Jak przygotować sprawozdanie z działalności?

Sprawozdanie z działalności jest jednym z najważniejszych dokumentów, które – i to pod rygorem odpowiedzialności karnej – musi przygotować większość przedsiębiorców. Jak je prawidłowo przygotować? Na to pytanie odpowie radca prawna zajmujący się obsługą prawną przedsiębiorców.

Spis treści:

• Kto musi złożyć sprawozdanie z działalności?
• Jak przygotować sprawozdanie z działalności?
• Kto podpisuje sprawozdanie z działalności?
• Jak złożyć sprawozdanie z działalności?
• Sprawozdanie z działalności – to musisz wiedzieć

Prowadzenie biznesu nieodłącznie wiąże się z koniecznością załatwiania szeregu różnych formalności. Zaniedbania w tym obszarze mogą doprowadzić do bardzo poważnych konsekwencji. Przedsiębiorcy powinni liczyć się przede wszystkim z obowiązkiem złożenia sprawozdania z działalności i ściśle łączącego się z nim sprawozdania finansowego. Jak opracować te dokumenty? Pytanie to powinien zadać sobie każdy prowadzący własną działalność gospodarczą. Bez względu na to, z jakiej formy prawnej korzysta.

Kto musi złożyć sprawozdanie z działalności?

Sprawozdanie z działalności musi – w taki bądź w inny sposób – przygotować właściwie każdy przedsiębiorca. Co więcej – sprawozdanie z działalności muszą przedkładać także fundacje i stowarzyszenia, nawet jeżeli nie prowadzą działalności gospodarczej. Zawsze jednak dokładne zasady składania tych sprawozdań zależą od formy prawnej, z jakiej korzysta dana osoba fizyczna bądź podmiot. 

W praktyce najważniejszą regulacją dotyczą składania sprawozdań z działalności, jest art. 49 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Przepis ten stanowi, że kierownik jednostki sporządza, wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, sprawozdanie z działalności jednostki w przypadku:

• spółek kapitałowych;
• spółek komandytowo-akcyjnych;
• towarzystw ubezpieczeń wzajemnych;
• towarzystw reasekuracji wzajemnej;
• spółdzielni;
• przedsiębiorstw państwowych; 
• spółek jawnych i komandytowych, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej;
• specjalistycznych funduszy inwestycyjnych otwartych, funduszy inwestycyjnych zamkniętych oraz alternatywnych spółek inwestycyjnych.

W pewnych przypadkach ustawa o rachunkowości zwalnia z obowiązku przedstawienia sprawozdania z działalności jednostki mikro i małe. Z pewnością jest to spore ułatwienie dla tego rodzaju podmiotów, jednak zawsze korzystając z tego wyłączenia, trzeba upewnić się, czy rzeczywiście – w danych okolicznościach – można nie składać sprawozdania.

Jak przygotować sprawozdanie z działalności?

Ustawa o rachunkowości nie zawiera zamkniętego katalogu informacji, jakie należy uwzględnić w sprawozdaniu z działalności. Ustawodawca zdecydował, że w dokumencie tym należy uwzględnić istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń. Tym samym dokładna treść sprawozdania finansowego zawsze zależy od aktualnej kondycji firmy. Dlatego w sprawozdaniu finansowym należy uwzględnić informacje o:

• zdarzeniach istotnie wpływających na działalność jednostki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego;
• przewidywanym rozwoju jednostki;
• ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju;
• aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej;
• aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej;
•  posiadanych przez jednostkę oddziałach (zakładach);
• instrumentach finansowych w zakresie ryzyka: zmiany cen, kredytowego, istotnych zakłóceń przepływów środków pieniężnych oraz utraty płynności finansowej, na jakie narażona jest jednostka oraz przyjętych przez jednostkę celach i metodach zarządzania ryzykiem finansowym, łącznie z metodami zabezpieczenia istotnych rodzajów planowanych transakcji, dla których stosowana jest rachunkowość zabezpieczeń.

Jeżeli jest to istotne dla oceny rozwoju, wyników i sytuacji jednostki w sprawozdaniu z działalności należy ponadto uwzględnić:

• kluczowe finansowe wskaźniki efektywności związane z działalnością jednostki;
• kluczowe niefinansowe wskaźniki efektywności związane z działalnością jednostki oraz informacje dotyczące zagadnień pracowniczych i środowiska naturalnego.

Wzór sprawozdania z działalności można bez problemu znaleźć w Internecie. Ale zawsze należy do traktować właśnie, jako wzór. Jego bezrefleksyjne wypełnienie może doprowadzić do sytuacji, w której sprawozdanie z działalności zostanie opracowane w sposób nieprawidłowy, a w konsekwencji – zakwestionowane przez organy kontroli. To z kolei pociąga za sobą poważne konsekwencje. Dlatego zawsze warto przygotowywać omawiane tu sprawozdanie pod okiem prawnika doświadczonego w sprawach gospodarczych.

Przeczytaj także: Jak napisać sprawozdanie do sądu? Kiedy je przygotować?

Kto podpisuje sprawozdanie z działalności?

Nie mniej istotną kwestią jest odpowiedź na pytanie, kto podpisuje sprawozdanie z działalności? Skoro – zgodnie z ustawą o rachunkowości – obowiązek złożenia sprawozdania spoczywa na kierowniku jednostki, to musi być ono przez niego podpisane. Tym samym zawsze należy ustalić, kto jest kierownikiem danej jednostki. To podpis właśnie tej osoby musi widnieć pod sprawozdaniem z działalności. Najczęściej sprawozdanie z działalności musi zostać podpisane przez wszystkich członków zarządu bądź przez wszystkich wspólników uprawnionych do reprezentacji spółki i prowadzenia jej spraw. Niekiedy sprawozdanie podpisuje syndyk lub likwidator. Jednocześnie warto pamiętać, że przepisy prawa nie przewidują bezwzględnego obowiązku podpisania sprawozdania z działalności. Jeżeli – przykładowo – członek zarządu nie zgadza się z jego treścią, ma prawo odmówić złożenia podpisu. Odmowa ta musi zostać uzasadniona i dołączona do samego sprawozdania. Z tego względu sprawozdanie zarządu z działalności nie musi być jednomyślne.

Jak złożyć sprawozdanie z działalności?

Sprawozdanie z działalności musi zostać złożone odpowiednim organom. W przeważającej większości przypadków przesyła się je do Krajowego Rejestru Sądowego. Sprawozdanie to należy przygotować w formie elektronicznej oraz podpisać podpisem osobistym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym za pomocą profilu zaufanego ePUAP. Warto więc zaopatrzyć się w tego rodzaju narzędzia informatyczne przed złożeniem sprawozdania finansowego. Zdecydowanie ułatwia to załatwianie formalności, związanych z prowadzeniem firmy. Omawiany dokument musi zostać złożony do Krajowego Rejestru Sądowego w ciągu 15 dni, licząc od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności. Niewypełnienie tego obowiązku wiąże się z poważnymi konsekwencjami. Za niezłożenie sprawozdania w terminie na kierownika jednostki może zostać nałożona grzywna – od 10 do 540 stawek dziennych, a wysokość każdej z nich może wynosić od 10 do 2000 zł – oraz kara ograniczenia wolności. Do tego dochodzą sankcje przewidziane w Kodeksie karnym skarbowym.

Przeczytaj także: Nadzorca wykonania układu. Kto to jest i jakie pełni funkcje?

Sprawozdanie z działalności – to musisz wiedzieć

Różnego rodzaju sprawozdania z działalności muszą składać właściwie wszyscy przedsiębiorcy, zwłaszcza gdy nie prowadzą swojego biznesu w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. Klasycznym przykładem może to być sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności uregulowane w ustawie o rachunkowości. Większość spółek prawa handlowego powinno składać to sprawozdanie, choć w pewnych przypadkach mikro i małe podmioty mogą się legalnie uchylić od tego obowiązku. Sprawozdanie z działalności zawsze musi oddawać bieżącą sytuację podmiotu, a za jego złożenie odpowiada kierownik jednostki, np. członkowie zarządu spółki. Niewywiązanie się z tego obowiązku wiąże się nawet z odpowiedzialnością karną.