Audyt prawny w firmie – dowiedz się, jakie przynosi korzyści

Audyt prawny w firmie to jedno z najważniejszych działań, jakie powinien podejmować każdy przedsiębiorca – przynajmniej raz na jakiś czas. Ważne jednak, aby na bieżąco czuwać nad pełną zgodnością funkcjonowania przedsiębiorstwa z prawem, czyli przepisami. Lektura tego tekstu pozwoli Ci zrozumieć:

• czym jest audyt prawny,
• jak go przeprowadzić,
• co zrobić, by przyniósł pozytywne rezultaty.

Audyt prawny w firmie – o tym nie możesz zapomnieć:

• Audyt prawny to ocena zgodności działań firmy z przepisami prawa. Powinien być on przeprowadzany regularnie. Zaniedbania w obszarze zgodności z prawem mogą doprowadzić do poważnych odpowiedzialności.
• Audyt prawny powinien być realizowany w sposób kompleksowy, a więc odnoszący się do wszystkich aspektów funkcjonowania firmy.
• Najważniejszą korzyścią płynącą z regularnej realizacji audytów prawnych firmy jest to, że pozwalają one na zwiększenie poziomu bezpieczeństwa prawnego. Bez nich ryzyko nieodpowiedniego zabezpieczenia interesów przedsiębiorcy jest bardzo wysokie.

Przedsiębiorca zawsze działa w określonych ramach prawnych. Ich nieprzestrzeganie grozi surowymi sankcjami, które każdorazowo negatywnie wpływają na prowadzenie działalności gospodarczej. Jak uniknąć takiego scenariusza? Zawsze dobrym pomysłem na zabezpieczenie przedsiębiorstwa przed potencjalnymi trudnościami jest audyt firmy oraz audyt prawny. 

Każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć, jak taki audyt wygląda w praktyce. Poniżej wyjaśniam, na czym polega ten proces. Zapraszam do lektury!

Audyt prawny w firmie – co to jest i jakie przynosi korzyści?

Audyt prawny w firmie to badanie, które ma określić, czy przedsiębiorstwo przestrzega wszystkich obowiązujących ją przepisów prawa. Kontrole pomagają uniknąć problemów prawnych, np. podczas inspekcji z ZUS czy urzędu skarbowego.

Taki audyt powinien być:

• systematyczny – regularne kontrole pozwalają uniknąć różnorodnych ryzyk,
• kompleksowy – inaczej całościowy, czyli odnoszący się do wszystkich obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Wyróżnia się różne rodzaje audytów, np.:

• finansowy,
• due diligence. 

Aby każdy z nich przyniósł pożądane rezultaty, muszą one być dokonywane przez profesjonalistów. W tym kontekście omawiany tu rodzaj kontroli powinno powierzać się zawodowym prawnikom, a więc radcom prawnym lub adwokatom. 

Przygotowanie audytu prawnego, w którym dokonuje się oceny procesów prawnych zachodzących w przedsiębiorstwie, a także opracowanie procedur zmierzających do poprawy słabych stron i identyfikacja obszarów wymagających zmian, to zadania wymagające doskonałej znajomości prawa. Bez odpowiedniego przygotowania merytorycznego są one bardzo trudne, a czasem wręcz niemożliwe do zrealizowania.

Zobacz: Doradca restrukturyzacyjny – jakie ma kompetencje i jak nim zostać?

Jakie obszary obejmuje audyt prawny w firmie?

Audyt firmy dotyczący prawnych aspektów działalności firmy powinien obejmować:

• identyfikację wszystkich ryzyk prawnych w firmie,
• opracowanie procedur mających na celu zmniejszenie ryzyka,
• poprawę bezpieczeństwa prowadzonej działalności,
• wsparcie przy zawieraniu transakcji zawieranych przez firmę,
• pomoc w zarządzaniu przedsiębiorstwem,
• prowadzenie postępowań sądowych i administracyjnych, których stroną jest przedsiębiorca.  

Audyt prawny musi dotykać każdego obszaru działania firmy, w którym w grę wchodzi konieczność stosowania prawa. Biorąc pod uwagę, jak ogromną obecnie dziedziną jest prawodawstwo, można stwierdzić, że normy prawne dotyczą wszystkich obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dla audytorów to oczywiście duże wyzwanie.

Skoro wyjaśniliśmy już, czym jest audyt firmy – co to jest i jakie przynosi korzyści – pora przyjrzeć się temu, jak wygląda jego przebieg oraz na czym polega cały proces.

Audyt prawny spółki – szczegóły analizy

Audyt prawny spółki czy innego przedsiębiorstwa jest przeprowadzany w następujących etapach:

• analiza dokumentacji dotyczącej funkcjonowania firmy,
• wstępna ocena zgodności z prawem prowadzenia działalności,
• identyfikacja pojawiających się ryzyk,
• kompleksowa ocena funkcjonowania firmy pod kątem przestrzegania przepisów prawa,
• opracowanie zaleceń dotyczących poprawy obszarów wymagających naprawy,
• wdrożenie proponowanych zmian,
• ewaluacja wyników audytu.

Ustalenia wynikające z otrzymania wyników omawianej tu oceny nie mogą pozostawać tylko na papierze. Ważne jest wdrożenie wniosków w bieżącą działalność firmy. Tylko tak cel audytu zostanie osiągnięty. 

Ale uwaga: jeśli audyt zostanie przeprowadzony źle, wdrożenie jego wniosków może zaszkodzić firmie, zamiast pomóc.

Może Cię również zainteresować: Wewnętrzny dział prawny w firmie – jakie może przynieść korzyści?

Audyt prawny a audyt finansowy – jaka jest różnica?

Tak, jak wspominałem, audyt w przedsiębiorstwie może przybrać różne formy. Jedną z najczęściej spotykanych, obok audytu prawnego, jest audyt finansowy, koncentrujący się na ekonomicznych aspektach działania firmy. 

Audyt finansowy firmy przeprowadza biegły rewident. Jego podstawowym zadaniem jest ocena, czy sprawozdanie finansowe złożone przez przedsiębiorcę zostało przygotowane rzetelnie i zgodnie z przepisami prawa. Audyt finansowy firmy ma również na celu:

• identyfikację błędów, 
• wskazanie obszarów wymagających poprawy, 
• ustalenie, czy polityka finansowa przedsiębiorstwa jest prowadzona zgodnie z przepisami, zwłaszcza z ustawą o rachunkowości. 

Podjęcie działań korygujących w odpowiednim czasie ma kluczowe znaczenie, szczególnie w kontekście poważnych konsekwencji, jakie grożą za nieprzestrzeganie przepisów prawa finansowego.

Jak przeprowadza się audyt prawny w firmie?

Audyt w firmie to proces składający się z uporządkowanego ciągu działań, których kolejność nie może być przypadkowa. W ramach audytu przedsiębiorstwa przeprowadza się:

• określenie zakresu audytu,
• precyzyjne określenie działań wchodzących w jego skład,
• gromadzenie dokumentacji,
• analiza zebranych materiałów,
• weryfikacja wyników analiz w świetle obowiązujących przepisów prawa,
• identyfikację ryzyk i występujących (nawet tylko potencjalnie) problemów prawnych,
• sporządzenie raportu z audytu.

Prawny audyt przeprowadzany w przedsiębiorstwie w decydującej mierze składa się z analizy firmowych dokumentów. Jakie zatem dokumenty są niezbędne do jego przeprowadzenia?

Jakie dokumenty są niezbędne do audytu prawnego?

Zrealizować audyt prawny spółki lub przedsiębiorstwa prowadzonego w innej formie prawnej można jedynie wówczas, gdy przeanalizuje się:

• umowy zawarte z klientami, dostawcami oraz z pozostałymi kontrahentami,
• wszelkie dokumenty korporacyjne – jeżeli biznes działa w ramach spółki prawa handlowego,
• umowy o pracę, zlecenia i o świadczenie usług,
• deklaracje podatkowe, wystawiane oraz opłacane faktury i rachunki,
• dokumenty rozliczeniowe z ZUS,
• sprawozdania finansowe,
• stosowane procedury i polityki wewnętrzne.

Audyt prawny zawsze jest uwarunkowany obowiązującymi przepisami. Dlatego w okolicznościach danego przypadku niezbędne może okazać się zbadanie jeszcze innych dokumentów, np. specyficznych dla danego rodzaju działalności gospodarczej.

Przeczytaj też: Wizerunek firmy, a zgodność z przepisami prawa gospodarczego

Korzyści z przeprowadzenia audytu prawnego – dlaczego warto?

Głównym celem audytu jest ocena funkcjonowania organizacji, a jego wyniki znajdują odzwierciedlenie w treści raportu. Korzyści z prawidłowo przeprowadzonego audytu są jednak znacznie szersze i obejmują przede wszystkim:

• identyfikację i wyeliminowanie zagrożenia dotyczącego biznesu,
• przeprowadzenie działań korygujących,
• poprawę sprawności zarządzania ryzykiem,
• zwiększenie poziomu zaufania partnerów biznesowych,
• odpowiedź na pojawiające się pytania pracowników.

Audyt prawny w firmie – to musisz wiedzieć

Zapewnienie zgodności funkcjonowania firmy z obowiązującym prawem to jedno z kluczowych zadań, przed którymi stoi każdy przedsiębiorca. Wymagania prawne wobec biznesu są skomplikowane i rozbudowane, dlatego dbałość o legalność prowadzonej działalności staje się zadaniem codziennym.

Audyt prawny to natomiast okresowa weryfikacja, czy wszystkie procesy w firmie przebiegają zgodnie z przepisami. Powinien być przeprowadzony w sposób dokładny i kompleksowy – przez zawodowych, doświadczonych prawników. Badaniu podlega przede wszystkim całość dokumentacji firmowej, a wyniki audytu powinny zostać przełożone na konkretne rekomendacje oraz – w razie potrzeby – wdrożenie niezbędnych zmian.