Poradnik

  1. Start
  2. /
  3. Poradnik
  4. /
  5. Koszty prowadzenia działalności gospodarczej – tłumaczy...

Koszty prowadzenia działalności gospodarczej trzeba analizować właściwie na bieżąco – nie tylko przy podejmowaniu decyzji o otwarciu własnego biznesu. Co składa się na te koszty i jak je zminimalizować? Odpowie prawnik specjalizujący się w obsłudze przedsiębiorców.

Spis treści:

Własny biznes to nie tylko szansa na zarobienie dużych pieniędzy, ale również poważne wyzwanie, do którego zawsze należy się dobrze przygotować. Jedną z najistotniejszych kwestii jest oszacowanie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, które właściwie w każdym miesiącu będzie musiał ponosić przedsiębiorca. Jak skalkulować te koszty? Okazuje się, że kluczową sprawą jest odpowiednie uwzględnienie wymagań prawnych oraz realiów rynkowych.

KPR – baner formularz kontaktowy

Jak obliczyć koszty prowadzenia działalności gospodarczej?

Koszty prowadzenia działalności gospodarczej zależą przede wszystkim od branży, w której przedsiębiorca prowadzi swój biznes. Jednak do „standardowych” zalicza się koszty:

  • podatków i składek odprowadzanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
  • zatrudnienia pracowników,
  • wynajęcia lokalu i nabycia odpowiednich urządzeń,
  • usług prawniczych i księgowych,
  • obsługi zadłużenia zaciągniętego w związku z rozpoczęciem działalności,
  • marketingu i innych działań zmierzających do pozyskania nowych klientów. 

Oczywiście dokładna wysokość kosztów, jakie ponosi przedsiębiorca – zwłaszcza w skali miesiąca, który w polskich realiach jest podstawowym okresem rozliczeniowym – jest zróżnicowany, chociażby ze względu na wspomnianą już branże, w której funkcjonuje przedsiębiorca bądź przyjęty model biznesowy. 

W praktyce jednak są pewne koszty, z których po prostu nie da się zrezygnować. Ich klasycznym przykładem jest konieczność ponoszenia danin publicznych związanych z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej. Rzadko kiedy opłacalnym posunięciem jest rezygnacja z usług prawniczych i księgowych – błędy popełnione w tym obszarze przeważnie generują o wiele wyższe koszty, niż ewentualne oszczędności, jakie można poczynić, nie korzystając z usług specjalistów w tym zakresie. 

Poza tym zawsze odpowiedź na pytanie ile kosztuje prowadzenie firmy, zależy od wybranej przez przedsiębiorcę formy prawnej prowadzenia działalności. Do najczęściej spotykanych należy:

  • jednoosobowa działalność gospodarcza,
  • spółka osobowa,
  • spółka kapitałowa.

Właściwie jest to katalog zamknięty. Takie formy prawne, jak fundacje bądź stowarzyszenia mogą jedynie ubocznie prowadzić własny biznes, a osiągane z niego dochody powinny – co do zasady – zostać przeznaczone na działalność statutową organizacji. Dlatego trudno uznać to za klasyczny przypadek biznesu. 

Przeczytaj także: Zamknięcie działalności gospodarczej – jak to zrobić krok po kroku?

Koszty prowadzenia firmy

ZUS i podatki – najważniejsze koszty przedsiębiorcy

W budżecie każdej firmy obowiązkową pozycję stanowią koszty składek na ZUS oraz podatków. W pierwszym z tych obszarów należy rozróżnić składki, które odprowadza sam przedsiębiorca – na swoje ubezpieczenie, przykładowo prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą – od tych, które opłaca za swoich pracowników. 

Warto pamiętać, że dla prowadzących własny biznes dobrowolne są jedynie składki na ubezpieczenie chorobowe. Pozostałe mają charakter obowiązkowy i oblicza się je w odniesieniu do podstawy wymiaru. Jest to kwota, która odpowiada 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. W bieżącym roku wynosi ona 3553,20 zł. Wysokość zaś składek na poszczególne rodzaje ubezpieczeń przedstawia się następująco:

  • emerytalne – 19,52% podstawy wymiaru (tj. 693,58 zł),
  • rentowe – 8% podstawy wymiaru (tj. 284,26 zł),
  • wypadkowe – 1,67% podstawy wymiaru (tj. 59,34 zł). Choć w tym przypadku obowiązują różne stawki,
  • chorobowe – 2,45% podstawy wymiaru (tj. 87,05 zł),
  • Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy – po 2,45% podstawy wymiaru (tj. 87,05 zł). 

W związku z tym w obecnym roku przedsiębiorca musi liczyć się z obowiązkiem miesięcznej składki na ZUS w wysokości 1211,28 zł, chyba że zrezygnował z ubezpieczenia chorobowego – wtedy zapłaci 1124,23 zł. Stąd w pierwszym okresie prowadzenia działalności gospodarczej znacznym ułatwieniem jest skorzystanie z takich programów jak „ulga na start” i „mały ZUS plus”.

Natomiast przy zatrudnianiu pracowników składki za publiczne ubezpieczenia finansuje w odpowiedniej części pracodawca i pracownik. To zaś wymaga odpowiednich obliczeń w celu potrącenia właściwej wysokości należności publicznoprawnych z pensji pracownika.

Do tego każdy przedsiębiorca musi doliczyć koszty podatkowe, a więc:

  • podatek dochodowy (PIT lub CIT),
  • podatek od towarów i usług (VAT).

Wybrana przez przedsiębiorcę forma opłacania podatku dochodowego przekłada się także na wysokość składki zdrowotnej, która wynosi – co do zasady – aż 9% dochodu z działalności gospodarczej.  Aktualnie jest to jedno z największych obciążeń publicznoprawnych, z którym muszą poradzić sobie wszyscy przedsiębiorcy. 

Przeczytaj także: Biała lista podatników VAT – co to jest i do czego służy?

Ile kosztuje prowadzenie firmy?

Polski Ład a koszty prowadzenia działalności

Sporo negatywnych zmian prawnych – przekładających się także na znaczący wzrost kosztów prowadzenia działalności gospodarczej – zostało wprowadzonych na podstawie reform określanych, jako Polski Ład. Niestety zmiany te spowodowały także ogromny chaos w przepisach podatkowych oraz w innych regulacjach dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej, co z kolei determinuje nowe ryzyka przedsiębiorców związane, chociażby z możliwością popełnienia błędu w rozliczeniach.

Do tego należy doliczyć koszty generowane przez niekorzystne zjawiska gospodarcze jak, chociażby inflację czy dynamicznie wzrastające ceny energii. Tym większego znaczenia nabierają kwestie odpowiedniej optymalizacji kosztów działalności gospodarczej, w tym zwłaszcza:

  • wybór odpowiedniej formy prawnej prowadzenia biznesu,
  • określenie najkorzystniejszego sposobu podatkowania,
  • przyjęcie właściwego modelu zarządzania firmą,
  • racjonalizacja zatrudnienia,
  • zagwarantowania właściwej struktury zadłużenia,
  • pozyskania nowych rynków zbytu,
  • efektywnego ściągania należności od klientów.
Koszty prowadzenia działalności gospodarczej – cytat

Nadmiernie rosnące opłaty za prowadzenie firmy stanowią wręcz naturalną pokusę do zaciągania zobowiązań finansowych na ich pokrycie. Jednak każdą taką decyzję należy podejmować niezwykle ostrożnie, po przeanalizowaniu rzeczywistych możliwości spłaty. W przeciwnym razie może ona pociągnąć bardzo poważne problemy dla firmy, nawet stawiając pod znakiem zapytania jej wypłacalność. Jeżeli do tego dojdzie, zawsze najlepszym rozwiązaniem jest wdrożenie postępowania restrukturyzacyjnego, a więc jednej z czterech procedur określonych w Prawie restrukturyzacyjnym. 

Przeczytaj także: Restrukturyzacja – wyjaśniamy co to jest i jakie są jej rodzaje

Koszty własnego biznesu – o tym nie należy zapominać

Koszty prowadzenia działalności gospodarczej obejmują przede wszystkim daniny na rzecz państwa – w tym zwłaszcza podatki i składki na publiczny system ubezpieczeń – oraz wydatki, jakie trzeba ponieść na zorganizowanie działania samego przedsiębiorstwa, np. na zatrudnienie pracowników czy wynajęcie lokalu na siedzibę. Najczęściej – zwłaszcza po zmianach wprowadzonych na mocy Polskiego Ładu – z prowadzeniem własnego biznesu łączą się duże koszty. Jednak można je minimalizować, chociażby poprzez optymalizację podatkową, odpowiedni sposób zarządzania oraz restrukturyzację zatrudnienia. Wszystko zależy od okoliczności konkretnego przypadku, którym ściśle powinny być podporządkowane działania optymalizacyjne. 

KPR – baner formularz kontaktowy