płatności, firma może mieć zysk księgowy, ale brakuje jej gotówki na regulowanie własnych zobowiązań. Dlatego profesjonalne zarządzanie należnościami i ich terminowa windykacja są kluczowe dla zachowania płynności finansowej. 

Co należy do kategorii należności z tytułu dostaw i usług? Do tej kategorii zalicza się przede wszystkim należności wynikające z podstawowej działalności operacyjnej – sprzedaży towarów, produktów i usług. Obejmuje również należności z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, sprzedaży realizowanej w warunkach umowy komisu oraz inne rozrachunki dotyczące zrealizowanych dostaw i wykonanych usług. 

Jak często należy weryfikować stan należności w firmie? Stan należności powinien być monitorowany systematycznie – najlepiej cotygodniowo lub co najmniej raz w miesiącu. Przed końcem okresu sprawozdawczego konieczne jest szczegółowe uzgodnienie sald z kontrahentami w celu potwierdzenia prawidłowości wykazanego stanu rozrachunków. Regularna weryfikacja pozwala szybko reagować na opóźnienia i minimalizować ryzyko nieściągalnych należności.