Pytanie o to, co można wliczyć w koszty firmy, jest niezwykle istotne dla każdego przedsiębiorcy. W końcu odliczanie kosztów to jeden z podstawowych i najprostszych sposobów optymalizacji podatkowej. Co więc można wliczyć w koszty firmy? Wyjaśni to radca prawny pracujący na rzecz przedsiębiorców.
Spis treści:
- Jak ustalić co można wliczyć w koszty firmy?
- Najpopularniejsze kategorie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej
- Co nie może zostać uznane za koszt firmy?
- Jak dokumentować koszty firmy?
- Czy warto generować koszty w firmie?
- Rozliczanie kosztów firmowych – kompendium najważniejszych informacji
Niestety koszty prowadzenia działalności gospodarczej – i to właściwie w każdej branży, choć kwestia ta różnorodnie kształtuje się w poszczególnych sektorach gospodarki – są duże. Spory wpływ na taki stan rzecz ma ukształtowanie regulacji z zakresu prawa podatkowego, które zwłaszcza od czasu wprowadzenia Polskiego Ładu, nie są przyjazne dla przedsiębiorców. Jednak zawsze w ogromnej liczbie przepisów podatkowych można znaleźć rozwiązania pozwalające zoptymalizować obciążenia ponoszone przez przedsiębiorcę na rzecz fiskusa. Kluczowym zagadnieniem jest to prawidłowe rozliczanie kosztów firmy. O czym pamiętać w tym obszarze? Zapraszam do lektury poniższego tekstu, w którym wyjaśnię najważniejsze zagadnienia rozliczania kosztów prowadzenia działalności gospodarczej.
Jak ustalić co można wliczyć w koszty firmy?
To, co można wliczyć w koszty firmy, zależy przede wszystkim od tego, w jaki sposób ustawodawca definiuje koszty prowadzenia działalności gospodarczej. W pierwszej kolejności warto przeanalizować definicję „kosztów” zamieszczoną w ustawie o PIT. Znajduje ona zastosowanie przede wszystkim do przedsiębiorców wykonujących jednoosobową działalność gospodarczą oraz do wspólników spółek osobowych.
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ponadto, zgodnie z przedmiotową ustawą, kosztami uzyskania przychodów są również m.in.:
- wydatki poniesione przez pracodawcę na zapewnienie prawidłowej realizacji pracowniczego programu emerytalnego w rozumieniu przepisów o pracowniczych programach emerytalnych;
- wydatki poniesione przez podmiot zatrudniający w rozumieniu ustawy o pracowniczych planach kapitałowych na zapewnienie prawidłowej realizacji obowiązków wynikających z tej ustawy;
- opłaty recyklingowe;
- koszty poniesione przez pracodawcę, pod warunkiem że nie zostały sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, na utworzenie zakładowego żłobka, zakładowego klubu dziecięcego lub zakładowego przedszkola.
Podobną definicję kosztów zawarto w ustawie o CIT. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Przy czym koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
Przeczytaj także: Jakie są koszty restrukturyzacji? Odpowiada ekspert
Najpopularniejsze kategorie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej
Działalność gospodarcza – co można wliczyć w koszty z pewnością stanowi jedno z kluczowych pytań, jakie powinien stawiać sobie przedsiębiorca – wiąże się z różnego rodzaju wydatkami związanymi z zachowaniem i rozwojem biznesu. Tym samym to, co jest, a co nie jest kosztem – w znaczeniu prawa podatkowego – w dużej mierze, zależy od charakteru prowadzonej działalności gospodarczej. Jednak standardowo do kosztów podatkowych można zaliczyć wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę na:
- paliwo i serwis pojazdów służbowych;
- najem bądź dzierżawę pomieszczeń niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej;
- wyposażenie siedziby przedsiębiorstwa;
- działania promocyjne i kampanie reklamowe;
- szkolenia pracowników;
- zakup materiałów biurowych;
- oprogramowanie komputerowe oraz dostęp do Internetu.
Co nie może zostać uznane za koszt firmy?
Pytanie o to, co można wliczyć w koszty prowadzenia działalności gospodarczej, jest nieodłącznie związane z ustalaniem tego, co nie może zostać uznany za koszt firmy. Przepisy polskiego prawa podatkowego zawierają co najmniej kilkadziesiąt różnego rodzaju wyłączeń spod kategorii kosztów prowadzenia biznesu. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów m.in.:
- wydatków na nabycie gruntów lub ulepszenie środków trwałych;
- strat w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych;
- wydatków na spłatę pożyczek (kredytów);
- odsetek od własnego kapitału włożonego przez podatnika w źródło przychodów;
- wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki niebędącej osobą prawną – także małżonków i małoletnich dzieci wspólników tej spółki;
- kosztów egzekucyjnych związanych z niewykonaniem zobowiązań;
- grzywien i kar pieniężnych orzeczonych w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych grzywien i kar;
- wierzytelności odpisanych jako przedawnione.
Warto podkreślić, że prawie zawsze wskazując, co nie jest kosztem uzyskania przychodu w firmie, ustawodawca wskazuje zasadę i od razu wyjątki od niej. Dlatego w tego rodzaju kwestiach tak istotna jest indywidualna ocena możliwości „odpisania” danego wydatku. W związku z tym wręcz ogromnego znaczenia nabiera prawidłowe dokumentowanie wydatków firmowych.
Jak dokumentować koszty firmy?
Zastanawiając się, co można odliczyć od podatku – firma jednoosobowa nie jest tu wyjątkiem, a raczej klasycznym przykładem – nie należy zapominać o właściwym dokumentowaniu wydatków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Bez tego niemożliwe jest dokonywanie odpisów podatkowych. Do najczęściej spotykanych dowodów poniesienia kosztów przez przedsiębiorcę zalicza się:
- fakturę VAT;
- rachunek;
- umowę;
- dowód zapłaty (np. za przejazd autostradą bądź za wniesienie opłaty pocztowej).
Czy warto generować koszty w firmie?
Generowanie kosztów uzyskania przychodu stanowi element optymalizacji podatkowej prowadzenia działalności gospodarczej. Mówiąc w pewnym uproszczeniu: im wyższe koszty, tym więcej można „odpisać”. Nie oznacza to, że warto w sposób sztuczny generować koszty. Wynika to z dwóch względów. Po pierwsze organy skarbowe mogą zakwestionować tego rodzaju rozliczenia, co oznacza konieczność zapłaty zaległego podatku. Jeżeli przedsiębiorca ma wątpliwości co do zasadności nałożenia na niego takiego obowiązku, powinien bronić swoich racji w toku odpowiedniego postępowania odwoławczego.
Ponadto nieracjonalne generowanie kosztów nie sprzyja rozwoju biznesu, co powinno być podstawowym celem dla każdego przedsiębiorcy. Stąd przedsiębiorca powinien podejść do tej kwestii w sposób racjonalny, dostosowany do charakteru jego działalności oraz położenia przedsiębiorstwa na rynku.
Rozliczanie kosztów firmowych – kompendium najważniejszych informacji
Koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej mogą zostać rozliczone na zasadach uregulowanych przede wszystkim w ustawie o PIT oraz CIT. Dzięki zastosowaniu tych rozwiązań przedsiębiorca ma prawo „odpisać” koszty, jakie poniósł w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Takie koszty zawsze muszą zostać odpowiednio udokumentowane, najlepiej w formie rachunku lub faktury VAT. Oczywiście niezbędne jest wykazanie ich w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przedsiębiorca zawsze musi pamiętać, że ustawodawca precyzyjnie reguluje co może, a co nie może zostać „odliczone” od podatku. Choć z drugiej strony należy podkreślić, że odpowiednie przepisy są przeważnie zredagowane w taki sposób, że możliwa jest ich zróżnicowana interpretacja – w tym taka, która jest najkorzystniejsza dla przedsiębiorcy.
